Review: The Kanban Guide for Scrum Teams

Schermafdruk 2018-02-27 09.02.59Daniel Vacaniti and Scrum.org developed The Kanban Guide for Scrum teams.

In this guide we get an explanation how Kanban can help the Scrum team by visualizing work, using lean thinking, product development flow and queuing theory to optimize the flow. Combining Scrum and Kanban is nothing new, we find this for example in SAFe too.

We get a definition of workflow to understand what flow means in a Scrum context. Furthermore the following Kanban practices, used to optimize flow, are explained:

  • Visualization of the workflow – the Kanban Board
  • Limiting WIP – uses a pull system to improve workflow by creating focus, commitment and collaboration
  • Active management of work items in progress – responding to blocked worked items, incoming – out coming rates, completed according to expectations, unclogging work
  • Inspecting and adapting their definition of ‘workflow’ – explicit policies for its process

Using Kanban requires analysis of flow metrics. The following four basic metrics of flow should be tracked:

  • WIP: number of work items started but not yet finished
  • Cycle time: elapsed time when a work item “started” and when “finished”
  • Work Item Age: elapsed time when a work item “started” and the current time
  • Throughput: number of work items finished per unit of time

Not mentioned but a Cumulative flow Diagram (CFD) is a great help when analyzing these flow metrics.

The final part explains the usage of a flow-based perspective in the existing Scrum events making them flow-based by using the metrics of flow.

Conclusion. A simple and easy to read guide to get a better understanding of the added value of using Kanban by your Scrum Teams.

To download: The Kanban Guide for Scrum Teams

Advertisements

Recensie Projectmanagement op basis van PRINCE2 Editie 2017

9789401802772-480x600Bert Hedeman, Gabor Vis van Heemst en Hans Fredriksz hebben hun, door trainingsorganisaties veel gebruikte boek Projectmanagement op basis van PRINCE2 geheel herschreven om daarmee in lijn te zijn met de nieuwe editie van PRINCE2 als vervanger van PRINCE2 editie 2009.

Medio 2018 komen de eerste Nederlandstalige PRINCE2 Foundation en Practitioner examens beschikbaar en dan is dit boek een welkome aanvulling op de geboden trainingen om te kunnen slagen voor het examen.

Het boek is nu in vier herkenbare delen uitgewerkt, waarbij het laatste deel nieuw is ten opzichte van de vorige druk:

  • Deel I Introductie
  • Deel II Thema’s
  • Deel III Processen
  • Deel IV Op maat maken

De Introductie geeft een inleiding op projectmanagement en op PRINCE2 en er wordt uitgebreid ingaan op de zeven principes (niet veranderd ten opzichte van editie 2009):

  • Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
  • Leren van ervaring
  • Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
  • Managen per fase
  • Managen ‘by exception’
  • Productgerichte aanpak
  • Op maat maken voor de projectomgeving

De zeven PRINCE2-thema’s, met daarin de aspecten van projectmanagement die continu en integraal moeten worden beheerst, worden uitgebreid beschreven.  Ieder thema wordt in een afzonderlijk hoofdstuk behandeld waarbij ingegaan wordt op het doel, kernbegrippen, te gebruiken technieken en per rol de bijbehorende verantwoordelijkheden. Ten opzichte van de editie 2009 wordt nu ook ingegaan welke aspecten minimaal moeten worden meegenomen in een PRINCE2-project en hoe het thema effectief kan worden toegepast bij kleine, agile, commerciële, wet- en regelgeving en overheidsprojecten. Achtereenvolgens krijgen we de volgende thema’s:

  • Business case: Waarom?
  • Organisatie: Wie?
  • Kwaliteit: Wat?
  • Plannen: Hoe, hoeveel, wanneer?
  • Risico: Wat indien?
  • Wijziging: Wat is de impact?
  • Voortgang: Waar staan we nu? Wat is de prognose?

Verschillen tussen de 2009 en 2017 editie:

Editie 2009 Editie 2017
Bedrijfs- of programmamanagement lijn- of programmamanagement of de klant
Batenreviewplan benefitsmanagementaanpak
Risicomanagementstrategie risicomanagementaanpak
Kwaliteitsmanagementstrategie kwaliteitsmanagementaanpak
Configuratiemanagementstrategie wijzigingsmanagementaanpak

Deel III gaat in op de processen. Per proces wordt ingezoomd op de doelstellingen, de context, de procesbeschrijving en een overzicht van de onderliggende activiteiten. Ten opzichte van de editie 2009 wordt nu ook ingegaan op het op maat maken bij kleine, agile en commerciële projecten en projecten binnen een programma. De volgende zeven processen worden behandeld:

  • Opstarten van een project: Formuleren van de projectopdracht
  • Sturen van een project: De activiteiten van de stuurgroep
  • Initiëren van een project: Uitwerken van de projectopdracht
  • Beheersen van een fase: Uitvoeren van de projectopdracht
  • Managen productoplevering: De activiteiten van de teammanagers
  • Managen van een faseovergang: Voorbereiden van de besluitvorming
  • Afsluiten van een project: Opleveren van het projectresultaat

P2 QRC (Produktmodel NL, 180222) v1.0Downloaden: P2 QRC (Produktmodel NL, 180222) v1.0

Het laatste deel gaat in op het op maat maken van PRINCE2 voor een individueel project en het verankeren van PRINCE2 in een organisatie. Het verankeren is nieuw ten opzichte van de 2009 editie. Bij het op maat maken wordt ingegaan op projecten in de private of publieke sector, haalbaarheids-, agile, commerciële en multi-organisatieprojecten en projecten in een programma. Verder wordt projectvolwassenheid en het P3M3-model kort besproken.

In de bijlagen vinden we een opzet van alle managementproducten, de rollen en verantwoordelijkheden, een voorbeeld van een productgerichte planning en een projectthermometer en tenslotte een begrippen- en vertaallijst. In de 2017 editie zijn vier producten niet in ieder project noodzakelijk: configuratie-item-record, leerpuntenrapport, productstatusoverzicht en het dagelijks logboek.

Conclusie: Wil je je voorbereiden voor het Nederlandstalige PRINCE2 Foundation of Practitioner examen of wil je een goed beeld vormen van PRINCE2 dan is dit volledig herschreven en goed leesbare boek aan te bevelen. Volgende week wordt een bijbehorende website www.P2foryou.nl operationeel waarop ook de projectthermometer, begrippenlijst en vertaallijst beschikbaar komen.

Bestellen: Projectmanagement op basis van PRINCE2 Editie 2017

Jeff Sutherland launches the Scrum@Scale Guide

Schermafdruk 2018-02-19 18.55.08Jeff Sutherland has developed a concise guide that layouts the key roles and artifacts for Scrum@Scale. It’s free and available for your use.

Jeff Sutherland: “Scrum@Scale was created to efficiently coordinate this new ecosystem of teams in a way that optimizes the overall strategy of the organization. It achieves this goal through setting up a minimum viable bureaucracy

Scrum@Scale offers a scale free architecture.

Scrum@Scale is:

  • Lightweight – the minimum viable bureaucracy
  • Simple to understand – consists of only Scrum teams coordinated by Scrum of Scrums and MetaScrums
  • Difficult to master – requires implementing a new operating model.

Scrum@Scale contains two cycles: the Scrum Master Cycle (the “how”) and the Product Owner Cycle (the “what”), each touching the other at two points. Taken together, these cycles produce a powerful framework for coordinating the efforts of multiple teams along a single path. The Scrum Master Cycle contains the following modules: Team-Level Process, Continuous Improvement & Impediment Removal, Cross-Team Coordination, Deployment and Product & Release Feedback. The first and the last module are part of the Product Owner Cycle too. Besides these modules we find the following modules: Strategic Vision, Backlog Prioritization, Backlog Decomposition & Refinement, and Release Planning.

Schermafdruk 2018-02-19 19.47.47

To scale Scrum in your organization across many teams Jeff Sutherland works with high performance teams of 4-5 people as the optimal size. If you need more people working on a single product, a team of max 5 teams can be created. These teams comprise a Scrum of Scrums (SoS) with representatives from the different teams (often the Scrum Masters) to coordinate the work (the how) and they hold a Scaled Daily Scrum (SDS). The Scrum of Scrums is a Scrum team too with its own Product Owner and a Scrum of Scrums Master (SoSM, compare the RTE in SAFe). If 25 people or 5 teams is not enough to develop one product, max 5 Scrum of Scrums can work together with a Scrum of Scrum of Scrums (SoSoS) with a SoSoSM (compare the STE in SAFe) and this can continue. 5 SoSoS’s can work together and form a model with 125 teams. Depending on the size of the organization this can continue. The final Scrum of Scrums of an organization is called the Executive Action Team (EAT).

The same mechanism is applied for the Product Owners synchronization. The group of Product Owners who need to coordinate the backlog for the 5 teams is called the MetaScrum. This MetaScrum is a Scrum team too with its own Scrum Master and Chief Product Owner (CPO, compare Product Management in SAFe, or The Chief Product Owner in LeSS). In line with SoS’s that can grow into SoSoS’s the MetaScrums can grow too. For 25 teams we see a MetaScrum with a CCPO (compare Solution Management in SAFe). The final Meta Scrum of an organization is called the Executive MetaScrum (EMS).

In the guide several examples are given of organizational design with several soSoS’s and MetaScrums as well as the Executive MetaScrum and Action Team supported by separate teams focusing on Legal/Compliance, Customer Relations and People Operations (Agile HR).

Conclusion. If I look at the Scrum@Scale material available on www.scrumalliance.org there is much more detailed information available regarding the different modules within the framework but the two cycles are connected at Team Level Process and Strategic Vision (in the just published definitive guide this is now Product & Release Feedback and I would say that makes sense). There you could also find differentiation at with level the module is used (team, Department, organization). Probably an evolution of the framework and to keep it as simple as possible by only using Scrum teams and SoS/MetaScrums. The organizational mechanism to scale Scrum is added (My first reaction where have I seen this before: compare goal driven agile on my blog). If it makes sense to keep Customer Relations (is this not a PO or MetaScrum task?), legal/compliance, HR etc. out of the Scrum teams is food for discussion.

Have a look by yourself at www.scrumatscale.com were you can download the guide.

Review: How to lead self-managing teams?

513EGuoKb3L._SX322_BO1,204,203,200_How to lead self-managing teams? Changing leadership from sheepherding to beekeeping – A business novel is written by Rini van Solingen. Rini is the author of, among other books, ‘The power of Scrum’.

In many books on agile, scrum, agile project management, etc., the notion of servant leadership is encountered, but what is exactly meant by serving leadership is not obvious. In this easy to read book, the author has managed to clarify servant leadership and he gives lots of tips to become one!

The book tells the story of Mark, a manager at a large supermarket chain that switches to self-organizing teams. During a holiday Mark visits his grandfather, who in a number of conversations takes him along in his own change from shepherd to beekeeper. Mark’s grandfather shows him how his former role as shepherd is comparable to a more authoritarian leadership style and how he had to change his leadership style in order to be successful as a beekeeper. Mark translates the conversations with his grandfather in a number of lessons for his own organization.

At the end of each chapter you get an overview of the lessons Mark has learned. For example in the chapter Cabinets and Frameworks Mark’s grandfather tells you that you have to give your bees a certain amount of living space in the hive (cabinet). Not too little, but also not too much. And you must ensure that they continue to work within that space. This results in a number of points of attention that Mark links to the lesson: Pick and protect the frameworks. The following six lessons are discussed (See the accompanying figure in which the lessons and accompanying points of interest are expressed):

  • Lesson 1: Harvesting frequently gets results
  • Lesson 2: Disrupting operational direction
  • Lesson 3: Pick and protect the framework
  • Lesson 4: value the apparent chaos
  • Lesson 5: Removing barriers
  • Lesson 6: Let go of your ego

Beeshepperd (180211) v1.0To download:  QRC Servant leadership

In a final chapter, the author summarizes the servant leadership lessons as discussed in the story of Mark and his grandfather, in a simple model. The author calls this the bee-shepherd model (see figure).

Conclusion

A must-read for project or program managers (and other managers) who have to deal with self-organizing (scrum) teams and want to know how to deal with these self-organizing teams and what you have to do, to make this possible and be a servant leader too.

Servant leadership becomes tangible by this book. Because it is written in a smooth narrative style, you can read it in a few hours and you get material to give it a thought and practice with servant leadership for the coming months.

To order: How to lead self-managing teams?

Recensie: Vakblad Projectmanagement nr. 3

Schermafdruk 2018-02-02 19.51.16En daar is de derde editie van het Vakblad Projectmanagement van KWD Resultaatmanagement alweer. Acht artikelen en vier columns die je prikkelen en die je inzicht en handvatten geven om je verder te ontwikkelen als projectmanager.

Wat mij betreft zijn gedragscompetenties en vaardigheden van projectmanagers de rode draad in dit nummer. Competenties en vaardigheden die je verder kan ontwikkelen en inzetten maar die je ook helpen bij je toekomstige, wellicht veranderende rol als projectmanager.

Wat komen we zoal tegen? Het openingsartikel biedt inzicht in de ontstaansgeschiedenis van projectmanagement tijdens het Manhattan project en de raket projecten Atlas en Apollo om vervolgens aan te tonen dat het tijd wordt dat de projectmanager zich los moet maken van zelfrestrictie. Deze eerste projecten gebruikten trouwens verschillende agile technieken zoals bijvoorbeeld experimenteren en openhouden van opties maar zijn door ons eigen toedoen veel te sterk ontwikkelt in de richting van een controlegerichte, gefaseerde aanpak. Interessant is de geboden hybride aanpak waarbij onderscheid gemaakt is tussen deelprojecten met en zonder voorspelbare onzekerheid om daarmee terug te keren naar een situatie waarin men probeerde het onmogelijke waar te maken zoals daar sprake van was tijdens die eerste genoemde projecten (hoe leuk kan de rol van projectmanager toch weer worden!).

Een volgend artikel gaat in op de veranderende rol van de projectmanager in de agile organisatie. Wat betekent dat voor je eigen rol als projectmanager, naar welke andere rollen zou je kunnen toegroeien. Welke gedragsveranderingen spelen hierbij een belangrijke rol (b.v. faciliteren, verbinden, transparantie, focus op waarde, gedeeld eigenaarschap, omgaan met zelforganiserende teams en regelmatige rechtstreekse communicatie)?

Ook een case over de nieuwe projectaanpak bij de gemeente Roosendaal levert interessante inzichten over collectieve intelligentie en culturele samenhang op. Welke mooie dingen ontstaan er als gevoel en ratio elkaar ontmoeten? Fraai ook de visuele weergave van de uitkomst van een vergadering. Om jaloers op te worden.

Is samenwerking trouwens te meten? In het artikel wordt onderscheid gemaakt tussen managementteams en realisatieteams waarbij het uitgangspunt is dat ze verschillend samenwerken en dus verschillend gemeten moeten worden. We krijgen een realisatieteambarometer voorgeschoteld waarbij de mate van samenwerking aan de hand van 10 vragen kan worden vastgesteld (ik zou zeggen ga er direct mee aan de slag). Voor het meten van managementteam vaardigheden wordt gekozen voor de methode van Lencioni (zie mijn recensie van zijn boek De vijf frustraties van teamwork).

Het artikel Hoe laat je een project succesvol landen – vergroot acceptatie door effectieve interventies beschrijft het veranderkompas met zijn vijf drijfveren (zie youtube filmpje onderaan) en geeft een mooi overzicht van verschillende interventies (zwartkijksessies, klantsessies, implementatie dashboard, inzetten key users, veranderingen formeel laten benoemen, webinars, werken met persona’s, de klantarena, e-learning en anchoring day).

Verder biedt het artikel Hoe is een succesvol projectteam te ontwikkelen inzicht in een aantal meer bekende teammodellen zoals Belbin rollen, Tuckman teamfasen, Lencioni (zie hiervoor) en situationeel leiderschap van Hersey. Interessanter is het tweede gedeelte waarin ingegaan wordt op interventies die projectmanagers kunnen nemen om een projectteam te laten groeien alsmede interventies om individuele teamleden te laten groeien (afgezet tegen frequentie en impact) en welke aspecten in de praktijk als belangrijk worden gevonden om als team succesvol te kunnen zijn.

Naast de rode draad een tweetal artikelen die er een beetje bijhangen. Enerzijds een stukje kennisoverdracht over een nieuwe Deense, zich nog in co-creatie ontwikkelende methode Project Half Double – Betere projecten in de helft van de tijd (zie ook mijn blog) en het artikel over cloudmigraties. In dat laatste artikel wordt inzicht geboden in succesfactoren bij cloudmigratieprojecten. Wellicht zou Value Based Projectmanagement (zie mijn blog over het bijbehorende KWD boekje) hier nog behulpzaam kunnen zijn?

De vier columns prikkelen, verwarren en zetten je aan het denken. Peter Storm gaat in op de toegevoegde waarde van de projectmanager bij het creëren van nieuw, gezamenlijk en energie gevend inzicht. Ben Berndt, koppelt de filosofie van Zygmunt Bauman zoals beschreven in Liquid Modernity aan de huidige agile hype en komt op de prachtige omschrijving vloeibaar agile (waarbij ik me dan weer afvraag of agile ook vast zijn?). Jitske Kramer, een van de key-note sprekers tijdens de laatste KWD dag, kijkt naar projectenwerk als mensenwerk. Luistert de projectmanager naar wat niet gezegd wordt? Tenslotte legt John Hermarij zijn vinger op een veelheid aan bloggers en sprekers die van alles pretenderen, mythes weten te ontrafelen en precies weten wat bijvoorbeeld de valkuilen van agile werken zijn, zonder dat te kunnen onderbouwen.

Conclusie. Wederom een heel leesbaar en leerzaam blad. Wel, ten opzichte van de eerste twee nummers wat meer tekst en minder foto’s. Wat mij betreft iets meer foto’s om het blad luchtig te houden. Zoals gezegd het lezen weer meer dan waard. Prikkelende columns die je soms verwarren maar juist ook weer aan het denken zetten. Een aantal handige checklists zoals bijvoorbeeld de teambarometer en uiteraard voor velen soms bekende en soms minder bekende nieuwe inzichten.

Ben je al geabonneerd op het blad dan verschijnt het binnenkort in je brievenbus. Geen abonnee maar wel belangstelling voor het blad, en ik kan het van harte aanbevelen, dan is het een kwestie van abonneren. Zie: KWD Resultaatmanagement.

Veranderkompas

Review: The Five Dysfunctions of a Team

9780787960759-480x600In the book The Five Dysfunctions of a Team – A leadership fable Patrick Lencioni explains the essence of collaboration within a team. The book has been available for a number of years, but I found it on many lists, for example as one of the recommended books within SAFe, so that my curiosity was triggered.

The book consists of two parts, where the first, most voluminous part tells a fable in which we see a non-functioning management team struggle in her sometimes difficult way to a truly cooperative team and the second part deals with understanding of and countering the five dysfunctions.

In the fable, we follow the newly appointed CEO Catherine, who was commissioned by the board to turn the management team into a truly collaborative team that can produce results. In a number of off-sites she starts with het management team to build a real team. She explains step by step everyone the triangle with the five dysfunctions of team. As a first step, she discusses what “absence of trust” means. Through a number of exercises, she works on improving mutual trust. Then she grasps the fifth frustration ‘inattention to results’ and sets the goal for the coming period with the group. Through a variety of exercises, the other three frustrations also come up for ‘fear of conflict’, ‘lack of commitment’ and ‘avoidance of accountability’. It is as expected, really learning by mistakes, three steps forward and two steps back, but eventually a real team emerges.

The Five Dysfunctions of a Team (QRC, 180123) v1.0To download: The Five Dysfunctions of a Team (QRC, 180123) v1.0

In the second part the author zooms in on the triangle used in the fable with the five dysfunctions. We get a summary of the model and a team questionnaire containing fifteen questions to determine which dysfunctions are / are not applicable for the team

Subsequently, we get for each dysfunction, characteristics of teams where the dysfunction is present and characteristics of teams that have mastered the dysfunction. In addition, we get a number of suggestions on how to counter the dysfunction and what role the leader should play in this.

Finally, the relationship between the various dysfunctions is explained. The first step is trust. If there is trust, one dares to enter into conflicts through which involvement is created. By being involved one feels accountable and with this the desired results can be achieved.

Conclusion: an easily readable book that clearly highlights the essence of teamwork. The five dysfunctions offer a nice handle to show whether or not a team is functioning properly. A must read for agile teams. The team questionnaire (fifteen questions) is a simple tool to determine which dysfunctions are / are not applicable for the team. If you look further at the suggestions offered to tackle the dysfunctions, you will get a toolbox to turn a group of people into a real team. It’s a pity that the suggestions offered are not more concrete.

To order: The Five Dysfunctions of a Team

9780470823385-480x600For those who prefer a manga like edition, I can recommend the illustrated leadership fable The five dysfunctions of a team, illustrated by Kensuke Okabayashi (see example pages)

To order: The Five Dysfunctions of a Team (Manga edition)

 

Schermafdruk 2018-02-01 20.24.59

 

Recensie: De 5 frustraties van teamwork

9789047001966-480x600In het boek De 5 frustraties van teamwork – Hoe zorg je ervoor dat samenwerken leuk blijft legt Patrick Lencioni de essentie van samenwerking binnen een team uit. Het boek is alweer een aantal jaren beschikbaar maar ik kwam het tegen op vele lijstjes, bijvoorbeeld als een van de aanbevolen boeken binnen SAFe, zodat mijn nieuwsgierigheid getriggerd werd en een recensie op zijn plaats is.

Het boek bestaat uit twee delen, waarbij het eerste, omvangrijkste, deel een parabel vertelt waarin we een niet functionerend managementteam zien worstelen in haar soms moeizame weg naar een echt samenwerkend team en het tweede deel ingaat op het begrijpen en tegengaan van de vijf frustraties.

In de parabel volgen we de net aangestelde CEO Catherine die van het bestuur de opdracht had gekregen om van het managementteam een echt samenwerkend team van te maken die resultaten kunnen neerzetten. In een aantal off-sites gaat zij met het managementteam aan de gang waarbij zij de driehoek met de vijf frustraties van teamwork stap voor stap met iedereen doorleeft. Als eerste stap bespreekt ze wat ‘afwezigheid van vertrouwen’ betekent. Middels een aantal oefeningen werkt ze aan het verbeteren van het onderlinge vertrouwen. Vervolgens pakt ze de vijfde frustratie ‘te weinig aandacht voor resultaten’ beet en stelt met de groep het doel voor de komende periode vast. Middels een scala aan oefeningen komen ook de andere drie frustraties ‘angst voor conflicten’, ‘gebrek aan betrokkenheid’ en ‘verantwoordelijkheid mijden’ aan bod. Het is zoals te verwachten, echt vallen en opstaan, drie stappen vooruit en twee stappen terug maar uiteindelijk ontstaat een echt team.

De vijf frustraties van teamwerk (QRC, 180121) v1.0Downloaden: De vijf frustraties van teamwerk (QRC, 180121) v1.0

In het tweede deel zoemt de auteur in op de in de parabel gehanteerde driehoek met de vijf frustraties. We krijgen een samenvatting van het model en een teamonderzoek vragenlijst met daarin vijftien vragen om vast te stellen welke frustraties wel/niet een probleem vormen voor het team.

Vervolgens krijgen we per frustratie karakteristieken van teams waar de frustratie aanwezig is en karakteristieken van teams die de frustratie onder de knie hebben. Daarnaast krijgen we per frustratie een aantal suggesties hoe de frustratie is tegen te gaan en welke rol de leider hierbij moet spelen.

Tenslotte wordt de relatie tussen de verschillende frustraties toegelicht. De eerste stap is vertrouwen. Als er vertrouwen is durft men conflicten aan te gaan waardoor betrokkenheid wordt gecreëerd. Door betrokken te zijn voelt men zich verantwoordelijk en hiermee kunnen de gewenste resultaten geboekt worden.

Conclusie: een vlot leesbaar boek dat de essentie van teamwork helder naar voren brengt. De vijf frustraties bieden een mooi handvat om te laten zien of een team wel of niet goed functioneert. Een must voor agile teams. Middels de teamonderzoek vragenlijst wordt een eenvoudig instrument aangeboden om middels vijftien vragen vast te stellen welke frustraties wel/niet een probleem vormen voor het team. Kijk je verder naar de aangeboden suggesties om de frustraties te lijf te gaan dan krijg je een gereedschapskist om van een groep mensen een echt team te maken. Alleen jammer dat de geboden suggesties niet wat concreter uitgewerkt zijn.

Bestellen: De 5 frustraties van teamwork