Recensies: Het bochtenwerk van de opdrachtgever en Schaalsprongen in de opdracht

Van Edwin van Dieën Kreeg ik bijgaande eerste twee publicaties Het bochtenwerk van de opdrachtgever en Schaalsprongen in de opdracht uit de Kennedy-reeks over goed opdrachtgeverschap. Naar John F. Kennedy vernoemd omdat zijn moon speech (1962] symbool staat voor inspirerend leiderschap en dat kunnen we zien als een sleutelcompetentie van opdrachtgeverschap.

Het bochtenwerk van de opdrachtgever

De eerste publicatie Het bochtenwerk van de opdrachtgever is geschreven door Herman Walta. Geen theorieboek, geen business roman maar een toneelstuk (sketch) over opdrachtgeverschap. Deze sketch is voor het eerst opgevoerd tijdens de IPMA Parade (2012).

In het stuk volgen we een wethouder Onderwijs die als opdrachtgever optreedt bij de bouw van een nieuwe basisschool. In vijf bedrijven krijgen we verschillende dilemma’s en keuzes voorgeschoteld en zien we de consequenties van de gemaakte keuzes waarbij de wethouder steeds verder uit de bocht vliegt. Hierbij staan de vijf bedrijven voor: het goede begin ofwel het besluit tot bouwen, ik ben goed dus ik ben gulzig, als u haast heeft, neem geen tijd, uit de bocht! En ten slotte nog verder uit de bocht.

Een korte leesbare en aansprekende tekst waarin duidelijk wordt dat een opdrachtgever een project kan maken of breken. Prima bruikbaar voor opdrachtgevers in spé die voor hun eerste opdracht staan.

Bestellen: Het bochtenwerk van een opdrachtgever

Schaalsprongen in de opdracht

In het boek Schaalsprongen in de opdracht, geschreven door Edwin van Dieën, wordt een link gelegd met het Cynefin model van Snowdon waarbinnen de auteur verschillende vormen van opdrachtgeverschap positioneert. Daarnaast wordt ook het situationeel leidershapsmodel van Hersey en Blanchard binnen het Cynefin model geplot.

De auteur schetst de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer aan de hand van het zandloper-model. Informatiestromen lopen van boven (de opdrachtgever) naar beneden (de opdrachtnemer) en terug waarbij de opdrachtgever de ruis van boven filtert en de opdrachtnemer niet alle details naar boven stuurt. Dit model wordt vervolgens geprojecteerd in de kwadranten van Cynefin model:

• Simpel (klus): Opdrachtgever rol is heel beperkt, de opdrachtnemer voert uit
• Gecompliceerd: Opdrachtgever beslist over oplossing, opdrachtnemer stelt oplossing voor en realiseert
• Complex: stuurgroep (coalitie) die de rol van opdrachtgever invult
• Chaos: opdrachtgeverschap zal gedurende de looptijd van het project door verschillende (combinaties van) personen worden ingevuld

Persoonlijk had ik een andere keuze gemaakt met de positionering van opdrachtgeverschap waarbij ik de rol van opdrachtgever gedurende de looptijd van een project in principe bij één persoon houd. In het gecompliceerde domein passen aanpakken zoals PRINCE2 prima waarbij een stuurgroep uit opdrachtgever, sr gebruiker(s) en sr. Leverancier(s) bestaat. In het complexe domein kan je, je juist afvragen of een agile aanpak (experimenteren) met veel decentrale besluitvorming, dus kleine stuurgroep niet beter werkt. In het chaos domein zou ik nog steeds voor één opdrachtgever bijgestaan door anderen gaan, waarbij juist de opdrachtnemer in de tijd kan wisselen (eerst opdrachtnemer om de crisis te stoppen dan een andere opdrachtnemer om puin te ruimen en dan iemand om op te bouwen).

Het tweede gedeelte van het boek koppelt situationeel leiderschap van de opdrachtgever wederom aan de kwadranten van het Cynefin model.

• Simpel: Delegeren
• Gecompliceerd: hier passen we, in lijn met de situatie, de bijbehorende stijl van leiderschap toe
• Complex: hier vragen we van de opdrachtgever om de vier verschillende leiderschap stijlen tegelijkertijd toe te passen
• Chaos: hier stelt de auteur dat de assen van taakbekwaamheid en motivatie verder doorlopen

Ik vind de opsomming wat gezocht en snap de weergave van het model binnen chaos niet. M.i. kan je afhankelijk van de situatie aan de hand van het model van Hersey en Blanchard de bijbehorende leiderschapsstijl bepalen en naarmate het project complexer wordt zal je vaker binnen dat project als opdrachtgever een andere leiderschapsstijl moeten kiezen.

Kortom een mooie poging om opdrachtgeverschap en stijlen van leidinggeven te positioneren in het Cynefin model maar persoonlijk hecht ik meer waarde aan de wijze waarop besluitvorming tot stand komt binnen de vier kwadranten van het Cynefin model:

• Simpel: waarnemen – categoriseren – reageren
• Gecompliceerd: waarnemen – analyseren – reageren
• Complex: uitproberen – waarnemen – reageren
• Chaos: handelen – waarnemen – reageren

Neemt niet weg dat ik de Kennedy-reeks een mooi initiatief vind en ik hoop dat er nog vele interessante delen mogen verschijnen. Naar wat ik begrepen heb zullen mogelijke volgende publicaties ingaan op paradigma’s rond opdrachtgeverschap en talentontwikkeling bij opdrachtgevers.

Bestellen: Schaalsprongen in de opdracht

Ronde tafel opdrachtgeverschap

Afgelopen dinsdag bij Blue Bricks in Alphen aan de Rijn een levendige Ronde tafel opdrachtgeverschap bijgewoond. Zoals het ook al treffend in de naamgeving van Blue Brick’s oprijlaan tot uitdrukking komt is goed opdrachtgeverschap een cruciale randvoorwaarde voor projectsucces.

Na een voorstelrondje neemt Ronald van Steennis ons mee in de wereld van de opdrachtgever en gaat de discussie aan wat succesvolle projecten zijn. Hierbij wordt gekeken naar zowel het wel/niet halen van de gestelde doelen en het wel/niet accepteren van het opgeleverde systeem. Dit levert een viertal mogelijke situaties op waarbij slechts in 10% van de projecten gesproken kan worden over een succesvol project waarbij zowel de doelen zijn gehaald als het hebben van een geaccepteerd systeem. In 90% van projecten kunnen we niet spreken van succes. 20% van de projecten worden gezien als mislukte projecten, het systeem is niet geaccepteerd en het doel zou gehaald kunnen worden. 10% van de projecten wordt voortijdig gestopt. Dat wil niet zeggen dat het een mislukt project is maar het systeem is niet opgeleverd en het doel is niet bereikt. Daarnaast zien we de tijdbom projecten. Dit betreft 60% van de projecten waarbij het systeem wel is geaccepteerd maar het doel niet is bereikt. Er gaat een moment komen dat men zich realiseert dat het geen succes is.

Daarnaast beleven (perceptie) opdrachtgever en opdrachtnemer ieder op hun eigen manier succes. Voor de opdrachtgever gaat het uiteindelijk om het realiseren van de doelstellingen en voor een projectmanager gaat het in eerste instantie om het op tijd en binnen budget leveren van resultaten.

Ook zien we dat tijdens de uitvoering van een project zijpaden met eigen doelen kunnen ontstaan. Nieuwe stakeholders komen in beeld met hun eigen belangen. Het is het samenspel tussen opdrachtnemer en opdrachtgever om hierop te acteren.

Vele onderzoeken laten zien dat ontoereikend opdrachtgeverschap een belangrijke faalfactor is van projecten. Om inzichtelijk te maken welke verantwoordelijkheden bij de opdrachtgever liggen en welke bij de opdrachtnemer is het opdrachtgever poker ontwikkeld. Middels een set kaarten wordt de dialoog aangegaan om te kijken welke taken bij de opdrachtnemer horen en welke bij de opdrachtnemer. Vraag je dit aan de opdrachtnemer dan zullen vele taken bij de opdrachtgever terechtkomen en vraag je dit aan de opdrachtgever dan is dit precies andersom. Uiteraard hebben alle deelnemers de stapel met taken/verantwoordelijkheden verdeeld over zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer.

Ook zien we dat de positie van de opdrachtgever in de organisatie van belang is om de rol succesvol te kunnen invullen. De opdrachtgever heeft vanuit zijn/haar hiërarchische positie invloed op de actieve en passieve stakeholders. Als de opdrachtgever te laag in de organisatie zit, kan risico’s met zich meebrengen.

Tenslotte sluiten we de sessie af met de meest belangrijke vragen die de opdrachtgever regelmatig zal moeten stellen om daarmee de succeskans te verhogen.

• gaan we doel halen?
• wordt de oplossing geaccepteerd?

Conclusie een leerzame ronde tafel waarin veel ervaringen zijn uitgewisseld.

Boekrecensie: De Opdrachtgever – Nieuw leiderschap binnen de overheid

Edwin van Dieën heeft met zijn boek De Opdrachtgever – Nieuw leiderschap binnen de overheid op heldere wijze inzicht gegeven in het opdrachtgeverschap binnen de overheid. Wat is het verschil tussen een bestuurlijk en een ambtelijk opdrachtgever? Hoe lopen de lijnen van opdrachtnemer (projectleider) naar opdrachtgever? Hoe kan je groeien in je rol als opdrachtgever?

Het boek is onderverdeeld in drie delen.

In het eerste deel – Wat is opdrachtgeverschap bij de overheid? – gaat de auteur in op de leiderschap en het opdrachtgeverschap als vorm van leiderschap inclusief verschillende leiderschapsstijlen. Ook wordt de projectdriehoek: bestuurlijk opdrachtgever – ambtelijk opdrachtgever en de projectleider of opdrachtnemer uitgebreid toegelicht en wat de rol is van de volksvertegenwoordiging. In de QRC heb ik dit boekje met de verschillende rollen en relaties samengevat.

Downloaden: Bestuurlijk Ambtelijk Opdrachtgever

In deel 2 – Hoe word je een betere opdrachtgever? – staat de opdrachtgever centraal. De auteur hanteert hierbij een vijftredenmodel voor professionalisering van de opdrachtgever:

1. Goede rolverdeling: benoemen en taakomschrijvingen van bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarnaast de opdracht (laten) omschrijven.
2. Verbeter de opdrachtnemer: eisen, selectie, opleiding, coaching
3. Sturen op momenten: Business Case, opdrachtformulering, selectie opdrachtnemer, faseovergangen, tussentijdse rapportage, escalatie/ad hoc, afsluiting/evaluatie. Waarin ik het vieren van succes aan toe zou willen voegen.
4. Verbeter de opdrachtgever: competenties (communiceren, macht, visie en leiderschap), gedelegeerd opdrachtgeverschap.
5. Verbeter de organisatie: hier worden de voorgaande treden verankerd in de organisatie middels inrichting van een pool met projectleiders/medewerkers en bijbehorende trainingen, opleiding en coaching, veranderen naar processturing, het opdrachtgeverschap als functie met bijbehorende training, coaching en opleiding en het ontwikkelen van een visie op de rol van de opdrachtgever.

Het laatste deel gaat in op de opdrachtgever in specifieke situaties zoals de rol van de opdrachtgever naast die van eigenaar van een agentschap (b.v. De Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit, Rijkswaterstaat, Het Nationaal Archief, et cetera) waarbij de praktijk heel gecompliceerd kan zijn met verschillende opdrachtgevers vanuit verschillende ministeries. Ook het sturen op gemeenschappelijke regelingen (b.v. sociale diensten, recreatieschappen, veiligheidsregio’s, et cetera) als gevolg van structurele samenwerking tussen lagere overheden wordt beschreven aan de hand van het krachtenveld, de tegengestelde belangen tussen opdrachtgevers en het professionaliseren van opdrachtgeverschap bij de sturing op gemeenschappelijke regelingen.

Tenslotte krijg je een beschouwing hoe je als opdrachtgever om moet gaan met een opdrachtnemer die je niet begrijpt en maakt het verschil als je gebruik maakt van een ZZP’er i.p.v. een interne projectleider als opdrachtnemer?

Conclusie: een handig boekje, geschreven vanuit de praktijkervaring van de auteur, voor de opdrachtgever die zijn eigen rol binnen een overheidsorganisatie beter wilt kunnen invullen en voor een projectmanager/projectleider die aan de gang gaat binnen een overheidsorganisatie en het aan te treffen besturingsmodel wilt begrijpen. Daarnaast biedt het vijftredenmodel een stappenplan om het professionaliseren van de opdrachtgever ter hand te nemen en dit is niet alleen bruikbaar binnen de overheid maar ook bij profit organisaties. Verder is het boekje prima geschikt om de verschillen met standaard projectorganisatiestructuren binnen profit organisaties te vergelijken met die binnen de overheid.

Bestellen: De Opdrachtgever – Nieuw leiderschap binnen de overheid

Boekrecensie: Ik wil resultaat!

Ik wil resultaat! Resultaatmanagement voor en door projectmanagers is alweer het zesde boekje in de KWD Reeks. Het boek is geschreven door Prof.dr.ir. Fred J. Heemstra, Drs. Arjan Jonker, Drs.ing. Gerard Meijer en Ing. Luuk Ketel en ook deze keer zijn de schrijvers erin geslaagd er een leesbaar en leerzaam boekje van te maken.

Het boek is onderverdeeld in 6 hoofdstukken.

Hoofdstuk 1, Iedereen wil resultaten, gaat in op resultaatmanagement. De schrijvers zien resultaatmanagement als een combinatie van de ‘harde’ instrumenten uit de projectmanagementwereld en de soft skills uit de gedragswereld.

In hoofdstuk twee, Resultaatmanagement, staan de vier kerncompetenties beoordelingsvermogen, beeldvorming, realisatievermogen en verbinden centraal. Er wordt een framework resultaatmanagement beschreven (wie, wat, hoe) om te komen tot een succesvol project.

De hoofdstukken drie, vier en vijf vormen het hart van het boek. In hoofdstuk drie, Sturen op resultaten: wat heb je daarvoor nodig?, gaan de auteurs in wat het betekent om langs de as van de vier kerncompetenties te sturen. Welke soft skills heb je naast de harde instrumenten nodig om resultaatgericht te kunnen zijn en dit voorzien van vele praktische tip en tricks.

Hoofdstuk vier, Sturen op resultaten: hoe doe je dat?, beschrijft de stuurcyclus voor het sturen op resultaten:

• Bepalen van resultaat
• Committeren aan resultaten
• Projectactiviteiten plannen
• Resultaten “produceren”
• Resultaten monitoren
• Het project/het werk managen
• Resultaten evalueren (en verbeteren)
• Resultaten rapporteren.

Ook hier krijgen we weer vele tips en tricks.

Hoofdstuk vijf, De resultaatgerichte opdrachtgever en projectmanager, gaat in op motivatie, persoonlijkheid en de vier kerncompetenties als voorwaarden waaraan zowel de projectmanager als de opdrachtgever moeten voldoen om goed te kunnen sturen op resultaten en zijn hierbij leidend voor hun gedrag. Het Big Five-model wordt gebruikt om de ‘ideale’ persoonlijkheidskenmerken van de projectmanager te beschrijven (Negatieve associatie, Extraversie, Openstaan, Altruïsme en Consciëntieusheid). Verder krijgen we een overzicht hoe zowel de projectmanager als de opdrachtgever de verschillende kerncompetenties inzetten, welke soorten relaties tussen opdrachtgever en projectmanager, de kenmerken en de gevolgen voor het resultaat er bestaan en tips voor zowel opdrachtgever als projectmanager om de relatie te verbeteren (kwetsbaarheid, nabijheid, resonantie, overeenkomsten en veilige plaats).

Het laatste hoofdstuk, Wat levert het op?, biedt nog een aantal belangrijke krenten uit het gebodene die de auteurs als slotboodschap meegeven.

Conclusie: Persoonlijk vind ik het neerzetten van resultaatmanagement als een combinatie van de ‘harde’ instrumenten uit de projectmanagementwereld en de soft skills uit de gedragswereld een onterechte verdeling. Ik teken vaak bij trainingen projectmanagement in de vorm van een cirkel die ik in vier kwarten verdeel. Respectievelijk ‘Ik’, ‘Wij’, ‘Zij’ en ‘Het’. Binnen het ‘Het’ zie ik een projectmanagementmethode en technieken. Dit kwart beschrijft de ‘harde’ kant. De overige drie kwarten beschrijven de zachte kant met een focus op jezelf, het team en de stakeholders en alle gedragsaspecten die daarbij horen. Projectmanagement omvat daarbij alle vier de kwarten en niet alleen het ‘Het’ kwart. Wat mij betreft is resultaatmanagement gewoon goed projectmanagement en dat kan niet zonder de soft skills.

Ook vind ik de resultaatketen met daarbinnen output-outcome-benefit onvoldoende uit de verf komen. Het wordt aangestipt in het eerste en het laatste hoofdstuk maar verder gaat het hele boek toch over het leveren van output. Wellicht biedt MSP met het proces Realizing Benefits (manage pre-transition, transition en post-transition) uitkomst. Ook voorzie ik met het werken met steeds meer permanente agile teams dat de focus van projectmanagers zich steeds meer gaat richten op de outcome en zal de projectmanager steeds meer in een situatie van invloed zonder macht terecht komen en dat vraagt bijbehorende competenties. Wellicht had hoofdstuk vijf nog uitgebreid kunnen worden met drijfveren volgens Graves en wat die betekenen op de as van projectmanager en opdrachtgever. Ook zie ik een verschuiving in de ideaalprofielen van projectmanagers plaatsvinden binnen de agile wereld.

Neemt niet weg dat dit boekje het lezen meer dan waard is. Het clusteren van competenties in een viertal kerncompetenties is een goed idee (zie ook een van mijn vorige blog posts waarin ik aangeef dat IPMA met zijn vele competenties en leerdoelen is doorgeschoten). Ook de tips en tricks laten zien dat het gebodene praktisch gemaakt wordt. Daarnaast krijgen we ook weer een aantal handige checklists via de KWD App (Hoe resultaatgericht zijn mijn afspraken?, Hoe resultaatgericht is de projectmanager? En Hoe resultaatgericht is de opdrachtgever?). Kortom, los van mijn commentaar, het lezen meer dan waard!

Bestellen: Ik wil resultaat!