Boekrecensie: De Opdrachtgever – Nieuw leiderschap binnen de overheid

9789401800433-480x600Edwin van Dieën heeft met zijn boek De Opdrachtgever – Nieuw leiderschap binnen de overheid op heldere wijze inzicht gegeven in het opdrachtgeverschap binnen de overheid. Wat is het verschil tussen een bestuurlijk en een ambtelijk opdrachtgever? Hoe lopen de lijnen van opdrachtnemer (projectleider) naar opdrachtgever? Hoe kan je groeien in je rol als opdrachtgever?

Het boek is onderverdeeld in drie delen.

In het eerste deel – Wat is opdrachtgeverschap bij de overheid? – gaat de auteur in op de leiderschap en het opdrachtgeverschap als vorm van leiderschap inclusief verschillende leiderschapsstijlen. Ook wordt de projectdriehoek: bestuurlijk opdrachtgever – ambtelijk opdrachtgever en de projectleider of opdrachtnemer uitgebreid toegelicht en wat de rol is van de volksvertegenwoordiging. In de QRC heb ik dit boekje met de verschillende rollen en relaties samengevat.

Dia1Downloaden: Bestuurlijk Ambtelijk Opdrachtgever

In deel 2 – Hoe word je een betere opdrachtgever? – staat de opdrachtgever centraal. De auteur hanteert hierbij een vijftredenmodel voor professionalisering van de opdrachtgever:

  1. Goede rolverdeling: benoemen en taakomschrijvingen van bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarnaast de opdracht (laten) omschrijven.
  2. Verbeter de opdrachtnemer: eisen, selectie, opleiding, coaching
  3. Sturen op momenten: Business Case, opdrachtformulering, selectie opdrachtnemer, faseovergangen, tussentijdse rapportage, escalatie/ad hoc, afsluiting/evaluatie. Waarin ik het vieren van succes aan toe zou willen voegen.
  4. Verbeter de opdrachtgever: competenties (communiceren, macht, visie en leiderschap), gedelegeerd opdrachtgeverschap.
  5. Verbeter de organisatie: hier worden de voorgaande treden verankerd in de organisatie middels inrichting van een pool met projectleiders/medewerkers en bijbehorende trainingen, opleiding en coaching, veranderen naar processturing, het opdrachtgeverschap als functie met bijbehorende training, coaching en opleiding en het ontwikkelen van een visie op de rol van de opdrachtgever.

Het laatste deel gaat in op de opdrachtgever in specifieke situaties zoals de rol van de opdrachtgever naast die van eigenaar van een agentschap (b.v. De Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit, Rijkswaterstaat, Het Nationaal Archief, et cetera) waarbij de praktijk heel gecompliceerd kan zijn met verschillende opdrachtgevers vanuit verschillende ministeries. Ook het sturen op gemeenschappelijke regelingen (b.v. sociale diensten, recreatieschappen, veiligheidsregio’s, et cetera) als gevolg van structurele samenwerking tussen lagere overheden wordt beschreven aan de hand van het krachtenveld, de tegengestelde belangen tussen opdrachtgevers en het professionaliseren van opdrachtgeverschap bij de sturing op gemeenschappelijke regelingen.

Tenslotte krijg je een beschouwing hoe je als opdrachtgever om moet gaan met een opdrachtnemer die je niet begrijpt en maakt het verschil als je gebruik maakt van een ZZP’er i.p.v. een interne projectleider als opdrachtnemer?

Conclusie: een handig boekje, geschreven vanuit de praktijkervaring van de auteur, voor de opdrachtgever die zijn eigen rol binnen een overheidsorganisatie beter wilt kunnen invullen en voor een projectmanager/projectleider die aan de gang gaat binnen een overheidsorganisatie en het aan te treffen besturingsmodel wilt begrijpen. Daarnaast biedt het vijftredenmodel een stappenplan om het professionaliseren van de opdrachtgever ter hand te nemen en dit is niet alleen bruikbaar binnen de overheid maar ook bij profit organisaties. Verder is het boekje prima geschikt om de verschillen met standaard projectorganisatiestructuren binnen profit organisaties te vergelijken met die binnen de overheid.

Bestellen: De Opdrachtgever – Nieuw leiderschap binnen de overheid

Boekrecensie: 77 Werkvormen voor projectmanagement

9789024404810-480x600Nicoline Mulder heeft met77 Werkvormen voor projectmanagement, voor houvast bij orde en chaos in complexe projecten’ een vervolg, een uitbreiding, op haar bekroonde boek ‘Value-Based Project Managementgeschreven.

Uitgangspunt voor de verschillende werkvormen zijn de elf interventies die samen de basis vormen voor chaordisch projectmanagement, ook wel de Project’s Eleven genoemd:

  • Baseer de aanpak van het project op de gedeelde waarden
  • Richt je aandacht voortdurend op het hogere projectdoel
  • Ontwikkel een projectvisie en houd hem levend
  • Hanteer een ontwikkelingsbenadering met erkenning voor vaagheid
  • Werk op basis van vertrouwen
  • Hanteer transformationeel leiderschap
  • Bewerkstellig de voorwaarden voor zelfsturing
  • Faciliteer creativiteit
  • Laat gebruikers van begin af aan participeren
  • Houd de dialoog met belanghebbenden gaande
  • Werk resultaatgericht, alleen daar waar het past

Verder krijgen we een aantal werkvormen die gericht zijn op het samenspel tussen de verschillende interventies en tenslotte een aantal werkvormen ter ondersteuning van het implementeren van chaordisch projectmanagement.

Per interventie geeft de auteur eerst een toelichting op de interventie en vervolgens een aantal werkvormen waarbij een werkvorm veelal is opgebouwd aan de hand van vier vragen: Wat is er aan de hand? Wat moet er gebeuren? Wat heb je ervoor nodig? En hoe gaat het in zijn werk? Bij iedere werkvorm is de moeilijkheidsfactor aangegeven, hoe lang de interventie duurt (5 minuten tot een paar dagen of continu) en of een facilitator noodzakelijk is. Daarnaast heeft iedere interventie een werkvorm in de vorm van een set van 25-30 vragen over de interventie.

Een paar voorbeelden: Werkvorm 5 gaat over vragen met kracht. Hoe ga je om met het feit als je in cirkels blijft draaien, hoe doorbreek je dat? Een mogelijkheid is het stellen van de goede vraag, een vraag met kracht. Hierbij is het maken van zo’n vraag geen sinecure. De meeste tijd gaat zitten in het maken van een kwalitatief goede vraag waarna het beantwoorden in een fractie van de tijd kan plaatsvinden. Zie ook de TedX ‘Magic in the middle’ van Tom Hurley

Ook een aantal werkvormen m.b.t. Stakeholdermanagement spreken erg tot de verbeelding. Denk hierbij aan werkvormen over de belanghebbendencirkel, een krachtenveldanalyse, het onzekerheidsweb, de strategische dialoog maar ook het terecht als werkvorm genoemde koffiedrinken.

Er worden ook meer complexere werkvormen aangeboden die niet zonder de hulp van ervaren facilitators uitgevoerd kunnen worden zoals bijvoorbeeld het werken met projectopstellingen.

Met een paar werkvormen had ik moeite met de beschrijving. Bijvoorbeeld: Werkvorm 23 Planningspoker. Mijn uitgangspunt. Binnen een agile aanpak bepaalt de Product Owner de prioriteit en bepaalt het team middels planningpoker hoeveel werk ze in een gegeven periode kunnen verzetten door per item de relatieve grootte (b.v. volgens de Fibonacci reeks) vast te stellen. De auteur geeft aan dat planningspoker gaat over prioriteren van complexiteit in plaats van tijd. Hierbij geeft ieder teamlid een waarde aan de opdracht om te komen tot een gedeeld gewicht voor de prioriteit (aan de hand van een set kaarten met gewichten in lijn met Fibonacci). Hier vraag ik mij af hoe ik om moet gaan met een prioriteit van bv 0,5. Ik zou prioriteiten geven aan de hand van een reeks van 1-10. Vervolgens wordt het item met het afgesproken gewicht op de planning gezet. Waar op de planning is mij een raadsel? Daarna kan door het meten van de hoeveelheid tijd die besteed wordt aan de opdracht en dat te verbinden aan het gewicht, eenvoudig vastgesteld worden hoeveel opdrachten realiseerbaar zijn in een bepaalde periode. Had de werkvorm betrekking gehad over het bepalen hoeveel werk door een team verzet kan worden binnen een gegeven periode dan had het duidelijk geweest, en in lijn met de agile aanpak, maar door dit te koppelen aan het prioriteren van complexiteit ben ik los.

Werkvorm 39 gaat over meerdere projectteams binnen zelfsturing. Los van het feit dat ik liever over zelf-organiserend i.p.v. zelfsturend zou willen spreken omdat er toch allerlei kaders worden meegegeven, vind ik deze werkvorm wel heel kort door de bocht. Als ik kijk hoe organisaties nu worstelen om enige vorm van afstemming tussen zelf-organiserende teams te bewerkstelligen door frameworks als SAFe, LeSS of Nexus te implementeren, ben ik van mening dat deze werkvorm veel meer zal omvatten.

Maar zoals gezegd blijven er nog 75 heldere werkvormen over!

Verder treffen we in de bijlagen overzichten van zowel organisatiewaarden als persoonlijke waarden en vragenlijst over transformationeel leiderschap.

Naast het boek is er een ondersteunende website www.valuebasedprojectmanagement.com waar uitleg over Value Based Project Management te vinden is en ter ondersteuning van verschillende werkvormen een set kaarten van Project’s Eleven en het waardenspel.

Conclusie. Een must als je werkt volgens Value Based Project Management. Daarnaast zijn vele werkvormen ook prima bruikbaar als je andere frameworks hanteert bij het uitvoeren van je project of als je in een agile omgeving werkt waarin ook het hebben van een visie, waarde, gericht op een doel, vertrouwen, zelf-organiserend, leiderschap, creativiteit en gebruikersparticipatie en communicatie sleutelwoorden zijn.

Bestellen: 77 Werkvormen voor projectmanagement

Book review: The Agility Shift

9781629560700-480x600Pamela Meyer is the author of the book ‘The Agility Shift. Create Agile and Effective Leaders, Teams, and Organizations’. Not a book about an agile framework but a guide to help organisations and their leaders and employees to make a shift to the right in terms of Bob Marshall’s right shifting model to become more effective, to become more agile!

The book is divided in three parts. Part one covers the understanding and dynamics of the agility shift by explaining what and why, by weaving the relation web for agility and discovering the five dynamics of the agility shift. Part two explains what it means to make the agility shift at all levels of the system. Talking about the agile leader, the agile team and the agile organisation. Part three focusses on putting agility into work. How can you shift to agile learning and development and recruiting, reinforcing, recognizing and retaining your agile talent?

Agility shift can be summarized by the three C’s: Agility Competence, Agility Capacity and Agility Confidence and is first and foremost a shift in mind-set. A shift from the false comfort of “a plan” to achieving a state of readiness to find the opportunity in the unexpected. To build this readiness you can make use of your own Relational Web.

Dia3

To download the QRC The Relational Web: The agility shift web

Becoming an agile leader asks for a leadership mind-set for agility, whole-person agility and learning agility. To build a team make use of lessons from improvement, high-stake and development teams: work with the same understanding of the givens, agree to the givens, practice gift giving, practice finding the game, provide opportunities for interaction, make communication and coordination expectations explicit, expect role elasticity and learning agility, develop resource awareness, practice rapid prototyping: fail faster, learn quicker, work at a sustainable pace and capacity, create an agile manifesto for your team.

When agile leadership and the first teams are in place you can start co-creating the agile organisation by weaving the organisational relational web (create groups that foster employee camaraderie, maximize your relational web potential, and improve the proximity between members of your relational web), Structuring for the agility shift (create opportunities to identify the bare spots, get input on barriers and enablers, and resist the urge to formalize) and las but not least expand engagement to build capacity for decision making (empowerment) and converge planning and action to maximize your organizational agility.

The last part explains what the shift means for agile learning and development and recruiting, reinforcing, recognizing, and retaining your agile talent. You get an overview of competencies, skills and practices and performance indicators as well as a helping aid for recruiting for agility with sample conversation topics/scenarios and questions and tips to listen and look for specific performance indicators.

Conclusion: No matter what agile framework you are using, this book will bring you above the level of framework techniques and gives you helpful insights to become more agile. A must read for agile leads!

To buy: The Agility Shift

Book review: Together is Better

9200000051782738Most people know Simon Sinek from one of the most watched TED talks of all time (Start with Why). He wrote a nice little inspirational book ‘Together is Better’ and as you can imagine he didn’t do it alone. Ethan M. Aldridge created fantastic illustrations to tell the story of three friends. In this story, these three friends have moments of happiness but they live in the shadow of the “king of the playground.” This king cares mostly about himself and his own status and leads through fear. As a result, the other kids stick to themselves for fear of being singled out for attention.

The author uses this story as a metaphor for organizations where the “king of the playground” is the boss.

You get many quotes, one-liners, axioms and anecdotes expressing different situations in an organization and probably you will recognize many of them. This booklet will give you food for thought and suggestions to move forward. The author Talks about vision, collaboration, inspiration, trust, building teams, and leadership. For example, we talk nowadays a lot about agile teams. Give this one from the book a thought:

“A team is not a group of people who work together.

A team is a group of people who trust each other”

If you are looking for some inspiration for yourself, or maybe for a team retrospective when the team is not a team yet or if you are looking for a nice giveaway this is the book.

Together is better

Simon Sinek’s favorite scene.

To buy: Together is Better

In Dutch: Samen is Beter

Book review: That’s Not How We Do It Here!

9780399563942-200x300John Kotter and Holger Rathgeber have once again managed to make the complicated matter of dual systems in organizations (see Kotter’s book ‘XLR8 – Accelerate‘) accessible in a parable for a wide audience. In this book, ‘That’s Not How We Do It Here! A Story About How Organizations Rise and Fall – and Can Rise Again’ we follow a colony of 150 meerkats in the Kalahari, a hot, dry region of southern Africa.

Initially we follow the tightly run, highly hierarchical meerkats colony where everything takes place in accordance with prescribed procedures. If there are no threats, things run smoothly in the colony but when the colony is plagued by drought, resources run out and when they are attacked by hostile predators, the colony is powerless. Ideas or experiments are not appreciated, in fact directly crushed by saying ” That’s not how we do it here”.

Two young, smart adventurous meerkats, Nadia and Ayo decide to look outside for a solution to save the colony. Initially they found some liberated or dislocated colonies that faces problems even bigger and they are not welcome. Looks like that having rules and procedures has positive aspects too.

Eventually, they end up at a small innovative colony led by an inspirational leader. In this colony, there is room for new ideas and experiments. Initiatives are worked out by Spontaneously formed new temporary teams, and as a result the colony is flourishing. In this self-organising colony, they can live without standard procedures. This success has not gone unnoticed. An increasing number of meerkats align themselves with this colony, and this does not remain without consequences. Where issues in a small team were spontaneously picked up and solved, in a large colony this asks for rules and procedures.

This brings Nadia to the clever idea to connect both organizational structures together (The dual system in the book ‘XLR8 – Accelerate’). The hierarchical organization for all standard matters that should be settled in a colony and an organizational structure with temporary teams to experiment and find solutions to problems. Nadia returns to its former colony and brings it into practice there.

On the site www.kotterinternational.com you can download material (manual, PowerPoint) to start a discussion within your own company.

To order: That’s Not How We Do It Here!

boekrecensie: Zo doen we dat hier niet!

9789047009603-480x600John Kotter en Holger Rathgeber zijn er wederom in geslaagd om ingewikkelde materie, in dit geval over duale systemen in organisaties (zie Kotter’s boek ‘Versnellen’) in een parabel voor een breed publiek toegankelijk te maken. In dit boek ‘Zo doen we dat hier niet! Succesvol zijn en blijven in tijden van verandering volgen we een kolonie van 150 stokstaartjes in Kalahari, een warm en droog gebied in het zuiden van Afrika.

In eerste instantie zien we een strak geleide, sterk hiërarchische stokstaartjes kolonie waarbinnen alles volgens voorgeschreven richtlijnen en procedures plaatsvindt. Zolang er geen bedreigingen zijn verloopt het in de kolonie naar wens maar op het moment dat de kolonie geteisterd wordt door droogte, voorraden opraken en ze aangevallen worden door vijandige roofdieren staat de kolonie machteloos. Ideeën of experimenten worden niet gewaardeerd, sterker nog worden direct de kop ingedrukt met de opmerking “zo doen we dat hier niet “.

Twee jonge, slimme avontuurlijke stokstaartjes, Nadia en Ayo besluiten op zoek te gaan naar een oplossing om de kolonie te redden. In eerste instantie komen ze bij een andere meer vrijgevochten of ontwrichte kolonies waar de problemen nog groter zijn en zij zelf niet welkom zijn. Het hebben van regels en procedures heeft dus ook positieve kanten.

Uiteindelijk belanden ze bij een kleine innovatieve kolonie die geleid wordt door een inspirerend leider. In deze kolonie is ruimte voor nieuwe ideeën en experimenten. Worden spontaan nieuwe tijdelijke teams gevormd als een initiatief uitgewerkt en handen en voeten gegeven moet worden zodat de kolonie floreert. Standaard procedures zijn niet nodig. De kolonie is zelf organiserend. Dit succes blijft niet onopgemerkt. Steeds meer stokstaartjes sluiten zich bij deze kolonie aan en dat blijft niet zonder gevolgen. Waar in een klein team problemen spontaan konden worden opgepakt en opgelost vraagt zo’n grote kolonie toch regels en procedures.

Dit brengt Nadia tot het slimme idee om beide organisatie structuren met elkaar te verbinden (Duaal systeem in het boek ‘Versneller’). De hiërarchische organisatie voor alle standaard zaken die in een kolonie geregeld moeten worden en organisatievorm met tijdelijke teams om te experimenteren en oplossingen vinden voor problemen. Met dit beeld keert Nadia terug naar haar oude kolonie en brengt het daar in de praktijk.

Op de site www.kotterinternational.com is verder materiaal (handleiding, PowerPoint) te downloaden om de discussie binnen je eigen bedrijf aan te gaan.

Bestellen:

A new kid on the PM methodology block: The Half Double Methodology

halfdoubleIn my last review (How to DO projects), I found a reference to a new Danish initiative “Project Half Double” A journey to conceptualize a new project management methodology through research and the collection of best practice methods. Furthermore, to experiment with the methodology on selected real life projects and gather learnings – and in the process, engage a leading community of project practitioners.

Looks like I must update my lost in standards article again.

At this moment, you can find on the corresponding website an explanation of the methodology, many, many youtube movies, a book in progress (the thirst three chapters can be downloaded (great layout, easy to read, nice content), example projects and a community to co-create this methodology.

looks like a promising methodology making use of best practises from the traditional as well as lean-agile world. So it can be used in a hybrid project environment.

See: http://www.projecthalfdouble.dk/en/