Boekrecensie: Shake it! – een design thinking-spel voor innovatie en transformatie

9789024404827-480x600Agnes Willenborg en Wina Smeenk bieden met hun boek Shake it! – een design thinking-spel voor innovatie en transformatie en bijbehorende 36 methodekaarten een mooi uitgangspunt om zelf met het design-thinking spel aan de gang te gaan.

Het boek begint met een introductie op design thinking. Vervolgens krijgen we een beschrijving van het spel en aansluitend de voorbereiding om het spel te spelen en het daadwerkelijke spelen inclusief mogelijke oplossingen als er ergens onverhoopt iets ‘misgaat’.

In tegenstelling tot een analytische aanpak gaat design thinking ervan uit dat de gewenste toekomstige situatie nog niet aan alle kanten is gespecificeerd en vastgelegd om te bereiken dat de ontwerpers van de gewenste toekomstige situatie creativiteit en inventiviteit zullen ontplooien.

Design thinking is een iteratief proces waarin we convergeren, divergeren en reflecteren. Binnen design thinking vinden we de volgende stappen en iteraties: probleem – ontdekken/onderzoeken – herinterpretatie – creëren – concept – prototype – evalueren – oplossing.

Binnen het Shake-it! Design thinking-spel komen we drie designfasen en afsluitende syntheses als speelveld tegen. De buitenste ring (zie cover boek) omvat 16 (4×4) stappen binnen de exploratiefase en wordt afgesloten de herinterpretatie van het vraagstuk – de reframing. De middelste ring omvat 12 (4×3) stappen en vertegenwoordigt de creatiefase en sluit af met een blik op de toekomst – de envisaging. De middelste ring betreft de derde fase, de evaluatie van de envisaging en beslaat 8 (4×2) speelvelden.

Om de beurt gooit een deelnemer een dobbelsteen en zet zijn pion volgens de ogen van de dobbelsteen het aantal speelvelden verder en pakt een methodekaart (zie voorbeeld). Iedere methodekaart omvat een opdracht die past bij de fase waarin je zit. Een methodekaart beschrijft de methode die de gooier van de dobbelsteen moet uitvoeren.

2017-07-06 16.05.31Daarnaast hebben de deelnemers de fasen onderverdeeld (geen verplichte volgorde) in rollen. Deze rollen: denker, voeler, creator, doener bepalen het type methodekaart dat je pakt om hiermee ook weer de creativiteit en inventiviteit te bevorderen. Binnen de fase exploratie komen we bijvoorbeeld voor de voeler-rol de kaart Krachtenspel tegen waarbij ingeschat moet worden wie op welke wijze op het probleem reageert. De kaart is onderverdeeld in waarom, hoe en uitkomst.

Overgang van de ene fase naar de andere is een bewuste keuze. Men kan ervoor kiezen om nog een aantal stappen van de huidige fase uit te voeren of terug te keren naar een vorige fase waarmee het iteratieve aspect binnen en over de fasen wordt benadrukt.

Het boek sluit af met een heldere toelichting hoe het spel te spelen waarbij de voorbereiding uiteraard de meeste aandacht krijgt.

Conclusie: Design thinking kom je tegenwoordig steeds meer tegen en dit boekje en bijbehorend spel is een mooie aanpak om hier spelenderwijs kennis van te nemen en dan direct de vruchten te kunnen plukken van het resultaat. De methodekaarten zien er verzorgt uit en nodigen uit om ermee aan de gang te gaan. Er wordt een speelbordje bijgeleverd (of te downloaden via de www.shakeit.nu/het-spel) maar de auteurs leggen uit dat het veel leuker is om zelf een groot bord te maken dat verder door de deelnemers wordt aangevuld met de verschillende in te nemen rollen. Het boekje zelf biedt een eerste introductie op design thinking en besteed veel aandacht aan het spel zelf. Rest mij niet anders om dit spel te gaan spelen bij mijn volgende strategisch vraagstuk, productontwikkeling of transformatie.

Bestellen: Shake it!

Stanford Design Thinking Virtual Crash Course

Advertisements

Portfolio Canvas

Tijdens het seminar “Maak uw organisatie wendbaar met een Agile ingericht projectportfolio” op 28 juni 2017 kregen de deelnemers een sneak preview van het portfolio canvas. Canvassen zijn tegenwoordig populair, denk aan het Business Model Canvas, Program Canvas, Project Canvas, Sales canvas, Operating model canvas, et cetera. Ook zie enige gelijkenis met SNAP (Scaled Network Agile Portfolio) waarbij subportfolio’s door cirkels worden gerepresenteerd.

Uiteraard kreeg dit portfolio canvas mijn aandacht. Ik was in de veronderstelling dat het een invulling voor agile portfolio management was maar dat blijkt, nu het officieel gelanceerd is, toch niet helemaal het geval.

In deze blog schets ik een kort beeld van het portfolio canvas en geef ik mijn visie hierop met een aantal aanbevelingen.

Michael Sauerbier, Diederik Biesboer, Daniel van den Dries & John van Rouwendaal (allen van Cratos Consulting) zijn de ontwikkelaars van Het Portfolio Canvas®.

Plaatje-170601-Cratos_PortfolioCanvas-900x444Op de website ( http://cratosconsulting.nl/het-portfolio-canvas/) krijgen we de volgende samenvatting:

Het Portfolio Canvas® is een instrument voor bestuurders en managers om:

  • het projectenportfolio overzicht te creëren en
  • de discussie over prioriteiten te faciliteren.

Het Portfolio Canvas® helpt organisaties antwoord te geven op de centrale vragen:

  • Wie doen waarom wanneer welke projecten en programma’s?
  • Wat kost het portfolio en wat levert het op?
  • Wat zijn de grootste portfolio risico’s en afhankelijkheden?

Het Portfolio Canvas® biedt meerwaarde in het proces & het eindresultaat is van waarde:

  • Voor het proces is het Portfolio Canvas® een afgebakend kader waarbinnen de discussie over projecten en programma’s kan plaatsvinden.
  • Het eindresultaat in de vorm van een uitgewerkt Portfolio Canvas® helpt besluiten te communiceren en voortgang te controleren.

Wat opvalt is de stilistische vormgeving en die uitnodigt om kennis te nemen van wat er ingevuld is en daarbij ondersteund deze opzet dus de transparantie en nodigt uit tot discussie over welke projecten en programma’s wel/niet opgepakt moeten worden (zie meerwaarde). Er zal vast een gedachte zitten achter de pijl die een tegengestelde klokbeweging suggereert. Iets wat ook tot uitdrukking komt in de binnenste cirkel.

Ik heb mijn twijfels of het portfolio canvas ook voldoende informatie biedt om de voortgang te controleren. Middenin vinden we drie blokken die we ook bij bijvoorbeeld Scrum tegenkomen: to do, doing en done. Dit geeft inzicht in de op te pakken projecten en welke zijn afgerond maar of het feit dat het project is opgepakt voldoende is om de voortgang te controleren, waag ik te betwijfelen. Wellicht te ondervangen door op een project (post-it) een impediment post-it te plakken als de einddatum waarschijnlijk niet gehaald gaat worden. Voor mij is belangrijker wat willen we nu wanneer bereiken met het veranderportfolio? Kan het portfolio canvas niet uitgebreid worden een soort mijlpalen balk onderin en als dan de draairichting omgedraaid wordt dan rolt dit portfolio bij wijze van spreken over deze balk (maak dan ook dat uitsteeksel (met logo) passend binnen de cirkel).

De ontwikkelaars geven aan dat het portfolio canvas onder andere gebaseerd is op Kanban (Lean). Ik zou dat wat sterker uitbuiten door bijvoorbeeld een WIP-limit bij het ‘doing’ blok te plaatsen zodat daarmee een anti-patroon bij veel projectportfolio’s, lees te veel projecten tegelijkertijd, te bestrijden.

Bij best practices zoals Management of Portfolios (AXELOS) of de Standard for Portfolio Management (PMI) wordt het portfolio onderverdeeld in verschillende buckets (categorieën) en vindt prioritering plaats binnen zo’n bucket. In deze opzet zie ik dat niet direct terug. Wellicht te ondervangen door iedere strategische doelstelling van een (post-it) kleur te voorzien en voor de bijbehorende projecten en programma’s diezelfde kleur als post-it te gebruiken.

Conclusie. Mooi initiatief dat, in co-creatie, verder uitgebouwd kan worden. Iets wat een van de ontwikkelaars mij ook al aangegeven heeft. Ze zijn al weer verder in hun denk/ontwikkelproces.

Boekrecensie: Vijf frustraties van projectmanagers

9789490463519-480x600Marieke Strobbe, Hans Veenman, Leo de Bruijn en Menno Valkenburg hebben hun ervaring als (project)leider, projectbegeleider, trainer en coach op papier gezet en op verschillende plekken aangevuld met praktische modellen. Het boekje Vijf frustraties van projectmanagers … en wat je ermee kunt doen! Leest vlot weg.

Het boekje is opgebouwd rond een vijftal frustraties:

  • ‘Het is net of we als team niet vooruitkomen’
  • ‘Het schiet niet op; ik kan het beter zelf doen’
  • ‘Dat gedrag van hem frustreert mij’
  • ‘Ze nemen geen eigenaarschap’
  • ‘Het projectoverleg kost mij -te- veel energie’

Frustraties die allemaal te maken hebben met de teamontwikkeling. Als rode draad gebruiken de schrijvers een aantal modellen voor teamontwikkeling. Een zelfontwikkeld interactiemodel, het CIPR-model, waarbinnen onderscheid wordt gemaakt tussen Context, Inhoud, Proces en Relatie. Daarnaast het bekende teamfasenmodel van Tuckman (forming, storming, norming, performing en adjourning).

Teamontwikkelschijf P

Downloaden: Teamontwikkelingschijf P

Bij de eerste frustratie, als team niet vooruitkomen, gaan de auteurs uitgebreid in op de fases van Tuckman en krijg je een overzicht van leiderschapsgedrag in de verschillende fasen van teamontwikkeling.

Middels QR-codes, met achterin ook de URL’s, krijg je een aantal bijpassende filmfragmenten uit de As it is in heaven aangeboden die de verschillende Tuckman fases mooi illustreren. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een aantal suggesties van de auteurs hoe met de frustratie om te gaan. Filmfragmenten en suggesties vinden we terug bij alle frustraties.

Om inzicht te krijgen in je eigen gedrag en hoe dat over komt op anderen laten de auteurs zien hoe het Insights Discovery model, gebaseerd op de theorieën van Jung, werkt. In dit model staan vier energiekleuren centraal met elk een centrale kwaliteit (denken-voelen, introversie-extraversie; Helder Blauw: Informatie, Vurig Rood: Actie, Zacht Groen: Relatie, Stralend Geel: Creatie). Een overzicht wordt geboden met gedrag passend bij de verschillende teamfasen.

Bij de derde frustratie, passieve teamleden, krijgen we inzicht in manieren van luisteren (empatisch luisteren, oplossend luisteren, selectief luisteren, doen alsof en negeren) en het geven van feedback.

Bij de frustratie gebrek aan eigenaarschap, hanteren de auteurs het CIPR-model om in kaart te brengen wat een projectmanager/begeleider en zijn team doen bij de start van een project.

Aan de hand van de laatste frustratie krijgen we inzicht in het houden van een goed overleg middels de juiste voorbereiding, uitvoering en afsluiting en hoe om te gaan met de verschillende energiekleuren. Zie hieronder een voorbeeld van een van de bijpassende filmpjes. in dit geval A Conference Call in Real Life.

Conclusie: een must voor projectmanagers maar ook voor agile coaches, scrum masters of agile leads. Juist nu veel organisaties permanente agile teams in een sneltrein vaart opzetten wordt de teamontwikkeling nog weleens veronachtzaamd, met alle gevolgen van dien.

Bestellen: Vijf frustraties van projectmanagers …en wat je ermee kunt doen!

Organisation mindset

Many organizations are struggling with the transition to become more agile. I see organizations starting with a number of permanent agile teams and asking themselves after a while why the expected benefits are not there? Did they choose the wrong scaling agile framework? Maybe, maybe not, it probably has to do with the fact that the mindset of the organization is still the mindset of an organization in the traditional world.

I came across a website focussing on this mindset.

Alex Yakyma, founder of ORG mindset, created a model to help you with your transition towards more business agility (implementing Lean and Agile at scale) by focussing on the needed mindshift in your organisation. Without this mindshift, more business agility will be very difficult to achieve, adding more agile practices will not help.

ORG mindshift with their corresponding model will help you with tools and addoption paterns that address the mentality first and allow to build a successful Lean-Agile enterprise. Nowadays you need a mindset that embraces complexity (Lean-Agile mentality)  in stead of a mindset to cope with sequencial industrial systems. In the old world we see anti-patterns such as Outputs over Outcomes, obsession with predictability and metrics et cetera (Reductionist mentality).

Schermafdruk 2017-06-24 10.43.25If you go to the website (orgmindset.com) you get the model with icons (and hyperlinks to the details behind the icons).

Exploit variability  explore economic opportunities: Variability entails high-payoff opportunities.

Minimize Constraints to collaboration: Change is inevitable, and the more flexible the structures that foster collaboration the easier the task. Avoid management’s compartmentalized thinking.

Build sustainable practices: Don’t over-emphasize early wins but focus on benefit-constraint, feedback loops, practice maps, embedded menthal models and shared cognition.

Align Mental Models: we never directly operate with a phenomenon, but through mental models.  As a change agent you have to identify problems with mental models in their organization and fix them (accuracy, different people, different models, blind spots).

Besides this model the website offers research, presentations and course information to become an Org Mindset Enterprise Coach (OMEC).

Conclusion: When you are starting or in the middle of a transition to become more agile this site is definitely worthwhile to visit and gives you some food for thought.

Scaled Agile just released SAFe 4.5 (SAFe for Lean Enterprises)

SAFe 4.5 can be configured for four development environments (Essential SAFe (simplest), Portfolio SAFe, Large solution SAFe and Full SAFe (most advanced) and SAFe 4.5 is backwards compatible with SAFe 4.0 (available through June, 2018).

PRINT-4.5-BP-FULL-Configuration-8.5x11The big picture is a little bit more user friendly (some details / icons are taken out) and you can select the environment you want to use (and as a result the picture will only show the corresponding parts). I think some more icons on the big picture can be removed too if Scaled Agile creates a specific big picture on their homepage for their online knowledge wiki which contains hyperlinks to all topics. A big picture to explain SAFe can work without icons for SPC, Lean-Agile Leaders, the implementation Roadmap and topics like the Continuous Delivery Pipeline.

Most important changes:

  • Faster innovation with Lean Startup and Lean UX
  • Epic Value Statement and Light weighted Business Case are replaced by Epic Hypothesis Statement and Lean Business Case
  • Feature delivery with Scalable DevOps and Continuous Delivery Pipeline
  • SAFe implementation Roadmap
  • Value Stream has been changed to Solution (Value Stream Backlog > Solution Backlog, Value Stream Engineer > Solution Train Engineer, …) and a Solution Train has been added (several ARTs and Supplier forms one Solution Train)
  • Compliance has been added to the Solution Intent
  • Program Portfolio Management (PPM) has been replaced by Lean Portfolio Management
  • Increased alignment with the Scrum Guide

Impact on my book Scaling Agile in organisaties is minor. For the coming year, SAFe 4.0 is still valid. In the next print of my book I can make adjustments regarding the name changes (Value Stream, PPM). The SAFe Implementation Roadmap was already incorporated and topics like faster innovation with Lean Startup can be added.

More information on SAFe 4.5 can be found on www.scaledagileframework.com. At the homepage you can with to SAFe 4.0 too.

Nieuw Vakblad Projectmanagement

image001Genietend van de zon toch met je vakgebied bezig zijn, het kan. KWD resultaatmanagement heeft ons vakgenoten verwend met een nieuw tijdschrift Vakblad Projectmanagement. Op papier, en dat in het digitale tijdperk, en dat juich ik van harte toe. Ik blijf het namelijk lastig vinden om op mijn iPad een vakblad te lezen.

KWD Resultaatmanagement als uitgever is niet nieuw. De afgelopen jaren hebben zij al zes, zeer positief ontvangen, boekjes uitgebracht in de KWD reeks van en voor projectmanagers. Zie hiervoor de verschillende recensies op mijn blog.

Dit nieuwe vakblad heeft een vergelijkbare frisse layout en leest vlot weg. Dit nummer omvat een aantal artikelen waarin een agile aspect centraal staat. In het eerste artikel wordt ingezoomd op de vraag of of persoonlijkheidskenmerken van traditionele projectmanagers verschillen van die van agile projectmanagers. Een ander artikel onderzoekt of agile nu echt een succes is of niet? Ook wordt ook de opdrachtgever binnen de agile wereld belicht. Is hij de boosdoener achter niet-succesvolle agile projecten? De agile gerelateerde artikelen worden afgesloten met een inkijkje in het renovatie Velsertunnel project waarin agile gewerkt werd zonder dat ze het agile noemden.

Naast de agile gerichte artikelen een stuk over persoonlijk leiderschap en authenticiteit. Wat mij betreft cruciale eigenschappen voor alle projectmanagers en niet alleen binnen de museumwereld, zoals ook in een volgend artikel over de gemotiveerde projectmanager tot uitdrukking komt.

De artikelen worden afgewisseld met een aantal filosofische columns die je wederom aan het denken zetten!

Verder is in het blad een plek ingeruimd voor een afstudeerder. In dit geval over een literatuuronderzoek naar de invloed van agile werken op de motivatie van softwareontwikkelaars.

Conclusie: lof voor KWD Resultaatmanagement die het aandurft (ik heb begrepen dat ze in ieder geval de komende twee jaar in totaal acht nummers gaan maken) om een nieuw vakblad uit te brengen en dan ook nog een keer zonder reclame. Zoveel vakbladen zijn er niet in Nederland. En door een stevige redactieraad is ook de kwaliteit van de artikelen gewaarborgd zoals we in dit eerste nummer hebben kunnen constateren. Ik kijk uit naar nummer twee!

“Knowledge increases by sharing but not by saving.” – Kamari aka Lyrikal

Op de site van KWD Resultaatmanagement kan je je abonneren op dit blad.

Boek launch: Scaling agile in organisaties – Wegwijzer voor projectmanagers en agile leads

Tijdens het 20ste BPUG seminar vond ook de launch van mijn nieuwe boek plaats. Altijd leuk zo’n mijlpaal en ondertussen al vele enthousiaste reacties ontvangen. Ook hebben wij, Bert Hedeman, Hajati Wieferink en ik van de gelegenheid gebruik gemaakt om de nieuwe naam van onze organisatie wereldkundig te maken. Het is geen Hedeman Consulting meer maar HWP Consulting om daarmee de complementaire kennis en ervaringen van ons drieën te benadrukken.

20170613_133950

Boek preview

Scaling agile in organisaties gaat over organisaties die stappen willen zetten om teams meer autonomie te geven door besluitvorming decentraal neer te leggen en managementlagen en managers weg te halen om de teams zelforganiserend te laten optreden.

OMS_SCALING_AGILE_v6Business agility (oftewel de vraag: hoe wendbaar is je organisatie) is meer en meer onlosmakelijk verbonden met het bestaansrecht van organisaties. Het snel en accuraat kunnen inspelen op consument- of klantbehoeftes is van levensbelang. Iteratief en incrementeel ontwikkelen biedt betere oplossingen en waarborgen om producten fit-for-purpose te laten aansluiten bij de eisen van klanten; beter dan een watervalaanpak waarbij alle eisen al aan de start gedefinieerd worden en gedurende het ontwikkelproces in principe bevroren blijven.

Vele organisaties hebben stappen gezet om teams meer autonomie te geven door besluitvorming te decentraliseren. Ze hebben managementlagen en managers weggehaald om de teams zelforganiserend te laten optreden. In dit eerste deel komen enkele agile aanpakken van het eerste uur aan bod. Dit betreft agile aanpakken op teamniveau. Daarnaast beschrijf ik wat het betekent als er meerdere teams met elkaar moeten samenwerken.

Kijkend naar zo’n agile team, werkend met Scrum (met voorgeschreven rollen) of Kanban (zonder voorgeschreven rollen), komen de vragen op of er in zo’n constructie met een ontwikkelteam en Product Owner (typische Scrum-rol) nog wel sprake is van een project en of er dus nog wel plaats is voor een projectmanager. Een project is een tijdelijke multifunctionele organisatie, werkend met een start- en einddatum, opgezet om een uniek product of unieke dienst of release van een product of dienst op te leveren, rekening houdend met onzekerheid en onderbouwd door een businesscase, waarbij de juiste mensen voor het projectteam worden gezocht. Er zijn ondertussen verschillende cases bekend van organisaties die alle project- en programmamanagers hebben laten afvloeien en hiervoor in de plaats zijn gaan werken met Product Owners en Scrum Masters.

Zelf ben ik van mening dat het compleet afbouwen van alle project- en programmamanagers een brug te ver is. Wel geloof ik dat het aantal project- en programmamanagers bij veel organisaties sterk kan afnemen, maar er zullen situaties zijn waar toch een beroep op project- en/of programmamanagers gedaan moet worden. Wellicht worden ze dan anders genoemd, maar de rolinvulling zal veel gelijkenis vertonen met die van de project- of programmamanager. Ondertussen word ik gesterkt in dit idee door het feit dat ik organisaties in Nederland toch weer project- en/of programmamanagers zie aantrekken. Hierbij moet ik wel de kanttekening maken dat de opnieuw aangetrokken of overgebleven project- en programmamanagers veel vaker op de relatie zitten (stakeholdermanagement) en dat ze om zaken voor elkaar te krijgen invloed moeten uitoefenen zonder macht te kunnen hanteren.

Dit boek kan dus ook gebruikt worden door meer traditionele projectmanagers die zich een beeld willen vormen wat business agility gaat betekenen voor hun eigen rol. Blijven er traditionele of hybride projecten bestaan (projecten waarbij gebruikgemaakt wordt van zowel tijdelijke als permanente ontwikkelteams en waarbinnen gebruikgemaakt wordt van zowel agile als meer traditionele aanpakken) waarbinnen zij een projectmanagerrol kunnen blijven vervullen? Of is het zinvol dat zij zich binnen de lijnorganisatie meer gaan ontwikkelen in de richting van portfoliomanager, Agile Leader, Integration Manager, Roadmap Manager of Roadmanager, Release Train Engineer, Scrum Master, Agile Coach of Product Owner?

Ik ga in op verschillende agile frameworks die het op organisatiebrede schaal agile gaan werken ondersteunen. Ik schets eerst een handvat om de verschillende agile aanpakken mee te positioneren en vervolgens ga ik in detail in op een aantal van de meest gebruikte frameworks en geef ik een korte introductie van enkele minder gebruikte en minder bekende frameworks.

Ten slotte vergelijk ik verschillende frameworks en sluit ik af met een aantal, soms aan een specifiek framework gerelateerde, aanpakken om een agile framework te implementeren. Verder krijgt u mogelijke valkuilen waar u bij het implementeren van een agile aanpak rekening mee moet houden en antipatronen waar u tegenaan kunt lopen bij het gebruik van een agile framework.

BestellenScaling agile in organisaties