PRINCE2 SmartTabs versus Portman’s PRINCE2 tabs

smarttabs p2In 2010 I developed a first set of tabs as an aid to pass your PRINCE2 Practioner exam. As of that moment I developed these tabs for many other methods like MSP, MoP, P3O, AgilePM, PRINCE2 Agile et cetera.
If I compare these SmartTabs with the one I developed is see similarities and differences:
  • Both have been create to help users to find and access relevant key sections of Managing Successful Projects with PRINCE2® quickly while studying Foundation and in the open book Practitioner examinations.
  • Both deliver tabs to access sections for principles, themes and processes
  • In addition, Portman’s PRINCE2 tabs delivers tabs to access individual management products and individual roles and responsibilities
  • In addition, PRINCE2® Smart Tabs have QR codes which, when scanned, link users to further online resources which closely align to the core guidance for learning and exam preparation. These resources can be videos, the PRINCE2 Wiki, blogs, tutorials, et cetera.

PRINCE2 SmartTabssmarttabs prince2Portman’s PRINCE2 tabsPRINCE2_update_2017_UK_v2

Conclusion both will work but I am somewhat biased if I look at my own tabs, so you have to judge for yourself too. To accomodate your study the SmartTabs are a better fit, to support you during your practitioner exam I prefer my own tabs.
To download (and print on sticker paper) or order (die-cut stickers): Portman’s PRINCE2 tabs (€3.50)
To order: PRINCE2 SmartTabs (£15.00)
Advertisements

Recensie Projectmatig Werken in beeld (derde druk)

9789080287303-240x300Marco Derksen vroeg mij zijn derde herziene druk van zijn boek Projectmatig Werken in beeld te recenseren. Daar ik dit boek in maart 2016 al eens op mijn blog gerecenseerd had, heb ik die erbij gepakt. In mijn aanbeveling heb ik toen onder andere de volgende opmerking gemaakt: “Ben je op zoek naar een algemene introductie over projectmanagement dan is dit boekje te beperkt. In dit laatste geval ontkom je er niet aan om ook stil te staan bij onder andere toleranties, business cases en agile ontwikkelingen.” Ik ben benieuwd in hoeverre hier nu iets mee is gedaan?

Recensie van Projectmatig werken in beeld (derde herziene druk)

Projectmatig Werken in beeld van Marco Derksen is een vlot geschreven boekje waarin op een heldere, eenvoudige wijze de waterval methode Projectmatig Werken wordt uitgelegd.
Een boekje voor de beginnende projectmanager die op zoek is naar een simpele uitleg.

Het boekje is onderverdeeld in een tweetal blokken. Het eerste blok beschrijft de methode aan de hand van de volgende onderwerpen:

  • Het project in relatie tot noodzakelijk draagvlak;
  • Het interview als start van de initiatief fase;
  • De rechtvaardiging van een project of business case (toegevoegd t.o.v. de eerste druk);
  • De verschillende fasen waarin het project opgedeeld kan worden;
  • Projectdocumenten met daarin o.a. aanleiding, doel, resultaat, grenzen, haalbaarheid, risico’s, nevenaspecten en randvoorwaarden;
  • Projectomgeving;
  • Projectorganisatie en stuurgroep en daarbij de teamrollen van Belbin en teamvormingsfasen van Tuckman en situationeel leidinggeven;
  • Activiteitenlijst, mijlpalen, tijd, tijdlijn, netwerk- en balkenplanning;
  • Projectarchief.

Op vele plekken worden eenvoudige voorbeelden gegeven en regelmatig wordt een pakkende quote gegeven. In de bijbehorende video’s zie je de auteur onderwerpen vanuit Projectmatig Werken schematisch samenvatten.

Daarnaast heeft de auteur twee hoofdstukken toegevoegd waarin varianten van Projectmatig Werken worden beschreven en hoe de methode Projectmatig werken te borgen is. De auteur ziet PRINCE, IPMA, Scrum en Agile als varianten op Projectmatig Werken en licht dit kort toe. In het hoofdstuk borging wordt het belang van commitment van het (lijn)management, goed opdrachtgeverschap, erkenning en herkenning van kernposities, templates en intervisie bijeenkomsten.

qrc projectmatig werken (3e druk)Downloaden: QRC Projectmatig Werken (3e druk)

Het tweede blok biedt een aantal verdiepingen op de volgende terreinen:

  • Het smart formuleren van doelstellingen;
  • Bewust zijn van de Deming Circle;
  • Zoeken naar zuiver draagvlak;
  • Het effect van de duivelsdriehoek of vierkant;
  • Inbouwen van marge en speling en de relatie met het kritieke pad;
  • Effectief en efficiënt (goede dingen op de goede manier doen);
  • Van schatten, via ramen naar begroten;
  • Relatie tussen project- en de lijnorganisatie;
  • Omgaan met conflicten;
  • Organiseren van vergaderingen;
  • Typische valkuilen binnen de verschillende fasen.

Het verassende aan het boekje zijn een aantal QR-codes die je na scannen bij online tutorials (c.a. 30 videos) laat uitkomen. Tutorials waarin de auteur de betreffende leerstof uitlegt. Een voorbeeld:

Daarnaast is er een ondersteunende website http://www.projectmatigwerkeninbeeld.nl. Op deze site vind je tutorials, extra stof & tips en 30 kennisvragen inclusief proefexamen. De extra stof omvat:

  • 3-dimensionaal denken: verdiepen, verbreden en je perspectief wijzigen;
  • Stakeholderanalyse
  • Luisteren, samenvatten en doorvragen
  • Offerte tip
  • Contact tip
  • Business Case (beschikbaar zonder inloggen dus ook voor lezers van de eerste twee drukken)
  • Borging (beschikbaar zonder inloggen dus ook voor lezers van de eerste twee drukken)

Conclusie
Mijn conclusie bij de eerste druk staat nog steeds overeind. Als je begint als projectmanager en op zoek bent naar een eenvoudige, simpele en pragmatische uitleg van de waterval methode Projectmatig Werken dan is dit boekje zeker aan te bevelen. Ten opzichte van de eerste druk is het goed om te zien dat het gebruik van een business case is toegevoegd. Ook het hoofdstuk over borging is een prima aanvulling. Mijn commentaar dat bij een algemene introductie over projectmanagement je ook stil moet staan bij agile ontwikkelingen vind ik nog steeds onvoldoende aan bod komen.

Het is te kort door de bocht hoe de auteur Agile en Scrum omschrijft (en in de bijbehorende video toelicht). Hij beschrijft Scrum als het opknippen van een project in kleine stukjes die je aan het eind samenvoegt tot een geheel en een bord om de voortgang te volgen. Scrum is toch wel wat anders. Ook zou ik Agile zelf niet neerzetten als methode maar als een mindshift en IPMA biedt een competence baseline aan de hand waarvan projectmanagers op verschillende niveaus getoetst kunnen worden waarbij projectmanagers hun eigen gekozen projectmanagementmethode mogen gebruiken. IPMA zelf is geen projectmanagementmethode.

Bestellen: Projectmatig Werken in beeld

Quick Reference Cards in 2018

As a result of my book reviews I created several Quick Reference Cards to summarize what I have read.QRC 2018

My 2018 book reviews

2018 was a fruitful book review year. I wrote more than 50 book reviews including corresponding quick reference cards and several personal insights, and views on specific topics in the field of project, program and portfolio management and I wrote the book Directing successful projects with PRINCE2 by Henny Portman

Book reviews 2018.pngAgility

Management

Project/Program/Portfolio management

Review: Out of the maze

9780525537298-480x600Spencer Johnson wrote Out of the maze, the sequel to the #1 bestseller and global phenomenon Who moved my cheese?

This stunning little sequel will help you unlock the riddle of whatever mazes you may be facing in your own life. And not only your own life. Think about the VUCA world where business agility is key. Things that may have been true yesterday suddenly are no longer true today.

In this little book we follow Hem (the one in Who moved my cheese? who believed that the old situation would return) and his new friend, Hope, on their journey, by thinking outside the box, to find their way out of the maze. Believes are put central in this fable. It’s not only cheese you can eat; an apple will work too and when they are gone you have to choose new beliefs. During their journey we learn the following particularities about beliefs:

  • Notice your beliefs
  • Don’t believe everything you think
  • Let go of what isn’t working
  • Look outside the maze
  • Choose a new belief
  • There are no limits to what you can believe

the way out of the mazeBeliefs are powerful things. A single stubborn belief can take down an entire company (Kodak?, Nokia?, BlackBerry?). People believe that how things have always been is how they’ll always be. But it never is.

You can read this little book in less than an hour and it gives you a multitude of hours to notice, exam and test your own beliefs and not necessarily discard them to find the way out of your own maze.

To order: Out of the maze

Nederlandse versie: Breek los uit het doolhof

Spenser Johnson passed away in July 2017.

Recensie: Het Scrum modellenboek – 41 slimme tools & tips voor een betere én leukere sprint

9789024421794-480x600Rik van der Wardt heeft Het Scrum modellenboek – 41 slimme tools & tips voor een betere én leukere sprint geschreven waarmee beginnende Scrum teams een aantal praktische handvatten krijgen.

Zoals uit de titel al blijkt biedt het boek 41 modellen. Van ieder model krijgen we het doel uitgelegd, waarvoor het model gebruikt kan worden (in de vorm van een of meer user stries met Als … Wil ik … Zodat …), uitleg bij het model, vaak een verwijzing om verder te lezen en afhankelijk van het model een praktijkvoorbeeld of een oefening.

Het boek begint met een aantal algemene modellen zoals de waarde proposities van Scrum, het agile manifest, je strategie scrummen, alignment en autonomie. Verderop in het boek nog een aantal algemene modellen waaronder het Cynefin-model, organiseren voor intrinsieke motivatie, hoe ontstaat vertrouwen, management 3.0, Scrum opschalen met Nexus, PDCA als basis voor kwaliteit, het progressieprincipe in Scrum, Theorie X en Y en waarom starten we met Scrum.

Voor de product owner draagt de auteur de volgende modellen aan: planning in Scrum, DEEP product backlog-management, persona’s, productvisie en user stories: de 3 C’s en INVEST. Ook de scrum master kan putten uit een aantal modellen zoals het belang van feedback, GROW-coaching, leerstijlen van Kolb, uitdagingen in teamwork volgens Lencioni, rekentool voor de duur van Scrum meetings, situationeel leiderschap, SOAR (strengths, opportunities, aspirations, results), state of mind model, groepsinterventies en hoe ontwikkelt een Scrum team zich. Als lid van een ontwikkelteam kan je kijken naar de modellen teamrollen volgens Belbin, flow-ervaring en T-shaped mensen. Stakeholdermanagement wordt gerubriceerd onder stakeholders.

Het boek biedt bruikbare praktische checklists voor de sprint planning, de daily Scrum, de sprint review en de sprint retrospective. Daarnaast ter ondersteuning van de sprint planning het plannen in Scrum. Tenslotte een aantal modellen om de kwaliteit van de sprint retrospective te verhogen waaronder het Johari-venster, Karasek (waarom Scrum uitdagend en motiverend is), reflexiviteit van het team en het Scrumteam zelfassessment.

Conclusie: Een veelheid aan modellen waarbij de meeste modellen praktisch en direct toepasbaar zijn voor een beginnend Scrum team. Op de achterflap wordt gesproken van een complete verzameling van Scrum modellen en tips en trucs. Persoonlijk had ik ook aandacht besteed aan het ‘nee’ zeggen door de product owner, het slicen of opdelen in kleinere user stories en wellicht een hoofdstuk over flow, pull en velocity in het ontwikkelteam. Wellicht hadden een paar modellen die als algemeen worden aangeduid dan achterwege gelaten kunnen worden omdat hier een beginnend Scrum team nog niet op zit te wachten. Bijvoorbeeld je strategie scrummen, het Cynefin-model of Nexus.

Ik heb niet kunnen ontdekken of er een logische volgorde in de hoofdstukken zit en dat doet me denken aan de Argentijnse schrijver Julio Cortázar. Hij heeft o.a. het boek Rayuela, een hinkelspel geschreven. Dit boek kan van kaft tot kaft gelezen worden maar de hoofdstukken kunnen ook kriskras door elkaar gelezen worden waarbij aan het eind van ieder hoofdstuk een verwijzing staat naar het volgende te lezen hoofdstuk. In het Scrum modellenboek geeft de auteur aan dat de meeste mensen dit boek per rol of per meeting gebruiken om te zien welke modellen toepasbaar zijn. Als je dit als auteur uitspreekt dan is het geboden plaatje in de inleiding m.i. onvoldoende. Ik heb een leeswijzer toegevoegd waarmee het voor de lezer makkelijker wordt om te kiezen waarbij de insteek algemeen, je rol (PO, SM, Ontwikkelteam) of wanneer (sprint planning, daily Scrum, Sprint review, sprint retrospective, refinement). Een model kan dan op meerdere plekken bruikbaar zijn (zowel binnen een rol als bij een meeting). De ingekleurde velden geven de keuze van de auteur weer, de X’en op een niet ingekleurd veld betreffen mijn eigen mening.

Bestellen: Het Scrum modellenboek

Scrum modellenboek leeswijzerDownloaden: Het Scrum Modellenboek (cross reference tabel, 181215) v1.0

Recensie: Leiderschap van de programmamanager – Hoe jij het verschil maakt in doelgerichte opgaven

9789462762831-480x600Vorige week ben ik bij de inspirerende boeklancering van het boek Leiderschap van de programmamanager – Hoe jij het verschil maakt in doelgerichte opgaven geweest. Björn Prevaas, een van de schrijvers naast Jo Bos en Helmuth Stoop, had mij gevraagd een recensie te schrijven. Een boek recenseren van een aantal bevlogen programmamanager experts kan ik uiteraard niet weigeren, maar ook zonder de vraag had ik deze recensie geschreven.

Met 400 pagina’s is het een stevig boek geworden dat bestaat uit twee delen. In het eerste kleine deel krijgen we perspectieven op programmamanagement, de programmamanager en leiderschap. Het tweede deel gaat in op 14 thema’s voor het leiderschap van de programmamanager.

In deel I laten de auteurs zien dat programma’s passen bij deze tijd van snelle veranderingen, ook wel de VUCA-wereld genoemd. Verschillende programmabenaderingen zoals Werken Aan Programma’s (WAP), Managing Successful Programmes (MSP), Standard for Program Management (SfPM) en Programmatisch Creëren (PgMC) passeren kort de revue. De schrijvers hebben hun programma-aanpak gebaseerd op zeven principes:

  • Aansluiten op de strategie van de organisatie
  • Werken vanuit een inspirerende visie en doelen
  • Eigenaarschap en bezieling bij mensen aanboren
  • Onderkennen dat meerdere wegen naar Rome leiden
  • Veranderingen omarmen en leren van ervaringen
  • Je plek als programma en programmamanager kennen
  • De aanpak per opgave op maat maken

We krijgen de vier grondvormen voor programmaorganisatie uitgelegd, zijnde de coördinatievorm, regievorm, realisatievorm en zelfstandige vorm. Waarbij de invloed van permanente organisaties steeds verder afneemt en de invloed van de programmaorganisatie steeds meer toeneemt. Hier wordt vervolgens de rol van de programmamanager overheen gelegd zodat we, in dezelfde volgorde, de rollen programmacoördinator, programmaregisseur, programmaleider en programmadirecteur krijgen.

Tenslotte komen in dit deel verschillende typen leiderschap aan bod zoals directief, dwingend, autoritair en autocratisch leiderschap, inspirerend, visionair, gezaghebbend, charismatisch en toonaangevend leiderschap, affiliatief, relationeel, mensgericht, samenbindend en coachend leiderschap, democratisch, participatief, systemisch, collectief, gedeeld, gedistribueerd en gespreid leiderschap, ethisch, authentiek, dienend- en spriritueel leiderschap en tenslotte transactioneel en transformationeel leiderschap.

Deel II brengt ons middels 14 thema’s (gevisualiseerd door de 14 mooie foto’s op de voorkant) stap voor stap dichter bij de persoonlijkheid van de programmamanager – de mens achter de rol.

Ieder thema en ook hoofdstuk begint met zo’n foto (saillant detail: als je de pagina omslaat krijg je dezelfde foto maar dan in spiegelbeeld, alsof je er doorheen kijkt).

Leiderschap van de programmamanager

Per thema bespreken de schrijvers wat dat thema inhoudt en hoe het zich verhoudt tot jouw rol als programmamanager. Ze komen met theoretische kaders, hun eigen visie en met op het thema gerichte methoden, instrumenten, tabellen en technieken. Een paar voorbeelden: De ijsberg van McClelland, Insights Discovery, Programme Model You Canvas, Cynefin-model, Berenschot Strategische Dialoog, Pecha Kucha, de vierkante meter moed, kijkglas voor een succesvolle samenwerking, Program Canvas, opgavegericht teamleren, persoonlijkheidspatronen en schaduwkanten (kernkwadranten), et cetera.

De 14 thema’s die besproken worden zijn:

  • Kleur bekennen: Investeren in je zelfinzicht, je niche en je professionele identiteit
  • Je inleven in de situatie: De match zoeken tussen wat nodig is en wat je kunt brengen
  • Werken vanuit een visie: Zin creëren voor het programma en de betrokkenen
  • Dienstbaar handelen: Dienend zijn aan de opgave, de mensen en de organisatie
  • Moed en kwetsbaarheid tonen: Op kritieke momenten naar voren stappen en doen wat nodig is
  • Mensen en belangen verbinden: Vanuit oprechte interesse en in dialoog werken aan wederzijds voordeel
  • Omgaan met macht en gezag: Jezelf verhouden tot de macht om je heen en ontwikkelen van je gezag
  • Bouwen aan vertrouwen: Ontwikkelen van vertrouwen als levensader van het programma
  • Je integriteit onderhouden: Zorgen dat de betrokkenen zich netjes gedragen
  • Eigenaarschap creëren: Werken aan de condities waaronder mensen verantwoordelijkheid nemen
  • Jezelf en anderen ontwikkelen: Het programma zien als motor voor ontwikkeling van mens en organisatie
  • Vitaal zijn en voor jezelf zorgen: Op vier dimensies werken aan je fitheid, vitaliteit en veerkracht
  • Weerstand, spanning en conflict hanteren: Onderzoeken hoe te handelen als het anders loopt dan je wilt
  • Je schaduwkant (h)erkennen: Je bewust zijn van je keerzijdes, je ego en je imperfectie.

Ieder hoofdstuk of thema bevat een of meer quotes van collega programmamanagers die de auteurs twee jaar terug geïnterviewd hebben over hun rol en leiderschap. Deze interviews resulteerden in 17 mooie portretten van programmamanagers en hebben mede de thema’s bepaald (de portretten zijn terug te vinden zijn op de site www.leiderschapvandeprogrammamanager.nl). Aan het eind van ieder thema krijgen we een reflectie voor het leiderschap van de programmamanager en een vijftal reflectievragen waar jezelf mee aan de gang kan (moet) gaan.

Aansluitend krijgen we een intermezzo waarin een verdieping gegeven wordt op het voorgaande hoofdstuk middels werkvormen, een uitgewerkte theorie of model en vaak een handige tabel of een verwijzing naar een online test om een specifiek aspect bij jezelf te onderzoeken. Een paar voorbeelden: je eigen machtsbehoefte of machiavellisme onderzoeken, het trust model, ijkpunten voor de integere manager, opvattingen over engagement en motivatie, leervoorkeuren en interactie, vitaliteitscheck, et cetera.

Conclusie: Een standaardwerk voor de programmamanager en te hanteren naast de meer technische beschrijving van een programmamanagement methode en uiteindelijk veel waardevoller voor de programmamanager. Het is, zoals gezegd, een dikke pil van 400 bladzijden maar het boek is goed opgemaakt en leest vlot weg. Is het compleet? Moeilijk te beantwoorden maar binnen de clustering van 14 thema’s krijgen we een schat aan theoretische kaders, methoden, instrumenten, tabellen, technieken, werkvormen en testen om daarmee wel een heel compleet plaatje van jezelf en je programma neer te zetten. Uiteindelijk heb ik, na lang zoeken, nog een kleinigheid gevonden. Wellicht had binnen het thema integriteit een verwijzing naar de Codes of Ethics and Professional Conduct van zowel PMI als IPMA op zijn plaats geweest (iets voor het PGM Open Netwerk?).

Voor mijzelf daarnaast ook een mooie aanleiding om bij mijn meer op de technische competenties gerichte MSP-trainingen aandacht aan het leiderschap van de programmamanager te besteden. De 14 thema’s zijn een mooie bron voor verdiepende discussies met de cursisten! Kortom een must voor de programmamanager!

Bestellen: Leiderschap van de programmamanager