Less paper, more dialogues, more benefits

During the IPMA 2014 World Congress I came accross The Program Canvas version 3.0. This one-pager could be used to collect the needed information for a program. Theo van der Tak, Björn Prevaas and Hans Cremer developed it and were inspired by the Business Model Canvas.

A nice initiative and it fits in my opinion perfectly in my building block approach I developed some years ago. This building block approach is a practical way to avoid bulky, inaccessible, standalone, and illegible documents. Documentation must show the essence and must be the result of communication between the project manager and their stakeholders. See: Building blocks

The Program Canvas  is divided into 16 areas to fill in the needed information. The order to fill in these areas is not arbitrary following The Golden Circle approach – why, how, what – of Simon Sinek.

1. WHY this program (context, Ambition, Reasons)?
2. HOW are we going to realize its ambition (Objectives, Strategy, Stakeholders)?
3. WHAT are the specific objectives and activities of the program (Outputs, Benefits, Activities)?
4. WHAT does the program NOT cover (Out of scope, Undesired outcomes)?
5. WITHIN what will the program be executed (Threats, Opportunities, Constraints)?
6. WHO is doing what in the program (governance)?
7. WITH which resources the program will be implemented (Key resources)?

You can find more information on their website www.werkenaanprogrammas.nl. The site is in Dutch but the Program Canvas related downloads are in English. Here you can download a small booklet to introduce the Program Canvas. This booklet was also presented during the IPMA conference.

PRINCE2 in practice: Building block update

Due to several comments, adjustments, remarks and improvement proposals I updated several of the building blocks to create most of the PRINCE2 Management Products like the Project Brief, PID, Work Package, High Light, End Stage and End Project Report, as described in my books De praktische Prince2, Prince2 in Practice and added some new building blocks.
See also: PMO (PRINCE2 building blocks, 110601) v2.0. I am looking forward to your reactions, experience, new comments, new ideas.

Boekrecensie: Projectmanagement, Zo lukt het wel!

Een vlot leesbaar boekje van Arno Commandeur, Barbara Moerkerk-Edens en Salim Dolgunyürek waarin je een praktische vertaling van de PRINCE2 methode krijgt. Het boekje volgt enerzijds de processtappen opstarten, initiëren, managen van een fase en afsluiten en daarnaast vindt uitdieping van de onderwerpen risico, projectorganisatie, projectcommunicatie en implementeren plaats.

In de hoofdstukken krijg je naast de theorie afzonderlijke blokjes met informatie, voorbeelden en tips en ieder hoofdstuk wordt afgesloten met een aspect uit een doorlopende case.

In de eerste paar hoofdstukken zien we het ontstaan van de opdracht, het projectvoorstel en het projectplan (vergelijkbaar met de PID). Deze hoofdstukken zijn mij uit het hart gegrepen. “Zo eenvoudig mogelijk, en zo ingewikkeld als nodig”. Het projectplan moet sexy zijn zeggen de auteurs. Denk aan een storyboard, houd het kort, per onderdeel een of enkele pagina’s, veel (powerpoint) plaatjes. De onderdelen in de projectplan zijn een uitdieping van de onderwerpen in de projectopdracht. Onderwerpen in de projectvoorstel zijn een nadere uitwerking van dezelfde onderwerpen in de opdracht. Kortom wat mij betreft een mooie invulling van mijn bouwsteenaanpak uit mijn boekje ‘De praktische PRINCE2’ (en die kwam ik ook tegen bij ‘verder lezen’). Vooral voor de beginnende projectmanager zijn dit een aantal handige hoofdstukken die, ook als gevolg van de vele tips en checklists, de projectmanager voor vele valkuilen kunnen behoeden.

Omgaan met wijzigingen, wat toch een belangrijk aspect is binnen het aandachtsveld van de projectmanager, vind ik wat minder uit de verf komen. Wat betekent de wijziging voor de planning, het budget, de scope, de kwaliteit, de risico’s en de baten. En het is deze analyse waarop uiteindelijk een beslissing genomen moet worden. De hieraan gekoppelde toleranties, de ruimte waarbinnen een projectmanager, of de stuurgroep zelf beslissingen kunnen nemen, heb ik ook gemist. Daarentegen bieden de hoofdstukken projectcommunicatie en implementeren ook voor de meer ervaren projectmanager een aantal handige tips. Het kiezen van de juiste communicatiestrategie aan de hand van de vier veranderstrategieën Moeten, Willen, Weten en Leren en ontdekken maar ook de twaalf gouden communicatieregels zijn het lezen meer dan waard. Ook het pleidooi om al direct na de start te beginnen met implementeren onderschrijf ik gaarne. Het succes van de implementatie is afhankelijk van de drie factoren doel, mensen en inhoud en vraagt dus veel meer dan een druk op de knop tijdens de laatste fase van je project.

Samenvattend, een handig boekje dat voor de meer ervaren projectmanager vele herkenbare situaties zal opleveren maar ook tips voor de projectcommunicatie en implementatie en voor de beginnende projectmanager een praktische handleiding om zijn of haar project goed op de rails te zetten, te houden en juist af te sluiten.

Document moet vastlegging zijn van menselijke communicatie

Afgelopen woensdagavond een sessie van de Prince User Group bijgewoond. Michiel van der Molen gaf een presentatie over zijn nieuwe boek PRINCE2 in de praktijk, 7 valkuilen en 100 tips. Aan de hand van de strips uit zijn boek nam hij ons mee om invulling te geven aan de valkuilen en tips. Zie mijn vorige column met een bespreking van dit boek. Tijdens deze avond kwamen weer een aantal leuke wetenswaardigheden voor het voetlicht. Ik noem er een aantal.

Waarom is invoering van Prince2 zoveel moeilijker dan invoering van andere methoden?
De meeste andere methoden gaan er vanuit dat de projectmanager degene is die een project succesvol maakt. Prince2 is het antwoord op de vraag wat een organisatie moet doen om een project succesvol te maken. Vele organisaties gebruiken Prince2 echter alleen als opleiding en methode voor projectmanagers en vergeten de rest van de organisatie.

Onder het kopje persoonlijke vaardigheden komen ook een aantal leuke tips naar voren.
Vergelijk een exception report eens met een slecht nieuws gesprek of een werkpakket met situationeel leiderschap. Vraag je opdrachtgever naar zijn zorgen in plaats van welke risico’s hij onderkent. Deze zorg vraag kan je ook halverwege herhalen. Welke zorgen heb je nu? Spreek met hem af wanneer hij direct geïnformeerd wilt worden, welke alarmgrenzen moet jij als projectmanager hanteren. Vergelijk dit eens met het afspreken van tolerantiegrenzen.

Op projectmanagementdocumentatie vlak ook een paar wetenswaardigheden. Een document moet de vastlegging zijn van communicatie tussen bijvoorbeeld projectmanager en opdrachtgever. Er mag niets nieuws instaan, de essentie is voldoende. De inhoud kan je dus niet achter je pc verzinnen.
Een andere tip was de opzet van een product-reviewer matrix. Wie beoordeelt namens de senior user of senior supplier welke producten?
Dit is dan prima te combineren met de kwaliteitsplan bouwsteen uit mijn boek De praktische PRINCE2.