Tag Archives: Opdrachtgeverschap

Recensies: Het bochtenwerk van de opdrachtgever en Schaalsprongen in de opdracht

Van Edwin van Dieën Kreeg ik bijgaande eerste twee publicaties Het bochtenwerk van de opdrachtgever en Schaalsprongen in de opdracht uit de Kennedy-reeks over goed opdrachtgeverschap. Naar John F. Kennedy vernoemd omdat zijn moon speech (1962] symbool staat voor inspirerend leiderschap en dat kunnen we zien als een sleutelcompetentie van opdrachtgeverschap.

Het bochtenwerk van de opdrachtgever

9789082061611-480x600De eerste publicatie Het bochtenwerk van de opdrachtgever is geschreven door Herman Walta. Geen theorieboek, geen business roman maar een toneelstuk (sketch) over opdrachtgeverschap. Deze sketch is voor het eerst opgevoerd tijdens de IPMA Parade (2012).

In het stuk volgen we een wethouder Onderwijs die als opdrachtgever optreedt bij de bouw van een nieuwe basisschool. In vijf bedrijven krijgen we verschillende dilemma’s en keuzes voorgeschoteld en zien we de consequenties van de gemaakte keuzes waarbij de wethouder steeds verder uit de bocht vliegt. Hierbij staan de vijf bedrijven voor: het goede begin ofwel het besluit tot bouwen, ik ben goed dus ik ben gulzig, als u haast heeft, neem geen tijd, uit de bocht! En ten slotte nog verder uit de bocht.

Een korte leesbare en aansprekende tekst waarin duidelijk wordt dat een opdrachtgever een project kan maken of breken. Prima bruikbaar voor opdrachtgevers in spé die voor hun eerste opdracht staan.

Bestellen: Het bochtenwerk van een opdrachtgever

Schaalsprongen in de opdracht

9789082061628-480x600In het boek Schaalsprongen in de opdracht, geschreven door Edwin van Dieën, wordt een link gelegd met het Cynefin model van Snowdon waarbinnen de auteur verschillende vormen van opdrachtgeverschap positioneert. Daarnaast wordt ook het situationeel leidershapsmodel van Hersey en Blanchard binnen het Cynefin model geplot.

De auteur schetst de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer aan de hand van het zandloper-model. Informatiestromen lopen van boven (de opdrachtgever) naar beneden (de opdrachtnemer) en terug waarbij de opdrachtgever de ruis van boven filtert en de opdrachtnemer niet alle details naar boven stuurt. Dit model wordt vervolgens geprojecteerd in de kwadranten van Cynefin model:

  • Simpel (klus): Opdrachtgever rol is heel beperkt, de opdrachtnemer voert uit
  • Gecompliceerd: Opdrachtgever beslist over oplossing, opdrachtnemer stelt oplossing voor en realiseert
  • Complex: stuurgroep (coalitie) die de rol van opdrachtgever invult
  • Chaos: opdrachtgeverschap zal gedurende de looptijd van het project door verschillende (combinaties van) personen worden ingevuld

Persoonlijk had ik een andere keuze gemaakt met de positionering van opdrachtgeverschap waarbij ik de rol van opdrachtgever gedurende de looptijd van een project in principe bij één persoon houd. In het gecompliceerde domein passen aanpakken zoals PRINCE2 prima waarbij een stuurgroep uit opdrachtgever, sr gebruiker(s) en sr. Leverancier(s) bestaat. In het complexe domein kan je, je juist afvragen of een agile aanpak (experimenteren) met veel decentrale besluitvorming, dus kleine stuurgroep niet beter werkt. In het chaos domein zou ik nog steeds voor één opdrachtgever bijgestaan door anderen gaan, waarbij juist de opdrachtnemer in de tijd kan wisselen (eerst opdrachtnemer om de crisis te stoppen dan een andere opdrachtnemer om puin te ruimen en dan iemand om op te bouwen).

Het tweede gedeelte van het boek koppelt situationeel leiderschap van de opdrachtgever wederom aan de kwadranten van het Cynefin model.

  • Simpel: Delegeren
  • Gecompliceerd: hier passen we, in lijn met de situatie, de bijbehorende stijl van leiderschap toe
  • Complex: hier vragen we van de opdrachtgever om de vier verschillende leiderschap stijlen tegelijkertijd toe te passen
  • Chaos: hier stelt de auteur dat de assen van taakbekwaamheid en motivatie verder doorlopen

Ik vind de opsomming wat gezocht en snap de weergave van het model binnen chaos niet. M.i. kan je afhankelijk van de situatie aan de hand van het model van Hersey en Blanchard de bijbehorende leiderschapsstijl bepalen en naarmate het project complexer wordt zal je vaker binnen dat project als opdrachtgever een andere leiderschapsstijl moeten kiezen.

Kortom een mooie poging om opdrachtgeverschap en stijlen van leidinggeven te positioneren in het Cynefin model maar persoonlijk hecht ik meer waarde aan de wijze waarop besluitvorming tot stand komt binnen de vier kwadranten van het Cynefin model:

  • Simpel: waarnemen – categoriseren – reageren
  • Gecompliceerd: waarnemen – analyseren – reageren
  • Complex: uitproberen – waarnemen – reageren
  • Chaos: handelen – waarnemen – reageren

Neemt niet weg dat ik de Kennedy-reeks een mooi initiatief vind en ik hoop dat er nog vele interessante delen mogen verschijnen. Naar wat ik begrepen heb zullen mogelijke volgende publicaties ingaan op paradigma’s rond opdrachtgeverschap en talentontwikkeling bij opdrachtgevers.

Bestellen: Schaalsprongen in de opdracht

Ronde tafel opdrachtgeverschap

2018-03-21 14.28.01Afgelopen dinsdag bij Blue Bricks in Alphen aan de Rijn een levendige Ronde tafel opdrachtgeverschap bijgewoond. Zoals het ook al treffend in de naamgeving van Blue Brick’s oprijlaan tot uitdrukking komt is goed opdrachtgeverschap een cruciale randvoorwaarde voor projectsucces.

Na een voorstelrondje neemt Ronald van Steennis ons mee in de wereld van de opdrachtgever en gaat de discussie aan wat succesvolle projecten zijn. Hierbij wordt gekeken naar zowel het wel/niet halen van de gestelde doelen en het wel/niet accepteren van het opgeleverde systeem. Dit levert een viertal mogelijke situaties op waarbij slechts in 10% van de projecten gesproken kan worden over een succesvol project waarbij zowel de doelen zijn gehaald als het hebben van een geaccepteerd systeem. In 90% van projecten kunnen we niet spreken van succes. 20% van de projecten worden gezien als mislukte projecten, het systeem is niet geaccepteerd en het doel zou gehaald kunnen worden. 10% van de projecten wordt voortijdig gestopt. Dat wil niet zeggen dat het een mislukt project is maar het systeem is niet opgeleverd en het doel is niet bereikt. Daarnaast zien we de tijdbom projecten. Dit betreft 60% van de projecten waarbij het systeem wel is geaccepteerd maar het doel niet is bereikt. Er gaat een moment komen dat men zich realiseert dat het geen succes is.

Daarnaast beleven (perceptie) opdrachtgever en opdrachtnemer ieder op hun eigen manier succes. Voor de opdrachtgever gaat het uiteindelijk om het realiseren van de doelstellingen en voor een projectmanager gaat het in eerste instantie om het op tijd en binnen budget leveren van resultaten.

Ook zien we dat tijdens de uitvoering van een project zijpaden met eigen doelen kunnen ontstaan. Nieuwe stakeholders komen in beeld met hun eigen belangen. Het is het samenspel tussen opdrachtnemer en opdrachtgever om hierop te acteren.

IMG_0621Vele onderzoeken laten zien dat ontoereikend opdrachtgeverschap een belangrijke faalfactor is van projecten. Om inzichtelijk te maken welke verantwoordelijkheden bij de opdrachtgever liggen en welke bij de opdrachtnemer is het opdrachtgever poker ontwikkeld. Middels een set kaarten wordt de dialoog aangegaan om te kijken welke taken bij de opdrachtnemer horen en welke bij de opdrachtnemer. Vraag je dit aan de opdrachtnemer dan zullen vele taken bij de opdrachtgever terechtkomen en vraag je dit aan de opdrachtgever dan is dit precies andersom. Uiteraard hebben alle deelnemers de stapel met taken/verantwoordelijkheden verdeeld over zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer.

Ook zien we dat de positie van de opdrachtgever in de organisatie van belang is om de rol succesvol te kunnen invullen. De opdrachtgever heeft vanuit zijn/haar hiërarchische positie invloed op de actieve en passieve stakeholders. Als de opdrachtgever te laag in de organisatie zit, kan risico’s met zich meebrengen.

Tenslotte sluiten we de sessie af met de meest belangrijke vragen die de opdrachtgever regelmatig zal moeten stellen om daarmee de succeskans te verhogen.

  • gaan we doel halen?
  • wordt de oplossing geaccepteerd?

Conclusie een leerzame ronde tafel waarin veel ervaringen zijn uitgewisseld.

Boekrecensie: De Opdrachtgever – Nieuw leiderschap binnen de overheid

9789401800433-480x600Edwin van Dieën heeft met zijn boek De Opdrachtgever – Nieuw leiderschap binnen de overheid op heldere wijze inzicht gegeven in het opdrachtgeverschap binnen de overheid. Wat is het verschil tussen een bestuurlijk en een ambtelijk opdrachtgever? Hoe lopen de lijnen van opdrachtnemer (projectleider) naar opdrachtgever? Hoe kan je groeien in je rol als opdrachtgever?

Het boek is onderverdeeld in drie delen.

In het eerste deel – Wat is opdrachtgeverschap bij de overheid? – gaat de auteur in op de leiderschap en het opdrachtgeverschap als vorm van leiderschap inclusief verschillende leiderschapsstijlen. Ook wordt de projectdriehoek: bestuurlijk opdrachtgever – ambtelijk opdrachtgever en de projectleider of opdrachtnemer uitgebreid toegelicht en wat de rol is van de volksvertegenwoordiging. In de QRC heb ik dit boekje met de verschillende rollen en relaties samengevat.

Dia1Downloaden: Bestuurlijk Ambtelijk Opdrachtgever

In deel 2 – Hoe word je een betere opdrachtgever? – staat de opdrachtgever centraal. De auteur hanteert hierbij een vijftredenmodel voor professionalisering van de opdrachtgever:

  1. Goede rolverdeling: benoemen en taakomschrijvingen van bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarnaast de opdracht (laten) omschrijven.
  2. Verbeter de opdrachtnemer: eisen, selectie, opleiding, coaching
  3. Sturen op momenten: Business Case, opdrachtformulering, selectie opdrachtnemer, faseovergangen, tussentijdse rapportage, escalatie/ad hoc, afsluiting/evaluatie. Waarin ik het vieren van succes aan toe zou willen voegen.
  4. Verbeter de opdrachtgever: competenties (communiceren, macht, visie en leiderschap), gedelegeerd opdrachtgeverschap.
  5. Verbeter de organisatie: hier worden de voorgaande treden verankerd in de organisatie middels inrichting van een pool met projectleiders/medewerkers en bijbehorende trainingen, opleiding en coaching, veranderen naar processturing, het opdrachtgeverschap als functie met bijbehorende training, coaching en opleiding en het ontwikkelen van een visie op de rol van de opdrachtgever.

Het laatste deel gaat in op de opdrachtgever in specifieke situaties zoals de rol van de opdrachtgever naast die van eigenaar van een agentschap (b.v. De Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit, Rijkswaterstaat, Het Nationaal Archief, et cetera) waarbij de praktijk heel gecompliceerd kan zijn met verschillende opdrachtgevers vanuit verschillende ministeries. Ook het sturen op gemeenschappelijke regelingen (b.v. sociale diensten, recreatieschappen, veiligheidsregio’s, et cetera) als gevolg van structurele samenwerking tussen lagere overheden wordt beschreven aan de hand van het krachtenveld, de tegengestelde belangen tussen opdrachtgevers en het professionaliseren van opdrachtgeverschap bij de sturing op gemeenschappelijke regelingen.

Tenslotte krijg je een beschouwing hoe je als opdrachtgever om moet gaan met een opdrachtnemer die je niet begrijpt en maakt het verschil als je gebruik maakt van een ZZP’er i.p.v. een interne projectleider als opdrachtnemer?

Conclusie: een handig boekje, geschreven vanuit de praktijkervaring van de auteur, voor de opdrachtgever die zijn eigen rol binnen een overheidsorganisatie beter wilt kunnen invullen en voor een projectmanager/projectleider die aan de gang gaat binnen een overheidsorganisatie en het aan te treffen besturingsmodel wilt begrijpen. Daarnaast biedt het vijftredenmodel een stappenplan om het professionaliseren van de opdrachtgever ter hand te nemen en dit is niet alleen bruikbaar binnen de overheid maar ook bij profit organisaties. Verder is het boekje prima geschikt om de verschillen met standaard projectorganisatiestructuren binnen profit organisaties te vergelijken met die binnen de overheid.

Bestellen: De Opdrachtgever – Nieuw leiderschap binnen de overheid

Book review: Directing Change, Sponsoring Change, Co-Directing Change

photo-1APM, Association for Project Management, offers small APM knowledge booklets covering interesting topics in the field of project, programme and portfolio management. I received three related booklets:

  • Directing change. A guide to governance of project management;
  • Sponsoring change. A guide to the governance aspects of project sponsorship;
  • Co-directing change. A guide to the governance of multi-owned projects.

The first book, Directing change, explains how good governance requirements apply to the direction and management of your organisation’s portfolio. The governance of project management (GoPM) is a subset of the activities involved with corporate governance. You get an overview of 13 principles identified for the governance of project management. E.g. the organisation differentiates between projects and non project-based activities or project stakeholders are engaged at a level that commensurate with their importance to the organisation and in a manner that fosters trust. To comply with these 13 GoPM principles you get 44 practical questions that should help you to understand what you have to do to be compliant. These questions are grouped around four main components:

  • Portfolio direction; to ensure that all projects are identified within the one, sustainable portfolio;
  • Project sponsorship; to ensure that project sponsorship is the effective link between the organisation’s management board and the management of each project;
  • Project management capability; to ensure that the teams responsible for projects are capable of achieving the objectives;
  • Disclosure and reporting; to ensure that the content of project reports will provide timely, relevant and reliable information.

The second book, Sponsoring change, offers you practices regarding, or a framework for project sponsorship and more specific the governance aspects of the role of project sponsor (In other methodologies called project executive, project owner, senior responsible owner, business programme owner, business sponsor, etc.). The book explains:

  • Why every project needs a sponsor;
  • The organisational context;
  • The attributes for successful sponsorship;
  • What a sponsor does for the management board, the project manager and other stakeholders.

Dia1I often have discussions about responsibilities of the project sponsor and you probably too and this is a handsome overview to use. I summarized these activities of a project sponsor in a one pager. To download: Sponsor (responsibilities, 140921) v1.0

In the appendices you get a checklist to select a project sponsor and sponsorship checklists covering the governance responsibilities.

The third book, Co-directing change, answers the key question “How can boards be assured that appropriate governance arrangements are in place for projects in which they share ultimate control with other parties?” This booklet follows the same structure as the first book, Directing change. It starts with the overview of governance of multi-owned projects (GoMOP) and gives a set of 12 principles that an owning board should apply in every multi-owned project. E.g. unified decision-making or resolution of conflict. To comply with these 12 GoMOP principles you get 60 practical questions that should help you to understand what you have to do to be compliant. These questions are grouped around six main components:

  • Alignment; to ensure that the project is established in such a way that the succeeding components can have the effect expected;
  • Owning-organisation sponsorship; to ensure that there is an effective link between the senior governing body of each owning organisation and the management of the project;
  • Project management; to ensure that the team responsible for managing the project is capable of achieving the defined objectives;
  • Disclosure and reporting; to ensure that provision, sharing and use of information is supportive;
  • Risk and reward; to ensure clarity about the benefits and potential risk for owners and is essential to a sound governance structure;
  • Joining and leaving; to ensure that arrangements are in place to govern changes in ownership.

In the appendices you get an overview of multi-owned project models (e.g. joint venture, bidding consortium, alliance contracting, etc.) and the relationship between the principles and SOX.

If you are struggling with sponsor responsibilities in your organisation, these small booklets are definitely worth reading.

To order: apm publications

Book review: Being the project sponsor. A practical guide for executives

20695bbowI just came across a book about project sponsors. Being the project sponsor. A practical guide for executives by Ten Gevers and Bart Hoitink.

After reading the first pages, I was a little bit disappointed. Not because of what I had read but because of the fact that this was not a new book but a translation of their book Opdrachtgeven met resultaat. Handreiking voor opdrachtgevers aan projecten. That book was published in 2009 and besides one skipped paragraph about sponsorship in public organizations, this book is just a translation. To present this book as a first edition, 2014 without making any remarks or references to the old Dutch book is somewhat misleading. But looking back at my review in 2009, it’s still worthwhile for my English readers to give a review.

 

As the authors stated, there are not that many books on project executives or sponsors.

To give a few (Dutch and English) including links to reviews on this blog:

Let’s now go back to their book Being the project sponsor. The book has been divided in eleven chapters (including an introduction). Every chapter ends with a checklist in the form of a mind map and five tips for the project sponsor.

The first two chapters focus on the project sponsor, his/her tasks and responsibilities. The next 5 chapters elaborate on the activities (how, when, with what) of the project sponsor during the life cycle of a project (from start to closure).

The last three chapters discuss the organization of project sponsorship in an organization, special forms of sponsorship and acting consciously. Three appendices regarding building blocks for the business case, core elements of a project plan and a health-check project sponsorship.

 

Chapter 2 Who is the project sponsor? gives you insights in different types of project sponsors e.g. the specialist, the passer-by, the elected project sponsor, the board and their corresponding consequences for the project or organization. The chapter explains the key characteristics of a project sponsor: a single, prominent person with sufficient commitment and time to do the job, with sufficient authority and being a well-balanced personality. Chapter 3 What does a project sponsor do? explains the focus of the project sponsor (what and why) as well as the project manager (How) including the related responsibilities (RACI). Also the consequence of being a project sponsor as well as a line manager and the potential dilemmas of project sponsorship in practice are explained. E.g. are you as a project sponsor at close quarters or remote, will you focus on the content or the process.

 

Chapter 4 to 8 will follow the project life cycle. It starts with the birth of a project. It’s the project sponsor who must set vision, goals, and expectations. He/She must make sure the deliverables are SMARTI described (Specific, Measurable, Acceptable, Realistic, Transparent, Inspiring). Here we will build the business case to have an instrument for decision-making, communication and to direct. This step will end with the formulation of the assignment for the project manager.

Chapter 5 Focussing the project starts with the selection of the right project manager, the assessment of the project plan, containing the seven wh-questions (why, what, which way, who, with what, where and when) and determining the boundaries.

Chapter 6 Organising the teamwork is about the communication, the set up of a project board or steering committee, the project deliverable matrix, the stakeholder involvement and project assurance. As stated earlier in the review about their Dutch book, these topics, in my opinion must already be addressed during the focussing or initiation part of the project.

Chapter 7 Keeping the ship on course shows what you have to do to make the project a success. You must show your involvement, monitor progress, take timely decisions and keep your project manager and yourself focussed. I am going to use the picture with the iceberg regarding monitoring progress during my project board awareness workshops. It’s a nice picture to trigger some discussions (thanks for that). Above the water you see e.g. the business case, scope, risk, progress reports and under water you get a self-evaluation of yourself and your relationship with your project manager and the analysis of stakeholders (process and project).

The last chapter (8) in this block Concluding the project is about the, sometimes premature, project closure. It starts with the finalization and handover of the project products and the business case to get clarity about the benefits to be realized after going ‘life’. Followed by the evaluation and termination of the project including the formal release of the project manager and yourself as a project sponsor.

 

The last three chapters give you insight in some related topics. Chapter 9 Organizing project sponsorship gives insights how sponsorship can be governed or supported. How are projects positioned or anchored in the organization. Do you have to do it all by yourself or can you delegate project sponsorship, what is the impact of portfolio management and what kind of support can you get from different types of project offices. Chapter 10 Special forms of project sponsorship gives some background of working with multiple parties; the consortium, international project sponsorship, sponsoring a programme and some other forms of collaboration. The last chapter (11) From plan to action explains issues which influences project sponsorship. Based on the triangle dimensions (project, context and project manager) relate to you as a person. Project sponsorship is a personal matter and all dimensions must be balanced in themselves and in relation to the others to be successful. You can base your opinion on a set of questions and see where you have to take action or influence before you go ahead with the project.

The book is easy to read, doesn’t overload you with theoretical background and gives you practical tips, guidelines and step-by-step plans to make your project sponsorship a success.

Do we need preparation time for a project?

Dia1How successful will you be as a project manager or organization if you immediately start with the execution of your project? Why do you want to spend so much time in starting up, in initiating your project? Your project executive, your sponsor would be happy if you say, that you will directly start with the delivery in stead of creating documents, plans etcetera or not? I hope your executive knows that in the preparation you will build the foundations for success. And this has nothing to do with an agile or waterfall approach. When your scope of what is to be done isn’t clear, when you have no plan how and when products will be delivered and at what costs, when risks are not identified or when you have not thought about the proper risk responses, there is one thing you will know for sure. Your approach is a guarantee for failure.

How many projects are in progress without a business justification, without clear roles and responsibilities defined, without processes to manage risks, issues and changes or to monitor and control progress?

If you can manage a project without setting your project objectives, your project controls, in terms of Cost (€), Time, Scope, Quality, Risk and Benefits, you will be a genius. I wish I could watch a discussion between you and your project executive if he wants you to have the project ready two months earlier. How are you going to convince him, without knowing your project objectives? Good luck I would say. For me it’s not a question, proper thinking or proper preparation will be key to be successful.

Photo is from Andrzej Buryan (http://aburyan.com)

Project in trouble, who is to blame: Project Manager or Project Owner?

138 the consequencesI came across a picture of one of my favourite photographers Gilbert Garcin called consequences. This reminded me of last week’s project board awareness workshop which I facilitated. We discussed among other things roles and responsibilities of the project executive.

Who has to leave when a project is in trouble, or at risk? When the situation can’t be solved? In most cases you see that it’s the project manager who will be accused. But is this always correct?

Before you can take such a step, you must ask yourself:

  • Did the project owner, the sponsor, enough to support the project manager?
  • Was the project owner available when the project manager needed him?
  • Was the project owner aware what kept the project manager awake? Did the project owner make a step forward to help solving the issue?
  • Did the owner enough to communicate the business case to the organization to create a sense of urgency fort his project? to generate commitment for the project?
  • Did the project owner made decisions when needed?
  • Could the project owner explain what is happening in the project?
  • Did the project owner give a clear mandate to the project manager?
  • Did the project owner control the project manager?

If one or more of these questions are answered with no, you have to ask yourself if replacing the project manager will solve the problem.