Recensie VeranderCanvas

Ruim 10 jaar terug creëerde ik mijn eerste one-pager om een project te beschrijven en deze one-pager vormde de basis voor mijn boek De praktische PRINCE2. Canvassen bestonden toen nog niet maar mijn one-pager was het wel. Ondertussen hebben vele canvassen het licht gezien. Neem bijvoorbeeld het business model canvas, canvas omgevingsmanagement, portfolio canvas, programma canvas, project canvas, het wendbaarheidscanvas en vele anderen.

Dit boek voegt daar wederom een canvas aan toe. VeranderCanvas – Een praktisch boek voor iedereen die doordacht wil werken aan organisatieverandering is geschreven door Anne-Bregje Huijsmans, Lisa van Rossum, Sjoerd Segijn, Kim Grinwis en Wouter ten Have. Het VeranderCanvas staat centraal in dit boek en helpt je om, op een gestructureerde wijze, scherp te krijgen of een organisatieverandering wenselijk of noodzakelijk is, wat er gaat veranderen en hoe je dit het best kunt realiseren.

Het VeranderCanvas helpt je om in vier stappen om de verandering doordacht uit te voeren.

1. Veranderidee: Waarom wil je veranderen en wat houdt de verandering in?
2. Context: Wat zijn de externe ontwikkelingen (bv aan de hand van het DEPEST-model), wat speelt er momenteel binnen de organisatie dat invloed kan hebben op de verandering en wat zijn de belangrijkste stakeholders waar rekening mee gehouden moet worden zodat voldoende draagvlak ontstaat?
3. Diagnose: De mate waarin de organisatie in staat is om de verandering te realiseren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het Veranderkrachtmodel.
4. Aan de slag: De aanpak om de organisatieverandering succesvol te realiseren.

Het Veranderkrachtmodel is de kern van het VeranderCanvas en bestaat uit vijf factoren die je in samenhang moet beoordelen resulterend in een totaalbeeld van de diagnose, om daarmee de verandering succesvol te kunnen realiseren. Per factor maak je zichtbaar wat er (al) goed gaat en wat er (nog) niet goed gaat, zodat daar gericht aan gewerkt kan worden. De factoren in het Veranderkrachtmodel zijn:

• Rationale: Het grote verhaal van de verandering (is het waarom goed onderbouwd en aansprekend? Is helder wat moet veranderen om het uiteindelijke doel te realiseren?)
• Effect: het kleine verhaal van de verandering (is duidelijk welke concrete resultaten worden opgeleverd? Wordt rekening gehouden met de consequenties voor betrokkenen en worden de resultaten in de gaten gehouden?)
• Focus: Kaders om gewenst gedrag en samenwerking te stimuleren (dragen de strategische keuzes en de huidige inrichting van de organisatie bij aan de realisatie van de verandering? Passen de organisatiewaarden bij de verandering?)
• Energie: Het vermogen om de verandering te realiseren (zijn leidinggevenden in staat de medewerkers te begeleiden? Is er draagvlak? Zijn er voldoende middelen?)
• Verbinding: De organisatieverandering inrichten en besturen (Is er een plan en is het afgestemd met andere ontwikkelingen? Wordt er tijdig en juist gecommuniceerd?).

Totaalbeeld Diagnose: Beschikken we over voldoende veranderkracht om de verandering te realiseren? De diagnose is gebaseerd op onderzoek naar alle vijf factoren en kan op basis van de verschillende factoren rationale, effect, focus, energie en verbinding respectievelijk (on)begrijpelijk, (on)doordacht, (on)gericht, (on)vermogen en (on)gestuurd zijn of een combinatie hiervan.

Behalve een uitleg van de verschillende stappen bieden de auteurs voorbeelden van werkvormen waarmee je bij de verschillende factoren aan de slag kan gaan en verschillende manieren waarop je het VeranderCanvas kan toepassen. Uiteraard komen een aantal ingevulde praktijkvoorbeelden van het VeranderCanvas aan bod zoals een fusie van twee onderzoeksafdelingen van twee ziekenhuizen, een overheidsinstantie en zelf organiserende teams in een hogeschool.

Het boek sluit af met een toelichting op Evidence-Based Change Management waarin besluitvorming gebaseerd wordt op expertise en ervaring van jezelf en anderen, de waarden en belangen van stakeholders, de data en kenmerken van de organisatie en wetenschappelijke onderzoeksresultaten.

Uiteraard is een ingevuld VeranderCanvas pas de eerste stap op weg naar verandering en zal een project of programma je verder kunnen helpen.

Conclusie: een mooie manier om grip te krijgen op je verandering en een handig hulpmiddel om de verandering te communiceren.

Bestellen: VeranderCanvas

Recensie Canvas Omgevingsmanagement

Johanneke de Lint, Thijs Kraassenberg en Roelof Benthem hebben het boek Canvas Omgevingsmanagement – Samen goed voorbereid richting stakeholders geschreven. Een boek in de stijl van de Project en Programma Canvas.

Zoals we gewend zijn van de verschillende canvas boeken worden we aan de hand genomen met het invullen van de canvas, in dit geval de Canvas Omgevingsmanagement. We krijgen een praktisch en visueel hulpmiddel waarmee we stakeholders goed beslagen ten ijs tegemoet kunnen treden.

Het boek geeft enerzijds een uitgebreide toelichting met vele voorbeelden van het praktisch toepassen van het canvas en anderzijds geven de auteurs hun visie op omgevingsmanagement aan de hand van zes maatschappelijke trends zoals bijvoorbeeld tegenstrijdige feiten, sociale media en digitalisering. We krijgen een aantal benaderingen om een omgeving te beïnvloeden waaronder de wetenschappelijke, de ontluchtings-, de journalistieke en de netwerkbenadering en daarnaast benaderingen op basis van macht en op basis van nudging (subtiele duwtjes). Ook gaan de auteurs in op de uitgangspunten van professioneel omgevingsmanagement:

• Sturen op betrouwbaarheid
• Streven naar gelijkwaardigheid
• Werken aan gezamenlijkheid
• Aandacht voor de relatie

Daarnaast bieden de auteurs een helder model om systematisch te werken aan overeenstemming.

Het canvas wordt in een brainstormsessie, een canvassessie, ingevuld. Redenen om een canvassessie te beginnen, zijn:

• Collega’s moeten van elkaar weten hoe en met wie ze werken in de omgeving
• Een individuele blik is te beperkt
• Eerst denken, dan doen, is echt nodig
• Het is cruciaal om buiten naar binnen te halen

Het canvas is opgebouwd uit drie kolommen die de basis vormen van het canvas:

• Scherp richten (de linker kolom om o.a. tot de kern te komen) met daarbinnen de opgave, momenten, doel omgevingsmanagement en uitgangspunten
• Rijk kijken (de middelste kolom waarin gewerkt wordt aan een omgevingsanalyse) met daarbinnen de context, de issues, stakeholders en kansen
• Bewust doen (de rechter kolom om te analyseren wat er gedaan moet worden) met daarbinnen strategie en organisatie.

Ieder facet komt uitgebreid aan bod waarbij een toelichting, eventueel ondersteunende technieken of uitwerkingen en bijbehorende hulpvragen (zie plaatje) geboden worden en toegelicht aan de hand van een of meer voorbeelden.

Het boek eindigt met een hoofdstuk over de omgevingsprofessional en een hoofdstuk over de te nemen stappen nadat het canvas is ingevuld. De omgevingsprofessional is de projectleider, programma-, proces- of omgevingsmanager en vervult de rol van zowel strateeg, analyticus als procesbegeleider.

Conclusie. Het Canvas Omgevingsmanagement is handig en praktisch instrument om met elkaar omgevingsmanagement serieus op te pakken. Het boek biedt vele handvatten om de projectleider, programma-, proces- of omgevingsmanager te ondersteunen bij het inrichten van omgevingsmanagement. Jammer dat er geen website beschikbaar is waarop de canvas is te downloaden. Om toch een beeld te hebben van de canvas heb ik een plaatje uit het boek gebruikt ter toelichting.

Bestellen: Canvas Omgevingsmanagement

If you need to structure, explain or summarize, use a canvas

It all started with the success of the Business Model Canvas and due to that success, many more canvasses for different purposes were created. In several of my posts I showed one or more. It’s a perfect instrument to avoid bulky, inaccessible, standalone, and illegible documents. It’s also a tool that increases collaboration between all involved stakeholders and it will help to create buy-in.

On business level:

The business model canvas

The value proposition canvas

The operating model canvas

Operational + value proposition + business model canvas:  The enhanced business model canvas

On portfolio level: The portfolio canvas

On program level:  The program canvas

On project level: the Project canvas

Kickoff canvas

On team level:  The team canvas

On change level: The change canvas

Portfolio Canvas

In one of my previous posts I discussed the Portfolio Canvas. I received several questions from my readers, triggered by the picture of the Portfolio Canvas, that they would like to see the post in English. I asked the developers if they were willing to create an English version. I just received the first draft.

The remainder of this post is the translation of the Dutch post: Portfolio Canvas.

I was triggered by a sneak preview of this portfolio Canvas during a seminar about business agility with an agile portfolio (28 June 2017). I thought this canvas was an answer for agile portfolio management, but now it is formally released, I have to conclude it’s not completely true.

In this post, I will briefly summarize this portfolio Canvas and I give my vision and some recommendations. Feel free to give feedback too.

Michael Sauerbier, Diederik Biesboer, Daniel van den Dries & John van Rouwendaal (all from Cratos Consulting) are the developers of the Portfolio Canvas®.

On their website ( http://cratosconsulting.nl/het-portfolio-canvas/, in Dutch only) we get the following summary:

The Portfolio Canvas is a tool for portfolio managers and (senior) management to:

• Create a project portfolio overview and
• To facilitate the priority discussion

The Portfolio Canvas supports organizations in answering the following questions:

• Who, why, when, and which projects and programs
• What are the overall portfolio cost (Euro) and benefits (revenues)
• Biggest portfolio risks and dependencies

The Portfolio Canvas delivers added value in the development and monitoring of a project portfolio by:

• Facilitating the creation of the project portfolio
• Delivering a simple overview of the agreed portfolio
• Communicating the agreed portfolio
• Facilitates progress monitoring and control.

Remarks and recommendations:

• Good initiative, which can become, in co-creation, a valuable add for organizations.
• Replace revenues with benefits or value (financial & non-financial) and work force with people.
• Nice layout. For me unclear why the arrow and the circle in the center is counter clockwise.
• I have my doubts if the portfolio canvas offers enough information to control the portfolio progress (maybe by adding post-its on projects in the ‘DOING’-area with impediments (e.g. end date not feasible).
• I would suggest extending the portfolio canvas with a timeline at the bottom with milestones (changes, benefits). And make the picture clockwise to show movement of the portfolio (and remove or shorten the rectangular extension)
• The developers explain that the portfolio canvas is based, among other things, on Kanban (Lean). I would like to emphasize this by adding a WIP-limit in the ‘DOING’-area (as an answer to a common anti-pattern of too many parallel in-flight projects).
• Best practices like Management of Portfolios (AXELOS) or the Standard for Portfolio Management (PMI) suggest dividing the portfolio into different buckets or categories and prioritize the initiatives within these buckets or categories.
• This could be facilitated by giving each strategic objective its own color and use post-its with the same color for the corresponding projects and programs.

Looking forward to your remarks and recommendations.

Portfolio Canvas

Tijdens het seminar “Maak uw organisatie wendbaar met een Agile ingericht projectportfolio” op 28 juni 2017 kregen de deelnemers een sneak preview van het portfolio canvas. Canvassen zijn tegenwoordig populair, denk aan het Business Model Canvas, Program Canvas, Project Canvas, Sales canvas, Operating model canvas, et cetera. Ook zie enige gelijkenis met SNAP (Scaled Network Agile Portfolio) waarbij subportfolio’s door cirkels worden gerepresenteerd.

Uiteraard kreeg dit portfolio canvas mijn aandacht. Ik was in de veronderstelling dat het een invulling voor agile portfolio management was maar dat blijkt, nu het officieel gelanceerd is, toch niet helemaal het geval.

In deze blog schets ik een kort beeld van het portfolio canvas en geef ik mijn visie hierop met een aantal aanbevelingen.

Michael Sauerbier, Diederik Biesboer, Daniel van den Dries & John van Rouwendaal (allen van Cratos Consulting) zijn de ontwikkelaars van Het Portfolio Canvas®.

Op de website ( http://cratosconsulting.nl/het-portfolio-canvas/) krijgen we de volgende samenvatting:

Het Portfolio Canvas® is een instrument voor bestuurders en managers om:

• het projectenportfolio overzicht te creëren en
• de discussie over prioriteiten te faciliteren.

Het Portfolio Canvas® helpt organisaties antwoord te geven op de centrale vragen:

• Wie doen waarom wanneer welke projecten en programma’s?
• Wat kost het portfolio en wat levert het op?
• Wat zijn de grootste portfolio risico’s en afhankelijkheden?

Het Portfolio Canvas® biedt meerwaarde in het proces & het eindresultaat is van waarde:

• Voor het proces is het Portfolio Canvas® een afgebakend kader waarbinnen de discussie over projecten en programma’s kan plaatsvinden.
• Het eindresultaat in de vorm van een uitgewerkt Portfolio Canvas® helpt besluiten te communiceren en voortgang te controleren.

Wat opvalt is de stilistische vormgeving en die uitnodigt om kennis te nemen van wat er ingevuld is en daarbij ondersteund deze opzet dus de transparantie en nodigt uit tot discussie over welke projecten en programma’s wel/niet opgepakt moeten worden (zie meerwaarde). Er zal vast een gedachte zitten achter de pijl die een tegengestelde klokbeweging suggereert. Iets wat ook tot uitdrukking komt in de binnenste cirkel.

Ik heb mijn twijfels of het portfolio canvas ook voldoende informatie biedt om de voortgang te controleren. Middenin vinden we drie blokken die we ook bij bijvoorbeeld Scrum tegenkomen: to do, doing en done. Dit geeft inzicht in de op te pakken projecten en welke zijn afgerond maar of het feit dat het project is opgepakt voldoende is om de voortgang te controleren, waag ik te betwijfelen. Wellicht te ondervangen door op een project (post-it) een impediment post-it te plakken als de einddatum waarschijnlijk niet gehaald gaat worden. Voor mij is belangrijker wat willen we nu wanneer bereiken met het veranderportfolio? Kan het portfolio canvas niet uitgebreid worden een soort mijlpalen balk onderin en als dan de draairichting omgedraaid wordt dan rolt dit portfolio bij wijze van spreken over deze balk (maak dan ook dat uitsteeksel (met logo) passend binnen de cirkel).

De ontwikkelaars geven aan dat het portfolio canvas onder andere gebaseerd is op Kanban (Lean). Ik zou dat wat sterker uitbuiten door bijvoorbeeld een WIP-limit bij het ‘doing’ blok te plaatsen zodat daarmee een anti-patroon bij veel projectportfolio’s, lees te veel projecten tegelijkertijd, te bestrijden.

Bij best practices zoals Management of Portfolios (AXELOS) of de Standard for Portfolio Management (PMI) wordt het portfolio onderverdeeld in verschillende buckets (categorieën) en vindt prioritering plaats binnen zo’n bucket. In deze opzet zie ik dat niet direct terug. Wellicht te ondervangen door iedere strategische doelstelling van een (post-it) kleur te voorzien en voor de bijbehorende projecten en programma’s diezelfde kleur als post-it te gebruiken.

Conclusie. Mooi initiatief dat, in co-creatie, verder uitgebouwd kan worden. Iets wat een van de ontwikkelaars mij ook al aangegeven heeft. Ze zijn al weer verder in hun denk/ontwikkelproces.

Boekrecensie: Kick-off – Methode voor het maken van je projectplan op één pagina waarbij je meteen tot de kern komt

Anne Nieboer en Claire Lovell hebben met een aantal co-auteurs het boekje Kick-off – Methode voor het maken van je projectplan op één pagina waarmee je meteen tot de kern komt. Het is een vlot leesbaar (uurtje) en fris opgemaakt boekje.

Daar vorig jaar het boek Project Canvas – samen naar de kern van je project is verschenen ontkom ik er niet aan om ook een vergelijking te maken.

De kern van dit boekje beschrijft het canvas. Daarnaast krijg je ter inspiratie vier ingevulde canvassen en verder een aantal tips voor het werken met de canvasmethode.

In het canvas moeten de volgende onderdelen worden ingevuld waarbij de auteurs vier stappen, uit te voeren tijdens de project-start-up, volgen:

1. Projectoriëntatie (Achtergrond, Toekomst, Titel)
2. Projectdefinitie (Doel, Resultaten, Randvoorwaarden, Afbakening
3. Activiteitenplan (Activiteitenplan, Risicoanalyse, als bijlagen bij het canvas)
4. Beheersplan (Organisatie, Evaluatie, Geld, Mijlpalen).

De canvas is te downloaden op www.overnieuw.nl/kick-off.

Vergelijk ik deze canvas met de Project Canvas (zie bijbehorende blog) dan zijn de verschillende onderdelen te koppelen aan de vijf blokken:

1. Wat? (Achtergrond, Probleem/Uitdaging, Doelen, Resultaat, Afbakening)
2. Wie? (Opdrachtgever, Belanghebbenden, Projectteam)
3. Hoe? (Aanpak, Risico’s, Afhankelijkheden)
4. Waarbinnen? (Randvoorwaarden, Kwaliteit)
5. Waarmee? (Tijd, Geld)

Grootste verschil zit tussen de Aanpak bij het Project Canvas en het Activiteitenplan. De auteurs stellen een activiteitenplan voor waarbij per op te leveren resultaat alle taken uitschrijven. Ik heb daar mijn vraagtekens bij daar ze verderop in het boekje aangeven dat de aanpak goed te combineren valt met Scrum. In plaats van taken is een productdecompositie of story map meer op zijn plaats.

Verder liggen Tijd en Mijlpalen in elkaars verlengde. Hier heeft mijn voorkeur het door de auteurs in het canvas voorgestelde visuele tijdslijn.

De vier voorbeelden geven een beeld van ingevulde canvassen. Jammer dat bij de voorbeelden de Activiteitenplannen en de Risicoanalyses ontbreken. Ook volgen geen van de voorbeelden de door de auteurs gegeven instructie bij de titel van de canvassen. Ook zijn bij een aantal canvassen bij Geld niet het projectbudget weergegeven en bij Organisatie niet de projectorganisatie.

Bij de vijf tips krijg je onder andere aanbevelingen hoe een project-kick-off te houden. Verder een korte beschrijving van Scrum. Jammer van de laatste zin waarin gesuggereerd wordt dat je net zo lang doorgaat met volgende sprints totdat het project succesvol is afgesloten. Een van de aspecten die je met een agile aanpak wilt bereiken is het kunnen vasthouden aan een opleverdatum en indien nodig de scope variabel maakt om toch aan de opleverdatum te kunnen voldoen. Daarnaast krijg je een toelichting op een projectevaluatie en het gebruik van een evaluatiespin (te downloaden op www.overnieuw.nl/kick-off waar ook ideeënkaarten ter ondersteuning van het onderdeel creativiteit te vinden zijn). Tenslotte vinden we in dit deel met tips ook een toelichting voor projectleider en projectteam. Een toelichting op de opdrachtgever had ook op zijn plaats geweest.

Conclusie: Het idee van een canvas op één Pagina omarm ik. De twee genoemde canvassen zijn vergelijkbaar en kan je niet zeggen dat de een beter is dan de andere. Persoonlijke voorkeur zal hier de doorslag geven. Dit boekje biedt echter veel minder handvatten om de canvas in te vullen. Ook is voor mij onduidelijk of de auteurs dit nu willen gebruiken voor projecten waar één team aan werkt of ook voor grotere projecten met meerdere teams. Afgaande op de voorbeelden kunnen er meerdere teams zijn. Dan wordt het echter onoverzichtelijk als voor alle resultaten alle activiteiten vooraf uitgewerkt moeten worden en vervallen we weer in waterval-denken en dat moeten we natuurlijk zien te vermijden.

Bestellen: Kick-off – Methode voor het maken van je projectplan op één pagina waarbij je meteen tot de kern komt