Tag Archives: Nederlandse bijdrage

Review Praxis Framework – De handleiding voor Foundation

Praxis CoverWim Leenders en Wijand Lens hebben het boek Praxis Framework – De handleiding voor Foundation geschreven en mij toegestuurd. Ik was heel benieuwd omdat de website een grote wiki met hyperlinks en een grote navigatiebalk is.  Ik heb het lastig gevonden om op basis van de website een helder en compact beeld te krijgen wat Praxis nu precies inhoudt. Gaat deze handleiding mij daarmee helpen?

Praxis is een vrij beschikbaar framework waarin verschillende methoden zoals bijvoorbeeld PRINCE2, MSP, MoP maar ook de PMBoK en de ICB (IPMA) en P3M3 en OPM3 bij elkaar gebracht zijn en voorzien zijn van gelijke terminologie en insteek. De makers van de genoemde frameworks hebben hier echter niet in geparticipeerd.

Het Praxis framework bestaat uit vijf samenhangende onderdelen (secties)

  • Kennis (context en managementfuncties)
  • Methode (project- en programma- en portfolioprocessen en documentatie)
  • Competentie (management en proces)
  • Volwassenheid (vaardigheid en volwassenheid)
  • Bibliotheek (encyclopedie).

In totaal negen aandachtsvelden (verwarrend dat de omschrijvingen management en volwassenheid twee keer voorkomen).

Het boek is onderverdeeld in 6 delen:

  • Deel 1: Kennissectie onderdeel context
  • Deel 2: Kennissectie onderdeel integratiemanagement
  • Deel 3: Kennissectie onderdeel opleveringsfuncties
  • Deel 4A: Methodesectie onderdeel proces voor projecten en programma
  • Deel 4B: Methodesectie onderdeel proces voor portfolio
  • Deel 5: Kennissectie onderdeel persoonlijke vaardigheden
  • Deel 6: competentie & volwassenheid sectie

Deze zes delen beschrijven samen met bijlage A documenten en bijlage B rollen de negen aandachtsvelden waarbij sommige aandachtsvelden weer verder uit elkaar zijn getrokken en in verschillende delen zijn weergegeven. Aan de Praxis bibliotheek of encyclopedie wordt verder geen aandacht besteed, behalve de opmerking dat het de andere vier secties aanvult met extra details en denkprovocerend debat(?).

In het eerste deel wordt de organisatieomgeving geschetst waarbinnen projecten, programma’s en portfolio’s zich bevinden. De besturing komt aan bod en vervolgens verschillende uitingen van programma en project levenscycli (seriematig, parallel, iteratief) en de portfolio-levenscyclus. Er wordt verder kort ingegaan op de rol van sponsor en ondersteuning. Het deel wordt afgesloten met een hoofdstuk over professionalisme waarin onder andere aspecten zoals vakgroepen en ethiek aan bod komen.

Deel 2 gaat over integratiemanagement waarbij de integratiefuncties plannen, business case, beheersing, informatie, organisatie, stakeholders en borging worden afgezet tegen de onderdelen van oplevering zoals scope, planning, financiën, risico, verandering en resource (de integratiematrix). De verschillende integratiefuncties worden verder uitgewerkt waaronder de verschillende organisatiestructuren voor project, programma en portfoliomanagement. Op het niveau van de stuurgroep wordt de sponsor gepositioneerd. Een nadere uitwerking van een stuurgroep ontbreekt. Bij het plannen komen de bekende zeven vragen aan de orde: waarom, wat, hoe, wie, wanneer, waar en hoeveel?

Deel 3 beschrijft de zes onderdelen van oplevering. Binnen scopemanagement komen vervolgens requirementsmanagement, oplossingsontwikkeling, batenmanagement, configuratiemanagement, configuratiemanagement en wijzigingsbeheer aan bod. Planningsmanagement omvat product definitie (decompositie) technieken, tijdsplanningstechnieken en resourcemanagement. Financieel management gaat in op de investeringsbegroting, financiering en de begroting en kostenbeheersing. Bij risicomanagement komen verschillende risicotechnieken en maatregelen en de risicomentaliteit en risicobereidheid aan bod. Vervolgens wordt verandermanagement en resourcemanagement behandeld. Resourcemanagement omvat onder andere inkoop, contractmanagement en mobilisatie.

Deel 4A beschrijft een generiek procesmodel voor zowel programma’s als projecten. In dit model komen de volgende processen aanbod (hierbij herkennen we de verschillende processen van PRINCE2 en MSP):

  • Identificatieproces (Voorbereiding van een project- of programmavoorstel)
  • Sponsorschapproces (formele go/no go beslissingen bij faseovergangen en escalaties en ad-hoc ondersteuning).
  • Definitieproces (definitieve beoordeling of het project of programma gerechtvaardigd is aan de hand van een gedetailleerd beeld van en hoe het werk wordt gemanaged).
  • Opleverproces (de dagdagelijkse werkzaamheden van de project- of programmamanager).
  • Overgangsproces (afsluiten voorgaande fase en plannen van volgende fase).
  • Ontwikkelproces (de daadwerkelijke realisatie van de (deel)producten of services).
  • Afsluitingsproces (gepland of vroegtijdig afsluiten van het project of programma en eventuele lessen vaststellen).
  • Batenrealisatieproces (voorbereiden en uitvoeren van de transitie en baten oogsten).

Deel 4B gaat in op het portfolioprocesmodel. In dit model zien we de volgende processen:

  • Initiatieproces (ontwerpen, voorbereiden en invoeren van portfoliomanagement). Een programma op zichzelf.
  • Besturingsproces (ondersteunen van het portfolio, vakgebied en specialisme)
  • Managementproces (vgl. de definitiecyclus van MoP. Selecteren, categoriseren, prioriteren en balanceren).
  • Coördinatieproces (dagelijkse coördinatie).

Deel 5 beschrijft en aantal persoonlijke vaardigheden zoals communicatie, leiderschap, delegeren, teamwork, conflicthantering, onderhandelen, beïnvloeden.

Deel 6 behandelt de inrichting van de competentiesectie en volwassenheidssectie op de website, inhoudelijk wordt er niet op ingegaan.

Bijlage A beschrijft de te hanteren documenten, onderverdeeld in managementplannen (besturing), scopedocumenten en opleverdocumenten. Documenten ter ondersteuning van portfoliomanagement ontbreken zowel in het boek als op de website.

Bijlage B geeft een opsomming van Praxis rolbenamingen en overeenkomstige benamingen zoals die gehanteerd worden binnen PRINCE2, MSP, MoP, PMBoK en IPMA.

Conclusie:  Persoonlijk vind ik het jammer dat de structuur van de website is aangehouden en dat de teksten veelal 1 op 1 in het boek zijn overgenomen. Dit boek was een mooie kans geweest om een andere doorsnede te maken en daar de tekst op af te stemmen. Bijvoorbeeld. Ik ben een projectmanager en wat betekent dat, hoe ga ik te werk, met welke context moet ik rekening houden, welke competenties heb ik nodig, welke technieken kunnen mij daarbij helpen, hoe weet ik dat ik het goed doe? Dit is waarschijnlijk mede ingegeven door mijn afkeer tegen het onderscheid in Praxis Foundation en Practitioner. Ik zie de doelgroep niet. Ik denk dat een insteek vanuit een project of programma of portfolio rol een veel betere is. Stel je bent als projectmanager bezig, je wil je kwalificeren maar je moet je nu ook in de details van programma- en portfoliomanagement verdiepen om je te kunnen certificeren. Ik heb mijn twijfels of dit dus werkt. Kijk ik naar portfoliomanagement, dan wordt dat wel heel beperkt behandeld. Ook op de website staat geen extra informatie waardoor het erg kort door de bocht is dat Praxis frameworks als MoP of de Standard for Portfolio Management vervangt. Om met portfoliomanagement aan de gang te willen gaan heb je toch echt meer nodig.

Ik heb ook een overzicht van de belangrijkste rollen met bijbehorende taken en bevoegdheden gemist.

Lezing en heen en weer springen naar de website heeft in ieder geval mijn beeld bevestigd dat Praxis geen volledige vervanging is van PRINCE2, MSP en MoP en de technieken uit de PMBoK en IPMA-competenties en volwassenheid volgens P3M3. Agile werken zoals beschreven in PRINCE2 Agile of AgilePM vind ik verder slechts summier terug in een paar artikelen op de website. Ook de bij de genoemde frameworks gehanteerde principes heb ik gemist. Praxis zal ik persoonlijk dan ook niet snel aanbevelen.

De auteurs hebben middels hun Praxis Framework Compact model een totaaloverzicht willen geven. Een figuur die in het inleidende hoofdstuk wordt uitgelegd en bij ieder deel weer terugkomt om dat deel te positioneren (m.u.v. Deel 1 Kennissectie Onderdeel context). Wat mij betreft een lastig te lezen figuur. Te kleine letters, te grote letters, door het figuur verticaal af te drukken staan een aantal omschrijvingen op zijn kop en bevatten spelfouten. Daarnaast ontbreekt het portfoliomanagementproces. Ook het geforceerd blijven vasthouden aan de navigatie van de website maakt het lastig lezen. Bijvoorbeeld een pijl met daarin de tekst Competentie: Mgmt: Oplevering. Wat bedoeld wordt zijn Oplevercompetenties.

Een ander punt betreft de Nederlandse taal. Zoals gezegd, vaak rechtstreeks overgenomen van de site maar het zijn vaak ‘Google translate’ zinnen met uiteindelijk ‘tenenkrommend’ Nederlands. Zinnen worden niet altijd afgesloten met een punt, enkelvoud of meervoud wordt niet toegepast (heeft of hebben) en een spellingchecker had wellicht ook handig geweest. Verder is er een inconsequent gebruik van hoofd- en kleine letters. Daar de teksten veelal rechtstreeks van de website zijn overgenomen door de auteurs kan je ze dat enerzijds niet direct aanrekenen, maar aan de andere kant, als je er een boek van maakt, dan heb je de plicht om een redactionele toetsing te laten plaatsvinden. Het boek is in eigen beheer uitgegeven dus ik vermoed dat dat achterwege is gebleven. Om de leesbaarheid te vergroten had ik voor de gehele tekst in het boek voor een iets groter font gekozen. Er staat nu wel heel veel tekst op een bladzijde. Eigenlijk ben ik al afgehaakt bij de inleiding van deel 1. Achter iedere zin plaatste ik voor mijzelf de opmerking “ik snap niet wat hier wordt bedoeld?”.

Wat mij betreft is dit boek het stadium van concept nog niet voorbij en dus nog niet rijp voor publicatie. Als de auteurs een volgende versie maken dan zou ik daar ook veel voorbeelden aan toevoegen zodat dit boek een duidelijke meerwaarde heeft t.o.v. de website.

Reactie auteurs op deze recensie:

“Beste Henny

Bedankt voor de mogelijkheid om te reageren op jouw recensie.

Wij willen beginnen met te benadrukken dat het boek opgezet is om een samenvatting van de Praxis website te maken; vandaar dat de tekst bijna 100% gelijk is aan de website. Het boek is bedoeld voor beginnende P3 managers die niet de verschillende aparte methoden willen leren, maar een geïntegreerd geheel met daarbij een verwijzing naar persoonlijke vaardigheden en competenties. Maar ook voor meer ervaren managers binnen project-, programma- of portfoliomanagement zie zich willen verbreden. Daarnaast kan het boek dienen als ondersteuning voor het Foundation examen.

Het is de bedoeling dat na de zomer een boek verschijnt waarin het Praxis Framework praktisch wordt toegelicht. Daarin worden m.b.v. diverse scenario’s de theorie toegelicht (zoals ook in de conclusie aanbevolen wordt). Ook willen we daarbij dieper ingaan op het traject voor de Praxis processen: hoe komt een projectmandaat tot stand.
Omdat dat te ver in de toekomst ligt wilden we alvast een samenvatting maken. Dat geeft ook een verklaring van de beperkte behandeling van portfoliomanagement. En het ontbreken van de bijbehorende taken en bevoegdheden.

Het boek is een samenvatting van de huidige website. Praxis Framework is community driven en nog steeds in ontwikkeling; het is niet af. Vandaar dat op de website en in het boek diverse aspecten summier zijn dan wel ontbreken.

Jouw conclusie dat Praxis geen volledige vervanging is van PRINCE2, MSP, MoP en dergelijke, is waar en is ook logisch. Immers in de oude gedachtegang is er een methode nodig voor projectmanagement, programmamanagement en portfoliomanagement. Praxis Framework gaat echter uit van de gedachte dat een initiatief wordt gerealiseerd met aansturing door een P3 manager en de aansturingswijze wordt bepaald door de complexiteit van scope en omgeving. Hierdoor heb je geen aparte beroepsgroep meer en dus ook geen aparte methode.

De opmerking m.b.t. de figuur en de Nederlandse taal nemen we ter harte. We gaan er beter naar kijken en zullen dit aanpassen.
Er zijn in het algemeen opmerkingen m.b.t. de navigatie en inzicht in de Praxis website. Wij waren misschien te eager en te snel om een samenvatting te publiceren als ondersteuning bij de Praxis Framework foundation training

Je geeft aan dat “Wat mij betreft is dit boek het stadium van concept nog niet voorbij en dus nog niet rijp voor publicatie“. Dat is heel jammer, en we zullen dit met het vertaalteam bespreken. Zeker m.b.t. de opmerking over de inleiding van deel 1: die tekst is afkomstig van de webpagina’s “Overzicht” en “Context” aan het begin van het kennissectie-menu.

Aan het begin stel je de vraag “Ik heb het lastig gevonden om op basis van de website een helder en compact beeld te krijgen wat Praxis nu precies inhoudt. Gaat deze handleiding mij daarmee helpen?” Gezien de recensie die verdeeld is in een inventarisatie en een conclusie zou ik zeggen dat het wel gelukt is om dit beeld te krijgen en weer te geven. Dat het beeld dat daaruit naar voren komt voor jou negatief is, is jammer en voor ons als samenstellers en lid van het vertaalteam een duidelijk signaal wat we op moeten pakken.”

Advertisements

Portfoliomanagement Awards 2019

logoVandaag het door Intermedius geïnitieerde portfolio management awards 2019 bijgewoond. Dit was de 2e editie met deze keer 180 bezoekers met een affiniteit voor portfoliomanagement en vijftien potentiële winnaars.

De sessie werd afgetrapt door Maarten Königs die een mooie toekomst schetst voor het vak portfoliomanagement en de portfoliomanager. Hij wist op sprekende wijze parallellen te trekken met individualiteit (uit elkaar getrokken in individu en dualiteit), de antropologie, het nooit vanzelfsprekend wij uitmondend in een deze keer gewenste inclusie door samen invulling te geven aan het mooie vak portfoliomanagement. Beoordeling van alle genomineerden had hij tenslotte samengevat in een aantal kernwaarden van de genomineerden onder de noemers individualiteit, inclusie, synchroniseren, stuurvermogen en wereldimpact).

Vijftien unieke verhalen werden door enthousiaste portfoliomanagers gepresenteerd waarin zij lieten zien hoe zij het verschil maken. Uit deze verhalen werden zowel de portfoliomanager als het portfolioteam van het jaar 2019 gekozen.

De individuele kandidaten:

  • Philips: Vikram Srivastava
  • Fokker technologies: Edwin Trouwborst
  • Smartport: Dirk Koppenol
  • Enexis: Jan Maarten van Rooij
  • Evean: Bianca Jeltes
  • Philips HealthWorks: Benno Tieke
  • Kamer van Koophandel: Remco Mohringer
  • Avans hogeschool: Monique van Gestel
  • NS: Matthijs Lodder

De team kandidaten:

  • Eneco
  • Heineken
  • Royal Schiphol Group
  • Gemeente Amsterdam
  • ProRail

IMG_2500Benno Tieke is de portfoliomanager 2019 geworden die het verschil maakt door het managen van de Philips HealthWorks start-up programma’s en met name de unieke manier waarop een impactvol en strategisch portfolio is opgebouwd.

Royal Schiphol Group heeft de portfolioteam award 2019 gewonnen. Zij maken het verschil door mensen te verbinden binnen Schiphol zodat Nederland verbonden blijft met de wereld.

Conclusie. Een mooi event dat voor herhaling vatbaar is en waar voor iedereen wel wat te halen viel. Soms een aanpak, dan weer een wow dat willen we ook, of een inspirerend, energie gevend verhaal en voor weer iemand anders een mooi netwerkmoment. Jammer dat er drie parallelle sporen waren waardoor je slechts vijf van de vijftien verhalen aan kon horen. Ik hoop dat ook de andere verhalen voor de bezoekers ter beschikking worden gesteld. Als deelnemer mochten we na afloop van iedere presentatie ook stemmen. Ik zou dat volgende keer aan het eind doen. Nu was de eerste presentatie het ijkpunt voor de andere vier. Ook is mij onduidelijk hoe deze publieksstem werd gewogen ten opzichte van die van de zeskoppige jury (Ted van Dongen, vz, Natalie van Berkel, Hans Timmerman, Dré Versteeg, Daniël Jolink en Maarten Könings) die soms gevat, soms confronterend en soms doorvragend de kandidaten het vuur de schenen konden leggen.

Recensie: Agile Leiderschaap

9789463673617-480x600Een niet veel goeds voorspellend bericht op de vertrekborden op de luchthaven in Manchester. Relex, Shop and Eat. En ja hoor, bijna twee uur vertraging. Het vervelende dus maar met het aangename verenigen en het boek Agile Leiderschaap, geschreven door Twan en Kees Lintermans, gelezen. Deze keer geen doorwrocht managementboek maar een luchtig managementsprookje.

We volgen een door een herder en zijn hond strak geleide kudde schapen. Problemen worden niet gedeeld en alles moet volgens vooraf vastgestelde graasplannen verlopen. We leven mee met Hugo, een jonge ram, die van mening is dat het ook anders zou moeten kunnen. Deze Hugo krijgt de kans om een tijdje met een kudde moeflons mee te draaien. Een kudde waar geen plek is voor een herder of hond. We zijn getuige van een aanval door een roede wolven en hoe de kudde daar mee omgaat. Waarbij zowel de roede wolven als de kudde moeflons vooraf hun strategie hebben bepaald en achteraf er beiden van leren.

En hiermee kunnen we de parallel leggen met een command en control aansturing versus een zelf organiserend team. Ook maken we de transitie mee van de strak aangestuurde kudde schapen naar een zelf organiserende kudde en hoe deze kudde het probleem van de klauwen van beren weten op te lossen. En dit succes wordt door de pers groot opgepakt.

Het verhaal leest vlot weg, is prettig geschreven, laat het je glimlachen en kan zelfs spannend zijn. De moraal moge duidelijk zijn, alle ingrediënten voor een sprookje zijn aanwezig en geeft je een eerste inkijk wat het betekent om als team zelf organiserend je weg te vinden.

Wellicht had er nog een afsluitende bijlage toegevoegd kunnen worden waarin een stukje bijbehorende theorie was samengevat.

Dit boek is het eerste sprookje van de website managementsprookjes.nl dat in boekvorm is verschenen. Op de website vind je nog een aantal (kortere) sprookjes waaronder Tesla en het drama van het zelfsturend team en Het voetstuk van de Farao.

Bestellen: Agile Leiderschaap

Recensie VeranderCanvas

9789462762084-480x600Ruim 10 jaar terug creëerde ik mijn eerste one-pager om een project te beschrijven en deze one-pager vormde de basis voor mijn boek De praktische PRINCE2. Canvassen bestonden toen nog niet maar mijn one-pager was het wel. Ondertussen hebben vele canvassen het licht gezien. Neem bijvoorbeeld het business model canvas, canvas omgevingsmanagement, portfolio canvas, programma canvas, project canvas, het wendbaarheidscanvas en vele anderen.

Dit boek voegt daar wederom een canvas aan toe. VeranderCanvas – Een praktisch boek voor iedereen die doordacht wil werken aan organisatieverandering is geschreven door Anne-Bregje Huijsmans, Lisa van Rossum, Sjoerd Segijn, Kim Grinwis en Wouter ten Have. Het VeranderCanvas staat centraal in dit boek en helpt je om, op een gestructureerde wijze, scherp te krijgen of een organisatieverandering wenselijk of noodzakelijk is, wat er gaat veranderen en hoe je dit het best kunt realiseren.

Het VeranderCanvas helpt je om in vier stappen om de verandering doordacht uit te voeren.

  1. Veranderidee: Waarom wil je veranderen en wat houdt de verandering in?
  2. Context: Wat zijn de externe ontwikkelingen (bv aan de hand van het DEPEST-model), wat speelt er momenteel binnen de organisatie dat invloed kan hebben op de verandering en wat zijn de belangrijkste stakeholders waar rekening mee gehouden moet worden zodat voldoende draagvlak ontstaat?
  3. Diagnose: De mate waarin de organisatie in staat is om de verandering te realiseren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het Veranderkrachtmodel.
  4. Aan de slag: De aanpak om de organisatieverandering succesvol te realiseren.

VerandercanvasHet Veranderkrachtmodel is de kern van het VeranderCanvas en bestaat uit vijf factoren die je in samenhang moet beoordelen resulterend in een totaalbeeld van de diagnose, om daarmee de verandering succesvol te kunnen realiseren. Per factor maak je zichtbaar wat er (al) goed gaat en wat er (nog) niet goed gaat, zodat daar gericht aan gewerkt kan worden. De factoren in het Veranderkrachtmodel zijn:

  • Rationale: Het grote verhaal van de verandering (is het waarom goed onderbouwd en aansprekend? Is helder wat moet veranderen om het uiteindelijke doel te realiseren?)
  • Effect: het kleine verhaal van de verandering (is duidelijk welke concrete resultaten worden opgeleverd? Wordt rekening gehouden met de consequenties voor betrokkenen en worden de resultaten in de gaten gehouden?)
  • Focus: Kaders om gewenst gedrag en samenwerking te stimuleren (dragen de strategische keuzes en de huidige inrichting van de organisatie bij aan de realisatie van de verandering? Passen de organisatiewaarden bij de verandering?)
  • Energie: Het vermogen om de verandering te realiseren (zijn leidinggevenden in staat de medewerkers te begeleiden? Is er draagvlak? Zijn er voldoende middelen?)
  • Verbinding: De organisatieverandering inrichten en besturen (Is er een plan en is het afgestemd met andere ontwikkelingen? Wordt er tijdig en juist gecommuniceerd?).

Totaalbeeld Diagnose: Beschikken we over voldoende veranderkracht om de verandering te realiseren? De diagnose is gebaseerd op onderzoek naar alle vijf factoren en kan op basis van de verschillende factoren rationale, effect, focus, energie en verbinding respectievelijk (on)begrijpelijk, (on)doordacht, (on)gericht, (on)vermogen en (on)gestuurd zijn of een combinatie hiervan.

Behalve een uitleg van de verschillende stappen bieden de auteurs voorbeelden van werkvormen waarmee je bij de verschillende factoren aan de slag kan gaan en verschillende manieren waarop je het VeranderCanvas kan toepassen. Uiteraard komen een aantal ingevulde praktijkvoorbeelden van het VeranderCanvas aan bod zoals een fusie van twee onderzoeksafdelingen van twee ziekenhuizen, een overheidsinstantie en zelf organiserende teams in een hogeschool.

Het boek sluit af met een toelichting op Evidence-Based Change Management waarin besluitvorming gebaseerd wordt op expertise en ervaring van jezelf en anderen, de waarden en belangen van stakeholders, de data en kenmerken van de organisatie en wetenschappelijke onderzoeksresultaten.

Uiteraard is een ingevuld VeranderCanvas pas de eerste stap op weg naar verandering en zal een project of programma je verder kunnen helpen.

Conclusie: een mooie manier om grip te krijgen op je verandering en een handig hulpmiddel om de verandering te communiceren.

Bestellen: VeranderCanvas

Recensie: 50 tinten nee – effectief stakeholdermanagement voor de product owner

9789024427079-480x600Ik vraag wel eens een product owner om zijn/haar product backlog te laten zien. Als deze backlog erg groot is, is dat voor mij een indicatie dat de product owner wellicht nog moet groeien in vak-volwassenheid of dat hij/zij te weinig mandaat heeft. In workshops of presentaties vraag ik wel eens naar de belangrijkste competentie van een product owner. Wat mij betreft NEE zeggen of wil je als product owner te boek staan als ‘shopping list manager’, order taker, of backlog secretary? Kortom, ik ben benieuwd naar dit boek 50 tinten nee – effectief stakeholdermanagement voor de product owner geschreven door Robbin Schuurman en Willem Vermaak.

Het boek begint met het neerzetten van de product owner rol en typen product owners (scribe, proxy, business representative, sponsor en entrepreneur). Vervolgens wordt ingegaan op een belangrijke competentie van de product owner namelijk stakeholdermanagement. Uit het boek Stakeholdermanagement – Start met wie worden 33 typen stakeholders gehaald waarvan velen ook voor de product owner interessant zijn. Als product owner helpt het om een stakeholder map te maken waarin het belang van (laag – hoog) en invloed door (laag – hoog) de stakeholders geplot kan worden om daarmee te bepalen hoeveel tijd je in de relatie moet stoppen (monitoren, informeren, tevreden houden en actief samenwerken).

Een volgend hoofdstuk gaat in op het effectief nee zeggen en waarom nee zeggen zo moeilijk is. Wat gebeurt er als je nee zegt, hoe kijkt men dan tegen je aan? Verder bespreken de auteurs vier patronen die het lastig maken om nee te zeggen zoals angst voor conflicten, angst voor teleurstelling bij anderen, angst voor hiërarchie en nee zeggen betekent ‘het patroon’ doorbreken.

QRC 50 tinten neeDownloaden: QRC 50 tinten nee

Het boek beschrijft een eenvoudig vijf stappenmodel om op een effectieve wijze nee te zeggen (zie ook bijgaande quick reference card):

  1. Wie – Tegen wie ga je nee zeggen?
  2. Wat – Wat is de vraag van de stakeholder?
  3. Intentie – Wat is jouw intentie?
  4. Zeg nee – Formuleer de juiste nee – wat je zegt
  5. Wederhoor – Heeft de ander het begrepen? En wat is de reactie van de ander?

De 50 tinten nee zijn in negen categorieën verdeeld:

  1. De duidelijke nee
  2. De vanuit de klant/gebruiker geredeneerde nee
  3. De vanuit waarde geredeneerde nee
  4. De vanuit budget geredeneerde nee
  5. De vanuit timing geredeneerde nee
  6. De vanuit de impact op de omgeving geredeneerde nee
  7. De vanuit kwaliteit geredeneerde nee
  8. De nee als alle andere nee’s niet (meer) werken
  9. Bonus: De nee om je mandaat mee te vergroten

Iedere categorie wordt toegelicht en er wordt een link gelegd met het type stakeholders in de stakeholder map. Niet ieder kwadrant met stakeholders in de stakeholdermap leent zich voor alle tinten in die categorie. De eerste zeven categorieën zijn onderverdeeld in zeven voorbeelden (tinten). Categorie acht beschrijft een uitzonderingssituatie waarbij geen van de voorgaande vormen werkt en je een stakeholder hoger in de organisatie laat beslissen. De laatste categorie laat een aantal tinten zien waarmee je meer mandaat verdient. Iedere categorie wordt afgesloten met een praktisch voorbeeld ter inspiratie en verheldering.

Conclusie

Een vlot leesbaar boek dat je aan de hand van een vijf stappenplan en negen categorieën met in totaal 50 tinten nee, meeneemt om op de juiste wijze nee te zeggen. Op verschillende plekken vind je kaders met daarin dingen om over na te denken. Dit helpt je om daadwerkelijk te begrijpen waar het over gaat. Ook krijg je praktijktips en vele praktijksituaties waarin op de juiste wijze nee wordt gezegd. Kortom verplichte literatuur voor product owners!

Af en toe had ik het idee dat heb ik in een ander boek ook gelezen maar ik miste verwijzingen naar bestaande boeken. Bijvoorbeeld de beschrijving van product owner-typen of de zin ‘moeten we dat nu doen’, In het hoofdstuk over nee zeggen had wellicht een link gelegd kunnen worden met het boek De kracht van Nee! – Positief Nee! zeggen om tot Ja! te komen geschreven door William Ury, daarnaast had een literatuurlijst niet misstaan (op mijn blog staan o.a. The Professional Product Owner, The Product Samurai).

Bestellen: 50 tinten nee – effectief stakeholdermanagement voor de product owner

Recensie Agile focus in besturing

9789401803878-480x600Agile focus in besturing – pocket guide voor executives in transformaties is geschreven door Marjolijn Feringa en Jeroen Venneman en biedt een praktische methode om als managementteam de focus te houden op de belangrijkste initiatieven en kwartaal voor kwartaal nieuwe focus aan te brengen zodat je als organisatie wendbaarder wordt.

Door het boek loopt een casus van een fictief bedrijf waarin het managementteam, onder begeleiding van een coach, het FOCUS-bord leert toe te passen. Dit visuele bord staat centraal in dit boek.

Het boek begint met een korte introductie op het Agile Manifesto en de vertaling van dit Manifesto voor directieteams in het Agile Executive Manifesto:

  1. Samenwerken aan teamdoelen boven gaan voor individuele mijlpalen
  2. Prioriteren van onderwerpen boven volgen van de agenda
  3. Wegnemen van belemmeringen boven stimuleren van resultaten
  4. Bijsturen op actuele inzichten boven analyseren van rapportages
  5. Visueel overzicht boven spreadsheet rapportages
  6. Verdeling van voorbereiding boven iedereen bereid alles voor
  7. Experimenteren binnen kaders boven plannen maken
  8. Elke kans om te verbeteren benutten boven tijd plannen voor verbeteren
  9. Stellen van vragen op de werkvloer boven accorderen van voorstellen in de vergaderzaal

Daarnaast wordt het belang van het hebben van een visie toegelicht en wat een verandering naar een meer wendbare organisatie betekent.

Het FOCUS-bord heeft drie doelen namelijk visuele ondersteuning, bevorderen van de samenwerking en het aanbrengen van focus. Het verbindt de strategie met de belangrijkste initiatieven, vertaalt de strategie (thema’s) in doelen op de lange termijn, het lopende jaar en het lopende/komende kwartaal (en uitgesplitst per maand). Er worden KPI’s gebruikt om eenduidig meetbare punten te creëren (status). Doelen worden middels initiatieven gerealiseerd. Initiatieven zijn verzamelingen van mijlpalen om een doel te bereiken. Mijlpalen worden als deliverables beschreven. Ieder initiatief heeft haar eigen facilitator die in de stand-up een update geeft over dit initiatief.

Het is de bedoeling dat wekelijks dit bord wordt bijgewerkt en besproken. Waarbij de voorkeur voor staand vergaderen wordt benadrukt. Voor deze stand-up hebben de auteurs een standaard agenda en grondregels opgesteld (Noot recensent: hoe verhoudt zich dit tot het tweede punt uit het Agile Executive Manifesto (Prioriteren van onderwerpen boven volgen van de agenda?). De agenda bestaat uit de volgende punten: check-in, status impediments, doorlopen initiatieven, hulpvragen/impediments/mededelingen, parkeerplaats-punten, fist of five (mini retro: vuist: kon niet slechter, 5 vingers: kon niet beter).

Iedere drie maanden moet het FOCUS-bord ververst worden, de zogenaamde kwartaalwissel. Hier vinden de volgende gebeurtenissen plaats: review resultaat afgelopen kwartaal en aanpassen/aanscherpen doelen, retrospective, planning komend kwartaal.

Het FOCUS-bord staat niet op zichzelf. Strategie verbindt alle teams en middels het cascaderen van strategische doelen naar onderliggende managementteams bereik je dat iedereen op dezelfde golflengte zit. Een mooie manier hiervoor is dat individuele directieleden op eenzelfde manier met een FOCUS-bord aan de slag gaan voor hun eigen MT.

Om in lijn met ontwikkelteams te blijven en hun werkwijze te begrijpen, wordt aanbevolen dat directie of MTs ook, een maar dan op maat gemaakte, Scrum werkwijze gaan hanteren. Verder beschrijven de auteurs een aantal technieken (FOCUS toolbox) zoals de manifesto workshop, strategy deployment (X-matrix) of Hoshin Kanri, veranderkompas, kanban-bord, focus radar, BCP-methode, feature mapping, de retrospective, delegation poker en de anticipate workshop.

Het boek eindigt met een drietal tips om te starten met agile focus in besturing, een agile leiderschap maturity niveau checklist en een beschrijving van de Rabobank case, de FOCUS way of working.

Conclusie: Vlot leesbaar boek met een praktische aanpak en voorbeelden waarmee je als managementteam direct aan de gang kan gaan om een meer agile focus in de besturing aan te brengen.

Jammer dat de voorbeeld FOCUS-borden zo klein gedrukt zijn (zal wel aan mijn ogen liggen maar ik kon de bovenste regel niet lezen). Daarnaast heb ik persoonlijk moeite met het gebruik van het woord facilitator van het initiatief. Deze facilitator kan volgens de auteurs periodiek wisselen. Ik zou liever geen wisselingen willen zien en dat het de eigenaar/sponsor van een initiatief is die toelicht als er problemen zijn. Daarnaast wordt eigenaar initiatief en facilitator door elkaar gebruikt in de tekst. Verderop in het boek wordt vervolgens het begrip facilitator gebruikt als iemand buiten het team die optreedt als procesbewaker.

Bestellen: Agile focus in besturing

via de auteurs heb ik een voorbeeld van een FOCUS-bord gekregen.

FOCUS-Bord

Downloaden van de drie in het boek genoemde voorbeeldborden: FOCUS bord

In de kop vind je de omschrijvingen van de kolommen, respectievelijk: Thema, Over een jaar doelen, Dit kwartaal doelen, Status van doelen, Belangrijke initiatieven mijlpalen afgelopen kwartaal, mijlpalen maand 1, mijlpalen maand 2, mijlpalen maand 3, mijlpalen komende kwartaal en mijlpalen later, Impediments / Acties (To do, Doing, done) en rechtsonder de Parkeerplek.

Recensies: Het bochtenwerk van de opdrachtgever en Schaalsprongen in de opdracht

Van Edwin van Dieën Kreeg ik bijgaande eerste twee publicaties Het bochtenwerk van de opdrachtgever en Schaalsprongen in de opdracht uit de Kennedy-reeks over goed opdrachtgeverschap. Naar John F. Kennedy vernoemd omdat zijn moon speech (1962] symbool staat voor inspirerend leiderschap en dat kunnen we zien als een sleutelcompetentie van opdrachtgeverschap.

Het bochtenwerk van de opdrachtgever

9789082061611-480x600De eerste publicatie Het bochtenwerk van de opdrachtgever is geschreven door Herman Walta. Geen theorieboek, geen business roman maar een toneelstuk (sketch) over opdrachtgeverschap. Deze sketch is voor het eerst opgevoerd tijdens de IPMA Parade (2012).

In het stuk volgen we een wethouder Onderwijs die als opdrachtgever optreedt bij de bouw van een nieuwe basisschool. In vijf bedrijven krijgen we verschillende dilemma’s en keuzes voorgeschoteld en zien we de consequenties van de gemaakte keuzes waarbij de wethouder steeds verder uit de bocht vliegt. Hierbij staan de vijf bedrijven voor: het goede begin ofwel het besluit tot bouwen, ik ben goed dus ik ben gulzig, als u haast heeft, neem geen tijd, uit de bocht! En ten slotte nog verder uit de bocht.

Een korte leesbare en aansprekende tekst waarin duidelijk wordt dat een opdrachtgever een project kan maken of breken. Prima bruikbaar voor opdrachtgevers in spé die voor hun eerste opdracht staan.

Bestellen: Het bochtenwerk van een opdrachtgever

Schaalsprongen in de opdracht

9789082061628-480x600In het boek Schaalsprongen in de opdracht, geschreven door Edwin van Dieën, wordt een link gelegd met het Cynefin model van Snowdon waarbinnen de auteur verschillende vormen van opdrachtgeverschap positioneert. Daarnaast wordt ook het situationeel leidershapsmodel van Hersey en Blanchard binnen het Cynefin model geplot.

De auteur schetst de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer aan de hand van het zandloper-model. Informatiestromen lopen van boven (de opdrachtgever) naar beneden (de opdrachtnemer) en terug waarbij de opdrachtgever de ruis van boven filtert en de opdrachtnemer niet alle details naar boven stuurt. Dit model wordt vervolgens geprojecteerd in de kwadranten van Cynefin model:

  • Simpel (klus): Opdrachtgever rol is heel beperkt, de opdrachtnemer voert uit
  • Gecompliceerd: Opdrachtgever beslist over oplossing, opdrachtnemer stelt oplossing voor en realiseert
  • Complex: stuurgroep (coalitie) die de rol van opdrachtgever invult
  • Chaos: opdrachtgeverschap zal gedurende de looptijd van het project door verschillende (combinaties van) personen worden ingevuld

Persoonlijk had ik een andere keuze gemaakt met de positionering van opdrachtgeverschap waarbij ik de rol van opdrachtgever gedurende de looptijd van een project in principe bij één persoon houd. In het gecompliceerde domein passen aanpakken zoals PRINCE2 prima waarbij een stuurgroep uit opdrachtgever, sr gebruiker(s) en sr. Leverancier(s) bestaat. In het complexe domein kan je, je juist afvragen of een agile aanpak (experimenteren) met veel decentrale besluitvorming, dus kleine stuurgroep niet beter werkt. In het chaos domein zou ik nog steeds voor één opdrachtgever bijgestaan door anderen gaan, waarbij juist de opdrachtnemer in de tijd kan wisselen (eerst opdrachtnemer om de crisis te stoppen dan een andere opdrachtnemer om puin te ruimen en dan iemand om op te bouwen).

Het tweede gedeelte van het boek koppelt situationeel leiderschap van de opdrachtgever wederom aan de kwadranten van het Cynefin model.

  • Simpel: Delegeren
  • Gecompliceerd: hier passen we, in lijn met de situatie, de bijbehorende stijl van leiderschap toe
  • Complex: hier vragen we van de opdrachtgever om de vier verschillende leiderschap stijlen tegelijkertijd toe te passen
  • Chaos: hier stelt de auteur dat de assen van taakbekwaamheid en motivatie verder doorlopen

Ik vind de opsomming wat gezocht en snap de weergave van het model binnen chaos niet. M.i. kan je afhankelijk van de situatie aan de hand van het model van Hersey en Blanchard de bijbehorende leiderschapsstijl bepalen en naarmate het project complexer wordt zal je vaker binnen dat project als opdrachtgever een andere leiderschapsstijl moeten kiezen.

Kortom een mooie poging om opdrachtgeverschap en stijlen van leidinggeven te positioneren in het Cynefin model maar persoonlijk hecht ik meer waarde aan de wijze waarop besluitvorming tot stand komt binnen de vier kwadranten van het Cynefin model:

  • Simpel: waarnemen – categoriseren – reageren
  • Gecompliceerd: waarnemen – analyseren – reageren
  • Complex: uitproberen – waarnemen – reageren
  • Chaos: handelen – waarnemen – reageren

Neemt niet weg dat ik de Kennedy-reeks een mooi initiatief vind en ik hoop dat er nog vele interessante delen mogen verschijnen. Naar wat ik begrepen heb zullen mogelijke volgende publicaties ingaan op paradigma’s rond opdrachtgeverschap en talentontwikkeling bij opdrachtgevers.

Bestellen: Schaalsprongen in de opdracht