50 shades of gray between agile and waterfall

50 shades (article picture horizontal)This article, published in Kwartalnik Project Management Institute Poland Chapter http://www.strefapmi.pl Wrzesień 2019 nr 26, is an updated version of the 50 shades of gray between agile and waterfall story I presented during the last NTPM 2019 conference in Gdańsk, Poland. Of course, an article cannot replace the pictures, sound tracks, movies and interactions I used, but it gives an impression of my message.

In this article I focus on five perspectives, namely the project manager, leadership, organizations, teams and culture. For each perspective I look into the traditional and agile view and what’s in between.

To download the magazine including my article and many more (mostly in Polish and some in English): Strefa-PMI-26-2019 (50 shades article Henny)

To visit the PMI Poland Chapter site: strefapmi.pl

Nieuwe Agile programmamanagement training

AgilePgM EN Foundation v1.0

Veel organisaties zoeken naar manieren om meer wendbaar te worden en sneller in te spelen op veranderingen in hun omgeving. Veelgehoorde termen zijn dan agile werken, opgavegericht werken, maar ook programmatisch werken. (Hoe) komen deze verschillende manieren van werken bij elkaar en kunnen ze elkaar versterken (fit)? Of staan ze op gespannen voet met elkaar (fitty)?

In deze training (2 dagen en tussenliggende avond) gaan we dieper in op de verbinding tussen agile werken en programmamanagement. Enerzijds doen we dat vanuit de invalshoek hoe je een programma agile vormgeeft en anderzijds vanuit de invalshoek hoe je een programma in een organisatie doet die agile werkt of meer agile wil gaan werken. Vragen die bijvoorbeeld aan de orde komen, zijn:

  • Waarom zou je agile werken in een programma? En wanneer is dat minder aan de orde?
  • Hoe verhoudt het kortcyclische perspectief van het agile werken (met vaste teams als basis) zich tot het meerjarige en tijdelijke perspectief van het programmatisch werken?
  • Als je principes van agile werken toepast in een programma (zoals zelforganisatie, veel interactie met de klant en kortcyclisch werken), hoe kan dat er dan uit komen te zien?
  • Hoe doe je een programma in een organisatie die zowel agile manieren van werken hanteert als meer ‘traditionele’ manieren van werken kent?

AgilePgM als vertrekpunt

In deze training gebruiken we het gedachtegoed van AgilePgM, ontwikkeld door ABC (voorheen DSDM), als uitgangspunt. In de verschillende dagdelen behandelen we de onderdelen van deze aanpak – zoals de principes, de governance, de rollen, de aansturing, en aansluiting op projectaanpakken zoals PRINCE2 Agile en AgilePM en dergelijke – maar we doen dat niet als een doel op zich. De methode blijft ondergeschikt aan het te pakken krijgen van de bedoeling: meer wendbare organisaties en programma’s creëren, die beter invulling geven aan de wensen van de klant of de doelgroep.

Aanvullend hierop gaan we in op het leiderschap van de programmamanager, met thema’s als het creëren van eigenaarschap, omgaan met macht en gezag, dienstbaar handelen, jezelf en anderen ontwikkelen, en dergelijke. Hierover heeft Björn met collega’s het nodige geschreven in het boek Leiderschap van de programmamanager (2018).

Globaal programma van de training

  • Kiezen: waarom zou je voor agile programmamanagement kiezen, en waar kies je dan voor?
  • Programmeren: hoe geef je een agile programma inhoudelijk vorm, hoe grijpen de levenscycli van agile programma’s en agile projecten in elkaar?
  • Organiseren & samenwerken: welke rollen kom je in een agile programma tegen, hoe ziet de rolverdeling eruit, hoe werken die rollen samen, en welk leiderschap vraagt dat?
  • Besturen & beslissen: hoe krijg je inzicht in en stuur je op de voortgang in een agile programma, hoe ga je om met besluitvorming?

Aanvullende certificering mogelijk

Na deze training is het mogelijk om op te gaan voor je certificering in AgilePgM. Daarvoor bieden we ook een extra examentraining aan van een halve dag. Dit is optioneel en niet inbegrepen in de kosten.

Doelgroep van deze training

Programmamanagers met minimaal 1 à 2 jaar ervaring en werkzaam in de publieke of private sector.

Uitgangspunten bij deze training

Het vertrekpunt is dat deelnemers op het programmaniveau tot meer wendbaarheid willen komen. We richten ons erop om de inzichten toepasbaar te maken voor alle typen programma’s. Deelnemers kunnen een eigen case inbrengen waar we in het programma steeds op terugvallen om de theorie te vertalen naar de praktijk van het eigen programma. We wisselen theorie, praktijkvoorbeelden en de toepassing op de eigen opgaven af om te ervaren hoe het uitpakt en welke vragen er dan ontstaan.

Gevraagde voorbereiding

Ter voorbereiding op de training vragen we je onder meer het boek AgilePgM te lezen. Dit is Engelstalig (de training zelf is in het Nederlands, maar de materialen zijn (deels) in het Engels). Mocht je meer over agile werken en programmamanagement willen lezen, dan kunnen we je aanvullende leessuggesties doen.

Kosten voor deze training

De kosten voor deelname aan deze training bedragen € 1.995,–, exclusief BTW, exclusief de kosten voor een optionele examentraining en certificering, inclusief de kosten voor locatie, catering, materialen en de tussenliggende overnachting. Wil je ook deelnemen aan de examentraining van een halve dag en je certificering in AgilePGM behalen, dan zijn de aanvullende kosten € 545,–. Wil je alleen je certificering behalen zonder de examentraining, dan zijn de aanvullende kosten € 295,–.

Belangstelling

Voordat Björn en ik deze training gaan plannen, willen we eerst de behoefte peilen. Laat bij comments je bericht achter of stuur een mail naar Henny.portman@hwpconsulting.nl

De trainers

BjornBjörn begeleidt mensen, teams en organisaties om met behulp van projecten en programma’s hun ambities te realiseren. Sinds 1 januari 2018 doet hij dat vanuit zijn eigen adviesbureau Good Work Company. Hiervoor was hij onder meer 11 jaar adviseur en partner bij Twynstra Gudde. In zijn werk helpt hij mensen, teams en organisaties hun programma’s en projecten goed op de rit te krijgen en steeds beter te worden in het realiseren van dat soort opgaven. Dat doet hij bij voorkeur door dicht op de praktijk te begeleiden. Ook ondersteunt hij directies en managementteams bij het professionaliseren van hun organisaties in project- en programmamanagement. Björn onderneemt allerlei initiatieven om met name het vakgebied van programmamanagement verder te ontwikkelen, onder meer via zijn website en boek Werken aan Programma’s, een platform voor en boek over programmamanagement. Het beschrijft zijn gedachtegoed over programmamanagement, online en voor iedereen beschikbaar. In 2016 publiceerde hij ook een boek over het Program Canvas, een handig hulpmiddel om snel en samen met betrokkenen tot de kern van een programma te komen. Al jaren heeft hij een actieve rol in het PGM Open en het PGM Open Netwerk, een event en een platform voor kennisontwikkeling, ervaringsuitwisseling en netwerkvorming tussen programmamanagers. Met zijn partners in het PGM Open, Jo Bos en Helmuth Stoop, publiceerde hij in 2018 het boek Leiderschap van de programmamanager. Ook begeleidt hij de open training programmamanagement van Twynstra Gudde.

HennyAls partner bij HWP Consulting richt Henny zich op het begeleiden van organisaties bij de transitie naar meer agile project/programamanagement. Henny helpt organisaties bij het verschuiven naar steeds meer hybride projectbesturing met het verkrijgen van inzicht en overzicht van de portfolio en de veranderende aansturing daarvan. Bij het beoordelen van de volwassenheid maakt hij o.a. gebruik van de P3M3-methodiek. Op basis van zijn meest recente boek ‘Scaling agile’ wordt Henny veel gevraagd om managementteams op weg te helpen. Als auteur van vakboeken en artikelen, blogger/recensent (https://hennyportman.wordpress.com) en zijn deelname aan toonaangevende kenniswerkgroepen en spreker op internationale congressen en gastdocent op Hogescholen en Universiteiten levert Henny een actieve bijdrage aan de ontwikkeling het vakgebied. Henny is een vakspecialist die zijn passie voor het vakgebied portfolio-, programma-, projectmanagement en PMO’s en zijn aversie tegen bureaucratie weet te vertalen in doelmatige en pragmatische oplossingen. Hij staat voor het verbinden en opzetten van PM(O) netwerken binnen en buiten organisaties waarin kennisuitwisseling, vragen en leren van elkaar centraal staan. Henny heeft 40 jaar (internationale) ervaring op het gebied van project-, programma- en portfoliomanagement en het opzetten en verder professionaliseren van PMO’s in (Oost) Europa en Azië en is coach en trainer in uiteenlopende methodieken en werkwijzen w.o. PRINCE2 Agile®, MoP®, MSP®, P3O®, SAFe®, AgilePM®, AgilePgM®, AgileSHIFT® en P3M3® en PMO Value Ring consultant.

Review Agile Governance and Audit

9200000030027431Christopher Wright wrote the book Agile Governance and Audit – An overview for auditors and agile teams. Auditing of an agile way of working looks like an unexplored corner. There is not that much written about this topic.

Agile Governance and Audit gives a short introduction to agile, compares agile with waterfall and looks at audit and agile cultures. The author follows a project life cycle from idea towards a usable product including governance and control.

Based on an audit objective related to the position in the life cycle, you get the main risks to consider, the audit approach including a set of questions and a conclusion. The following audit objectives are explored:

  • Auditing agile versus waterfall: To ensure management has adequate controls for decisions regarding the choice of approach for projects (agile/waterfall/hybrid approach) and has established the governance and infrastructure to support these approaches
  • Auditing project initiation: To ensure management has adequate procedural controls and evidence for decisions regarding inception and choice of approach, business benefits, risk/compliance implication, phasing and level of governance required. A case study is included
  • Auditing requirements gathering: To ensure management has adequate controls and evidence for decisions for the consistent gathering, assessment, prioritization and approval of high-level business requirements. A case study is included
  • Auditing build and testingphases: To ensure management has adequate controls and evidence for decisions regarding testing performed, and that that testing will ensure management requirements will be met
  • Auditing business handover: To ensure management has adequate controls and evidence so that functionality, processes and controls can be operated effectively and maintained by the business post Go Life
  • Auditing agile governance: To ensure management has established an effective and efficient framework for governance off the project, with appropriate evidence being retained.

The final chapter gives some top tips for auditors as a take-away.

Conclusion: This easy to read book focusses on projects with an agile delivery team using Scrum, Unified Process or XP. This means, in this book, a temporary organization using an agile way of working that is close to more traditional project management. This is where we now see PRINCE2 Agile, AgilePM, DAD or PMI Agile. I would say it’s a good starting point, and it helps to get an understanding what kind of controls you need to put in place. On the other hand, I hoped to find some audit practices regarding organizations with permanent agile teams using SAFe or LeSS or other agile scaling frameworks. In these situations, the focus will probably be on requirements/user stories/backlog items, roles, governance, decentralized decision making, DevOps, automated testing, continuous integration, continuous deployment and transition. And these areas are not covered in this book (understandable because the book was written in 2014).

In a next post I will review another book in this area: A guide to Assurance of Agile Delivery. Please let me know if you are aware of other books in this area.

To order (Bol.com): Agile Governance and Audit

 

Recensie Brave new work

9789047012733-480x600Aaron Dignan laat in zijn boek Brave new workzien hoe hij aankijkt tegen evolutionaire (wendbare) organisaties en wat je kan doen om ook een wendbare organisatie te worden.

Het boek is opgebouwd uit drie delen. Het eerste deel – De toekomst van ons werklaat zien hoe als gevolg van de technologische vooruitgang ons werk is veranderd en anderzijds dat voor veel organisaties dit niet geldt voor het management. Een organogram van een organisatie van 100 jaar terug, ziet er vandaag de dag bij vele organisaties nog steeds zo uit. Maar er zijn ook organisaties die het compleet anders doen waarbij de illusie van controle wordt ingeruild voor iets veel beters. Deze grensverleggende organisaties noemt de auteur evolutionaire organisaties. Evolutionaire organisaties hebben een positief mensbeeld en zijn complexiteitsbewust en gebruiken deze mindsets om hun gezamenlijke operating system (hoe de organisatie werkt) met zijn allen continu te verbeteren.

Op basis van opmerkingen door het gehele boek zijn evolutionaire organisaties als volgt te karakteriseren:

  • Groeien zonder dat dit ten koste gaat van hun cultuur
  • Werken minder uren maar krijgen meer gedaan
  • Hebben duurzaamheid hoog in het vaandel, maar blijven hoge winsten maken
  • Creëren welvaart voor aandeelhouders en hun werknemers, klanten en omgeving
  • Weten dat als je mensen als onnozelaars behandelt, ze zich ook zo zullen gedragen en als je ze behandelt als kanjers, ze kanjers worden
  • Hebben een opbouwend doel, oftewel een missie die mensen doet opbloeien
  • Zorgen ervoor dat iedereen de vrijheid en autonomie heeft om te werken aan het hogere doel van de organisatie
  • leggen focus op hun waarde creërende structuur
  • Werken vaak met eenheden of cellen van tien tot honderdvijftig zelfstandige medewerkers
  • Zijn transparant
  • Zoeken elkaar op
  • Nemen sneller betere beslissingen
  • Iedereen kan een besluit nemen, maar moeten wel advies vragen aan collega’s met ervaring of die de gevolgen ondervinden
  • Zijn dynamisch bij het toewijzen van middelen
  • Creëren teams en heffen deze waar nodig weer op
  • Innoveren producten en processen
  • Komen samen op twaalf gebieden (het OS-canvas).

Dit laatste punt, evolutionaire organisaties komen samen op 12 gebieden, wordt uitgewerkt in deel twee – Het operating system. De 12 gebieden vormen het OS-canvas (Operating System Canvas).

Het OS-canvas:

  • PURPOSE: Hoe we onze koers bepalen en hierop sturen. De bestaansreden die de essentie vormt van een organisatie, team of individu.
  • AUTORITEIT: Hoe we de zeggenschap verdelen en beslissingen nemen. Het recht om beslissingen en maatregelen te nemen of om anderen aan te zetten dat te doen.
  • STRUCTUUR: Hoe we ons organiseren en teams vormen. De anatomie van de organisatie en formele, informele en waarde creërende netwerken.
  • STRATEGIE: Hoe we plannen en prioriteren. Het proces waarmee we cruciale factoren of uitdagingen identificeren en de middelen die we gebruiken om deze te overwinnen.
  • MIDDELEN: Hoe we onze tijd en ons geld besteden. De toewijzing van kapitaal, inspanning, ruimte en andere assets.
  • INNOVATIE: Hoe we leren en onszelf ontwikkelen. Het creëren van iets nieuws en het door ontwikkelen van wat al bestaat.
  • WORKFLOW: Hoe w ons werk verdelen en uitvoeren. Het pad en proces van waarde creatie.
  • VERGADERINGEN: Hoe we samenkomen en coördineren. De vele manieren waarop teams en leden ervan samenkomen.
  • INFORMATIE: Hoe we data delen en gebruiken. Hoe data, inzichten en kennis door de organisatie stromen.
  • LIDMAATSCHAP: Hoe we relaties definiëren en cultiveren. De kaders en voorwaarden die gelden wanneer je toetreedt tot teams of organisaties, hier deel van uitmaakt of deze verlaat.
  • MEESTERSCHAP: Hoe we groeien en volwassen worden. De reis van zelfontdekking en -ontwikkeling en de manier waarop talent, vaardigheden en competenties voeden.
  • BELONING:Hoe en in welke vorm we belonen. Lonen, salarissen, bonussen, commissies, secondaire arbeidsvoorwaarden, winstdeling, aandelen en opties.

QRC (Brave new work, 190901) v1.0Downloaden: QRC (Brave new work, 190901) v1.0

Ieder onderdeel uit het OS-canvas wordt in een eigen hoofdstuk nader uitgewerkt. Je krijgt een uitgebreide toelichting aan de hand van concrete voorbeelden. Ook worden vele toe te passen technieken en stappenplannen aangereikt. Daarnaast krijg je per onderdeel een vragenlijst die aan de gehele organisatie of aan een afzonderlijke teams gesteld kunnen worden ter ondersteuning van uitstekende gesprekken en indringende verhalen om te bepalen welke elementen in je cultuur moeten worden versterkt en wat er anders moet. Ieder hoofdstuk wordt afgesloten met een toelichting op de twee mindsets. Hoe kun je een positief mensbeeld en complexiteitsbewustzijn verwerken in het beschreven onderdeel.

In het derde deel – De verandering staat de vraag centraal hoe een transformatie van het operating system gemiddeld genomen in zijn werk gaat. Hierbij wordt uitgegaan van een doorlopende participerende verandering. Binnen deze doorlopende participerende verandering spelen zes patronen een belangrijke rol (N.B. het is geen stappenplan want de volgorde ligt niet vast, het zijn meer drempels waar je overheen moet).

  • Commitment: Wanneer degenen met macht of invloed zich inzetten om de bureaucratie een halt toe te roepen (Autonomie, instemming, transparantie)
  • Grenzen: Wanneer een liminale ruimte wordt gemaakt en beschermd
  • Priming: Wanneer iedereen wordt uitgenodigd om anders te denken en te werken (complexiteit, emergentie, zelforganisatie, organisatieschuld, agile, lean, motivatie, zelfbewustzijn, meesterschap, et cetera)
  • Looping: Wanneer verandering wordt gedecentraliseerd en zelfsturing begint (spanningen identificeren, maatregelen treffen, experimenten uitvoeren)
  • Omslag: Wanneer het systeem het omslagpunt heeft bereikt en er geen weg meer terug is
  • Continuïteit: Wanneer doorlopende participerende verandering een manier van leven is geworden en de organisatie een bijdrage levert aan de bredere praktijkgemeenschap (de rol van de leider: ruimte creëren, ruimte behouden).

Conclusie: Een boek dat laat zien wat het betekent om een wendbare organisatie te worden zonder te verzanden in een beschrijving van het implementeren van een (scaling) agile framework, want daarmee alleen kom je er niet. Een must read voor managers, met vele praktische handvatten om aan de gang te gaan.

Bestellen (Managementboek.nl): Brave new work

Bestellen (Bol.com): Brave new work

AGILE NXT Future Friday; it’s not just an ordinary conference!

Schermafdruk 2019-08-29 12.59.26.pngAGILE NXT Future Friday; it’s not just an ordinary conference!
13 September aanstaande.

Het meest recente AGILE NXT magazine (zie review) biedt een scala aan artikelen waarin agile performance management centraal staat.

Dit is ook het thema tijdens de komende AGILE NXT Future Friday. Hier krijg je een sneak preview in de Agile performance wereld van morgen en komen naast de auteurs van twee AGILE NXT artikelen een aantal andere sprekers aan bod, waaronder keynote speaker Maarten van der Weijden die inzicht geeft over de waarde van metrics bij het leveren van topprestaties. Ik ben zelf bij de eerste AGILE NXT Future Friday geweest en ik kan dit echt aanraden als je de volgende stap naar de toekomst wilt zetten. Het is een 1 daagse conferentie waarbij je volledig geïnspireerd wordt en je veel handvatten krijgt om de geleerde stof de volgende dag in de praktijk te brengen.

Voor deze editie ziet de inhoud er als volgt uit. Samen met Pieter Rijken leer je hoe je de effectiviteit van coaching kan meten door gebruik te maken van Data Science. Riët Broekhuizen laat zien hoe de performance van autonome teams significant stijgt als de kaders duidelijk zijn. Gaat je brein op scherp, als je ziet hoe Agile methoden en coaching de prestaties verbeteren. Theo Gerrits leert je de aanpak. Én laat Rik de Groot zien dat het tijd wordt dat roadblocks voor optimale performance worden verwijderd. Dit in combinatie met Maarten van der Weijden.

Over de vorige AGILE NXT Future Friday was ik meer dan tevreden. Een hele goede dynamiek, interactief, veel hele goede content, heerlijk eten en ik ga er vanuit dat ik na afloop ook over deze dag een positieve retrospective kan schrijven. Wellicht spreek ik je tijdens deze dag.

Middels bijgaande link kan je je inschrijven.

En voor meer informatie over de sprekers en hun sessies kunt je kijken op de website.

Review Make Disruption Work

9789082838206-480x600Alexandra Jankovich and Tom Voskes wrote the book Make Disruption Work – a CEO handbook for digital transformation. Everybody is talking about digital disruption. It will continue impacting every sector and industry and creating new ways for companies to serve customers better, faster and cheaper. Those companies that adapt and make disruption work for them, win big; those that don’t get boiled like frogs.

The book is built around the 5D model. Each step has its own chapter with explanations of the key points in that step and related examples of existing companies. The final part of the book is dedicated to three case studies. The chocolate world (de-decentralizing: autonomous-owners to everyone-wants-in), Dealcraze.com (back from the brink: data saves) and Prospect & Micawber (safety through risk). The case studies are detailed and risk, covering not only the sunny side, but also the gritty problems and misconceptions faced, as well as key case data.

The 5D model:

  1. Discover the new world. CEOs ask: ‘How is my industry going to be disrupted?’ Start by looking up
  2. Define how to act. The game has changed. There are six new rules, and seven strategies to match
  3. Determine what you need. Organize to deliver speed and disruption, and approach tech right
  4. Drive the change. Get your capabilities, get your team, go!
  5. Delight in the new world. Lead, act, and tell the story.

QRC (make disruption work, 190821) v1.0To download: QRC (make disruption work, 190821) v1.0

Conclusion: The book is easy to read, easy to digest, and visually attractive. By following the 5D model you get a lot of useful advice for senior leaders how to cope with disruption and how to make disruption work for you.

To order (Managementboek.nl): Make Disruption Work – a CEO handboek for digital transformation

Nederlandse versie: Make disruption Work – Een CEO-handboek voor digitale transformatie

 

Review Official PRINCE2 Foundation App

1200x630waA companion learning tool to pass the PRINCE2 Foundation exam. It’s based on a simple 3-step approach: study, practise and mock exams. You can do a quick test by topic or a full mock exam. You can review answers provided with explanations and results will be tracked by topic.

It can be used as a reference tool with a comprehensive glossary with search function across the whole App. The App contains a case study to bring PRINCE2 to life and offers links to continue your PRINCE2 journey.

On the main menu you have to choose between study or practice. In the study part you will be able to read a case study (Axle Car Hire) about project management and study for your exam with Study Cards (in total 240 questions). The case study contains 5 topics:

  • Introduction to PRINCE2: introducing the company, it’s vision, the project and the key employees
  • Principles: remarks from the key stakeholders in line with the principles
  • Themes: purpose and remarks from the key stakeholders in line with the themes business case, organization, quality and plans
  • Themes 2: purpose and remarks from the key stakeholders in line with the themes risk, change and progress
  • Processes: purpose and remarks from the key stakeholders in line with the processes starting up a project, directing a project (3 parts), initiating a project, managing a stage boundary, controlling a stage, managing product delivery and closing a project.

The study cards are in line with the five topics. When you give the right answer, you get an explanation why that’s the correct answer. If you give an incorrect answer you get an explanation why it’s incorrect.

In the practice part you can select a quick test or mock exam. The length of the quick test (min 10, max 30 minutes) and the number of questions (between 20 and 40) can be adjusted. The Mock exams are 60 questions in 60 minutes. The questions are the same as the study cards. 

Conclusion: In total 240 questions, which more than enough to prepare yourself for the foundation exam. The App could be of more value if the study cards are based on the case itself.

Some potential improvement points:

  • Navigation: if you mark a topic as read you imediatly get the next topic and before you know you mark that one as read too.
  • Navigation. Replace < on the top with HOME. If you use this as previous screen/previous question you have to start all over with the study cards. Or add a message in line with the mock exam.
  • In the case there is a reference to PRINCE2 role: Sponsor (incorrect, see glossary).
  • Some questions refer to the Commissioning organization (not in the glossary).

EB8DnayWwAIyOqc