Agile Portfolio Management Topics: Data gedreven portfoliosturing

Rini van Solingen en ik schrijven een boek over agile portfoliomanagement. wij spreken hiervoor met verschillende bedrijven om vast te stellen hoe portfoliomanagement in de praktijk wordt toegepast,

wat er goed gaat en waar de volgende stappen liggen. Wij doen daarbij aanvullende literatuurstudie en bundelen dit met hun ervaringen. Alle interessante bevindingen delen we niet pas aan het eind in het boek, maar ook al tussentijds in blogposts en/of artikelen. 

Aanbeveling: Voed portfoliomanagement met échte data

Neem portfoliobeslissingen op basis van data en bewijs, in plaats van op basis van meningen en aannames. Het kort cyclische ritme van agile teams biedt de mogelijkheid data snel te leveren. In de praktijk is dat soms wel aanwezig, maar vaker niet dan wel. Portfoliobeslissingen zijn dan hele grote experimenten waarbij pas na de lange en grote investering duidelijk wordt of de keuze juist was. 

Echter, agile teams zijn in staat snel experimenten uit te voeren op strategisch ideeën. Hierdoor ontstaat een korte feedbackloop tussen portfolioniveau en uitvoeringsniveau en wordt de kwaliteit van portfoliobeslissingen snel sterk verbeterd. Portfoliomanagement kan dan bottom-up worden verrijkt. OKR’s bieden bijvoorbeeld goede handvatten daarvoor met de passende mate van onzekerheid. De te gebruiken data kan op een transparante wijze en voor alle betrokkenen in de organisatie toegankelijk worden gemaakt. En aanvullend is een obeya een hulpmiddel dat hierbij goed kan helpen en zorg draagt voor inzicht, transparantie en daadkracht.

Hulpmiddel: Sturen met behulp van OKR’s

OKR’s helpen om op een gestructureerde wijze naar doelen toe te werken. OKR is de afkorting van Objectives & Key Results en is een raamwerk om strategische doelen mee te stellen en te verbinden met de praktijk. OKR is in de jaren ‘70 ontwikkeld door Intel en wordt binnen vele organisaties gebruikt. Eerst bepaal je de doelstellingen (objectives) en leg je de link met meetbare resultaten (key results). Vervolgens beschrijf je activiteiten om deze doelstellingen te behalen door het realiseren van die meetbare resultaten.

Binnen organisaties worden OKR’s op verschillende niveaus ingericht waarbij OKR’s op een lager niveau bijdragen aan OKR’s op het bovenliggende niveau. Bijvoorbeeld organisatie, team en persoonlijk niveau. Op deze wijze kunnen organisatiedoelstellingen vertaald worden naar team-, en individuele doelstellingen. Doelstellingen worden idealiter zo SMART mogelijk gedefinieerd. Het is aan te bevelen om het aantal doelstellingen en bijbehorende key results te beperken (vuistregel max 5 doelstellingen en 3 key results per doelstelling).

Hulpmiddel: Inzicht, transparantie en daadkracht middels een obeya

Obeya betekent letterlijk ‘grote ruimte’ in het Japans. Een obeya, of (virtuele) ruimte wordt gebruikt om de link te leggen tussen de strategie en doelstellingen van een organisatie en de activiteiten die nodig zijn om die doelstellingen te realiseren. Het hebben van een obeya maakt consistente, coherente en effectieve besluitvorming mogelijk en werkt motivatie verhogend voor alle betrokkenen.

In het boek Leiderschap met Obeya laat Tim Wiegel zien dat in een obeya de vijf belangrijkste verantwoordelijkheden gevisualiseerd worden in verschillende borden: Leid succesvolle strategieën, lever waarde, acteer en reageer, verbeter prestaties en los problemen op. Hij benadrukt daarnaast dat het alleen hebben van deze informatieborden niet tot resultaten leidt. Daarnaast is het cruciaal dat teams een aantal gedragsprincipes volgen waaronder: denken in systemen en eigenaarschap en het doorlopend blijven verbeteren.

Commentaar/aanvullingen

Trots op een eigen hulpmiddel of aanbeveling met agile portfoliomanagement? Wij horen graag.