Recensie Agile focus in besturing

Agile focus in besturing – pocket guide voor executives in transformaties is geschreven door Marjolijn Feringa en Jeroen Venneman en biedt een praktische methode om als managementteam de focus te houden op de belangrijkste initiatieven en kwartaal voor kwartaal nieuwe focus aan te brengen zodat je als organisatie wendbaarder wordt.

Door het boek loopt een casus van een fictief bedrijf waarin het managementteam, onder begeleiding van een coach, het FOCUS-bord leert toe te passen. Dit visuele bord staat centraal in dit boek.

Het boek begint met een korte introductie op het Agile Manifesto en de vertaling van dit Manifesto voor directieteams in het Agile Executive Manifesto:

1. Samenwerken aan teamdoelen boven gaan voor individuele mijlpalen
2. Prioriteren van onderwerpen boven volgen van de agenda
3. Wegnemen van belemmeringen boven stimuleren van resultaten
4. Bijsturen op actuele inzichten boven analyseren van rapportages
5. Visueel overzicht boven spreadsheet rapportages
6. Verdeling van voorbereiding boven iedereen bereid alles voor
7. Experimenteren binnen kaders boven plannen maken
8. Elke kans om te verbeteren benutten boven tijd plannen voor verbeteren
9. Stellen van vragen op de werkvloer boven accorderen van voorstellen in de vergaderzaal

Daarnaast wordt het belang van het hebben van een visie toegelicht en wat een verandering naar een meer wendbare organisatie betekent.

Het FOCUS-bord heeft drie doelen namelijk visuele ondersteuning, bevorderen van de samenwerking en het aanbrengen van focus. Het verbindt de strategie met de belangrijkste initiatieven, vertaalt de strategie (thema’s) in doelen op de lange termijn, het lopende jaar en het lopende/komende kwartaal (en uitgesplitst per maand). Er worden KPI’s gebruikt om eenduidig meetbare punten te creëren (status). Doelen worden middels initiatieven gerealiseerd. Initiatieven zijn verzamelingen van mijlpalen om een doel te bereiken. Mijlpalen worden als deliverables beschreven. Ieder initiatief heeft haar eigen facilitator die in de stand-up een update geeft over dit initiatief.

Het is de bedoeling dat wekelijks dit bord wordt bijgewerkt en besproken. Waarbij de voorkeur voor staand vergaderen wordt benadrukt. Voor deze stand-up hebben de auteurs een standaard agenda en grondregels opgesteld (Noot recensent: hoe verhoudt zich dit tot het tweede punt uit het Agile Executive Manifesto (Prioriteren van onderwerpen boven volgen van de agenda?). De agenda bestaat uit de volgende punten: check-in, status impediments, doorlopen initiatieven, hulpvragen/impediments/mededelingen, parkeerplaats-punten, fist of five (mini retro: vuist: kon niet slechter, 5 vingers: kon niet beter).

Iedere drie maanden moet het FOCUS-bord ververst worden, de zogenaamde kwartaalwissel. Hier vinden de volgende gebeurtenissen plaats: review resultaat afgelopen kwartaal en aanpassen/aanscherpen doelen, retrospective, planning komend kwartaal.

Het FOCUS-bord staat niet op zichzelf. Strategie verbindt alle teams en middels het cascaderen van strategische doelen naar onderliggende managementteams bereik je dat iedereen op dezelfde golflengte zit. Een mooie manier hiervoor is dat individuele directieleden op eenzelfde manier met een FOCUS-bord aan de slag gaan voor hun eigen MT.

Om in lijn met ontwikkelteams te blijven en hun werkwijze te begrijpen, wordt aanbevolen dat directie of MTs ook, een maar dan op maat gemaakte, Scrum werkwijze gaan hanteren. Verder beschrijven de auteurs een aantal technieken (FOCUS toolbox) zoals de manifesto workshop, strategy deployment (X-matrix) of Hoshin Kanri, veranderkompas, kanban-bord, focus radar, BCP-methode, feature mapping, de retrospective, delegation poker en de anticipate workshop.

Het boek eindigt met een drietal tips om te starten met agile focus in besturing, een agile leiderschap maturity niveau checklist en een beschrijving van de Rabobank case, de FOCUS way of working.

Conclusie: Vlot leesbaar boek met een praktische aanpak en voorbeelden waarmee je als managementteam direct aan de gang kan gaan om een meer agile focus in de besturing aan te brengen.

Jammer dat de voorbeeld FOCUS-borden zo klein gedrukt zijn (zal wel aan mijn ogen liggen maar ik kon de bovenste regel niet lezen). Daarnaast heb ik persoonlijk moeite met het gebruik van het woord facilitator van het initiatief. Deze facilitator kan volgens de auteurs periodiek wisselen. Ik zou liever geen wisselingen willen zien en dat het de eigenaar/sponsor van een initiatief is die toelicht als er problemen zijn. Daarnaast wordt eigenaar initiatief en facilitator door elkaar gebruikt in de tekst. Verderop in het boek wordt vervolgens het begrip facilitator gebruikt als iemand buiten het team die optreedt als procesbewaker.

Bestellen: Agile focus in besturing

via de auteurs heb ik een voorbeeld van een FOCUS-bord gekregen.

Downloaden van de drie in het boek genoemde voorbeeldborden: FOCUS bord

In de kop vind je de omschrijvingen van de kolommen, respectievelijk: Thema, Over een jaar doelen, Dit kwartaal doelen, Status van doelen, Belangrijke initiatieven mijlpalen afgelopen kwartaal, mijlpalen maand 1, mijlpalen maand 2, mijlpalen maand 3, mijlpalen komende kwartaal en mijlpalen later, Impediments / Acties (To do, Doing, done) en rechtsonder de Parkeerplek.