Boekrecensie: Project Management Office als pop-up shop

Begin Juni vond het jaarlijkse BPUG congres plaats. De auteur, Mertine Middelkoop, overhandigde mij haar eerste boek Project Management Office als pop up shop, nog warm van de drukpers. Mertine heeft het boek in eigen beheer uitgegeven en het is een leesbaar, met vele kleurrijke figuren uitgerust, boek geworden.

Ondertussen zijn al verschillende boeken over PMO op de Nederlandse markt verschenen.

• Het Project Management Office (Jan Willem Donselaar en Remco te Winkel) beschrijft op hoofdlijnen het fenomeen PMO. Zie ook: https://hennyportman.wordpress.com/2009/08/16/book-review-het-project-management-office/
• Project Management Office implementeren op basis van P3O (Jan Willem Donselaar en Tjalling Klaucke) geeft zoals de titel al zegt uitleg over het P3O model aangevuld met een aantal praktijkervaringen van de auteurs. Zie ook: https://hennyportman.wordpress.com/2010/11/19/boek-review-project-management-office-implementeren-op-basis-van-p3o/
• Het Project management Office als Serviceafdeling (Eric Menger) duikt in de kennisgebieden of  diensten van een PMO en biedt je handvatten voor het uitwerken van een business case voor het PMO. Zie ook: https://hennyportman.wordpress.com/2013/06/15/boekrecensie-het-project-management-office-als-serviceafdeling/
• Een praktisch PMO, de route naar succesvol projectmanagement (Henny Portman) beschrijft een real life case over het implementeren van een negental PMO’s in evenzoveel landen waarbij gebruik gemaakt wordt van het P3O hub and spoke model. Zie ook: https://hennyportman.wordpress.com/2012/03/09/artikel-een-pmo-praktijkverhaal/

Kortom waarom nog een boek? Het antwoord kan kort en krachtig zijn. Alle hiervoor genoemde boeken bieden veel informatie, inzicht, en best practices voor het opzetten, onderhouden en uitbouwen van permanente PMO’s maar stippen de tijdelijke PMO’s zoals een project- of programmabureau slechts zijdelings aan. En Mertine’s boek is juist specifiek voor deze tijdelijke PMO’s geschreven.

Met dit praktische boek heb je een mooi instrument in handen dat je prima kan gebruiken als je voor het eerst geconfronteerd wordt met je rol als PMO officer of PMO hoofd van een tijdelijk project- of programmabureau. Ook voor de meer gevorderde PMO’er is het nog steeds als prima handvat te gebruiken.

Het boek neemt je mee aan de hand van een tiental stappen wat er allemaal komt kijken bij het inrichten van een tijdelijk PMO voor de duur van het project of programma.

De tien stappen zijn:

1. Intakegesprekken met projectmanager
2. Leg overeengekomen doelstellingen & services vast
3. Informatie verzamelen en verdere kennismakingen
4. Plan van aanpak PMO opstellen
5. Ontwerp projectprocessen (services)
6. Ontwerp tijdelijk PMO organisatie
7. Ontwerp benodigde PMO tools & technieken
8. Ontwerp benodigde PMO informatie & communicatie
9. Check en uitvoeren PMO plan
10. Communiceer de tijdelijke PMO services

Bij het beschrijven wordt de metafoor gebruikt van een pop-up shop. Een tijdelijke winkel die opeens ergens verschijnt, toegevoegde waarde levert aan een aantal stakeholders en uiteindelijk weer verdwijnt als bepaalde doelstellingen bereikt zijn. De, tijdens het BPUG congres, door Mertine getoonde foto’s van pop up shops laten zien dat er heel veel zijn en dat je er zonder het te weten al wel eens gebruik van hebt gemaakt.

De kern van het boek bestaat uit bouwblokken waarin de verschillende functies en services van het PMO worden beschreven. Per functie of service komen het doel, de interfaces, activiteiten aan het begin, tijdens en bij afsluiting van het project, tools en technieken en risico’s als de functie niet wordt ingevuld. Ook het hoofdstuk over competenties en persoonlijke doelstellingen is het lezen meer dan waard.

Het laatste hoofdstukje gaat over vier keer passie voor PMO. “Above all, be true to yourself, and if you cannot put your heart in it, take yourself out of it. Door Hardy D. Jackson”. Zonder passie was dit boek er nooit gekomen!

Daarnaast vind je in de bijlagen een aantal handige checklists die je helpen om een vliegende start te maken.

Kortom, zit je in een PMO rol of ga je een PMO rol vervullen dan is dit boek de aanschafprijs meer dan waard. De ondersteunende blog biedt je de mogelijkheid om alle in het boek beschreven templates te downloaden. Zie hiervoor: http://projectpmoboek.blogspot.nl/2012/02/downloads.html

Bestellen:Project Management Office als pop-up shop