In het boek “Agile teams, hoe dan?! – Zo help jij agile teams aantoonbaar naar topresultaten en werkplezier” legt Francisca Dalstra uitgebreid uit hoe je met haar ontwikkelde Master Team Dynamics-aanpak stap voor stap teams kunt begeleiden naar verbeterde prestaties en meer werkplezier.
Deze aanpak is een gestructureerde en uiterst praktische methode die teamdynamiek binnen organisaties verbindt met agile waarden en principes. De MTD-aanpak omvat voorbeelden, werkvormen, stappenplannen, tips, formulieren en checklists die niet alleen de teamdynamiek aantoonbaar verbeteren, maar ook jouw eigen begeleidingsvaardigheden naar een hoger niveau tillen.
Het boek is verdeeld in twee delen. Het eerste deel van het boek richt zich op de stappen van de Master Team Dynamics-aanpak en focust in het bijzonder op jouw rol als agile teambegeleider. De toegevoegde reflectievragen zijn hierbij een waardevolle hulp. In het tweede deel vind je een verdieping van de praktische tools, technieken en werkvormen die je kunt toepassen op verschillende specifieke momenten binnen de MTD-aanpak.
De MTP-aanpak is een continue cyclus die bestaat uit zes stappen: het in kaart brengen van de omgeving en het contracteren, het meten en analyseren, het plannen van hypothesen en doelstellingen, actie en interventies, het controleren en corrigeren, en tenslotte het toetsen en afronden. Dit wordt ook wel aangeduid met het acroniem IMPACT.
Afbakenen van het speelveld
Als teambegeleider is het cruciaal om duidelijk vast te stellen met wie je afspraken maakt en hoe je verwachtingen beheert. Een effectieve methode hiervoor is het in kaart brengen van de invloedssferen binnen en rondom je team.
Voor een effectieve evaluatie, beoordeling en sturing van de acties, prestaties en groei van het team, werk je samen met het team om een meetlat op te stellen. Elk team heeft verschillende soorten doelen: een teamdoel, operationeel productdoel, teamontwikkeldoel, leer-ontwikkeldoel en leerdoelstellingen. Voor elk type doel stel je een eigen meetlat op die zowel de huidige als de gewenste situatie weergeeft. De focus van de MTD-aanpak ligt voornamelijk op het teamontwikkeldoel, de leer-ontwikkeldoelen en de leerdoelstellingen. Deze vormen het fundament voor het bereiken van operationele doelen, het productdoel en uiteindelijk het overkoepelende teamdoel.
Het proces waarin je als teambegeleider afspraken maakt met de betrokkenen over het teamontwikkeldoel, de verwachtingen, en jouw begeleidingsmethode, wordt contracteren genoemd. Dit proces is essentieel voor het opbouwen van een effectieve en positieve samenwerking.
De agile analyse
De agile analyse helpt je om de specifieke behoeften of vereisten van het agile team te achterhalen zodat je helderheid hebt over de kennis, vaardigheden, capaciteiten en resultaten van het team. Op basis hiervan kun je samen met het team het leer-ontwikkeldoel bepalen. Tijdens de agile analyse kun je zes verschillende aspecten onderzoeken: agile methoden, teamstructuur (roldiffusie, T-shaped werken, onderstroom), omgeving (organisatorische omgeving en werkomgeving), tools en technieken (Alleen fysieke tools worden behandeld, ook technieken kunnen leiden tot leer-ontwikkeldoelen, denk bijvoorbeeld aan het gebruik van MVP of TDD), resultaten (klanttevredenheid, productiviteit) en kwaliteit (Had wat mij betreft wat meer uitgewerkt mogen worden).
Het analyseren van de teamdynamiek
Bij het analyseren van teamdynamiek is het essentieel om te begrijpen hoe teamleden samenwerken, hoe ze met elkaar en hun omgeving communiceren, en hoe deze dynamiek bijdraagt aan het bereiken van doelen. Dit omvat meer efficiëntie, hogere productiviteit, verbeterde kwaliteit van werk, betere individuele bijdragen van elk teamlid en verhoogd werkplezier.
Teamdynamiek manifesteert zich voornamelijk in gedrag, zowel non-verbaal als verbaal. De focus bij het analyseren ligt op het observeren (horen, zien en voelen). Het is echter belangrijk om te begrijpen dat niet elke waarneming relevant is. Focus in plaats daarvan op patronen die drie keer of vaker voorkomen.
Tijdens de analyse van de teamdynamiek ligt de nadruk op het team zelf, zoals de teammoraal en het leerproces van het team, maar ook op de omgeving en de leider. Het is echter cruciaal om niet alleen symptomen te adresseren zonder de onderliggende oorzaken te begrijpen.
Hercontracteren en interveniëren
Op basis van de gegevens verzameld uit de agile analyse en de analyse van de teamdynamiek krijg je een duidelijk beeld van de werkwijze, kennis, vaardigheden, capaciteiten en behaalde resultaten van het team. Dit stelt je in staat om te bepalen wat het team nodig heeft om zich verder te ontwikkelen tot een resultaatverantwoordelijk team dat effectief de talenten van zijn leden benut om een substantiële bijdrage te leveren aan de organisatiedoelen. Door het formuleren van hypothesen kun je samen met het team de te ontwikkelen aspecten identificeren om de gewenste groei te realiseren, oftewel het leer-ontwikkeldoel.
Zodra een leer-ontwikkeldoel en bijbehorende meetlat zijn vastgesteld, kunnen de leerobjectieven worden opgesteld. Met deze doelstellingen duidelijk voor ogen is het essentieel om de afspraken waar nodig aan te passen en vast te leggen, met een duidelijk commitment van alle betrokken partijen. Dit proces wordt ook wel ‘hercontracteren’ genoemd, wat het aanvullen of aanpassen van het bestaande contract met het team en de omgeving inhoudt.
Als agile teambegeleider is het jouw taak om het team te ondersteunen met specifieke methoden, technieken, modellen, activiteiten en interventies. Het opstellen van een interventieplan is hierbij een krachtig hulpmiddel. Dit plan helpt je om gericht en met aandacht te werken aan de afgesproken leerobjectieven, om zo het leer-ontwikkeldoel te bereiken.
Professionele groei en reflectie
Hoewel dit hoofdstuk niet direct deel uitmaakt van de MTD-aanpak, is het nauw verbonden met de effectiviteit van het gehele proces en richt het zich op jou als teambegeleider. Het is essentieel om regelmatig te verifiëren of jouw interpretaties van observaties correct zijn. Onbedoeld kan jouw gedrag en de interventies die je toepast de groei van het team hinderen. Ook is je basishouding cruciaal voor jouw succes. Regelmatige reflectie op je eigen gedachten, gevoelens, ervaringen en handelingen is belangrijk voor je continue ontwikkeling en verbetering als agile teambegeleider. Intervisie kan bovendien een waardevol middel zijn om je vaardigheden verder te verfijnen.
Evalueren en soms hercontracteren
Het laatste hoofdstuk van het eerste deel zet de tussenevaluatie en de eindevaluatie centraal. Tussenevaluaties kunnen uitgevoerd worden met het team en met de omgeving. Met het team kijk je naar de voortgang en resultaten. Wat gaat goed en waar liggen er verbeterpunten zodat bijgestuurd kan worden. Met de omgeving kan gekeken worden naar de samenwerking, de duidelijkheid van verantwoordelijkheden, hoe zinvol de overleggen zijn en of de frequentie voldoende is. Na afloop van de tussenevaluatie bepaal je of hercontracteren met het team en/of omgeving nodig is.
Tijdens de eindevaluatie bespreek je samen met het team de resultaten en bekijk je of het leer-ontwikkeldoel is behaald en bepaal je of er verbeterpunten zijn voor de volgende periode. Uiteraard vindt ook een eindevaluatie met de omgeving plaats.
Vervolgens vier je de successen en bespreek je met het team feedback en verbeterpunten voor de volgende cyclus.
Als je rol als teambegeleider ophoudt betekent dit je op een respectvolle manier afscheid neemt van het team en de omgeving.
Het laatste hoofdstuk van het eerste deel concentreert zich op zowel de tussenevaluatie als de eindevaluatie. Bij de tussenevaluaties, die zowel met het team als met de omgeving worden uitgevoerd, beoordeel je de voortgang en resultaten. Samen met het team identificeer je sterke punten en verbeterpunten om tijdig bij te sturen. Met de omgeving bekijk je aspecten zoals de kwaliteit van de samenwerking, de helderheid van verantwoordelijkheden, en de effectiviteit en frequentie van overleggen. Na deze tussenevaluaties bepaal je of het nodig is om de afspraken met het team en/of de omgeving te herzien.
Tijdens de eindevaluatie evalueer je samen met het team de behaalde resultaten en toets je of het leer-ontwikkeldoel bereikt is, terwijl je ook verbeterpunten voor de volgende periode vaststelt. Ook voer je een eindevaluatie met de omgeving uit om de samenwerkingsdynamiek en de behaalde resultaten te bespreken.
Verder vier je de successen, wat eveneens bijdraagt aan de ontwikkeling van het team.
Mocht je rol als teambegeleider aflopen, dan is het cruciaal dat je op een respectvolle manier afscheid neemt van zowel het team als de omgeving. Hierbij erken je de bijdragen van iedereen.
Hoe dan?!
In deel 2 Hoe dan?! worden 21 praktische tools, technieken en werkvormen uitgewerkt:
- De feedbackcirkel
- Het teamontwikkelcanvas (document)
- Invulformulier voor een agile analyse
- Value Stream map
- Invulformulier voor de analyse van de teamdynamiek
- Analyse van het teamcompetentieniveau
- De teamdoelschatkist
- Talentenjachtexpeditie
- Drie werkvormen voor effectieve, gedragen besluitvorming
- De trap van Glasl (escalatieladder van conflicten)
- Begeleide dialoog voor de-escaleren van conflicten
- Het ontwikkelen van conflictvaardigheden
- Vragenlijst over de teammoraal
- Leervoorkeureninterview
- Samenwerking versterken
- Het constructieve gesprek aangaan met de leider
- Begeleiding naar een geformuleerde hypothese
- Ontwikkelings-, actie- en loslaatballonnen
- Zelfevaluatie voor een agileteambegeleider
- De groeimonitor
- De laatste ronde (afronden, afhechten en afscheid nemen)
Conclusie
Dit boek is een uiterst praktische gids voor de agile teambegeleider, gericht op het realiseren van aantoonbare verbeteringen in teamdynamiek met de MTD-aanpak. Het bevat praktijkvoorbeelden, werkvormen, stappenplannen, tips, formulieren en checklists om direct met je team aan de slag te gaan. Daarnaast biedt het mogelijkheden voor persoonlijke groei in begeleidingsvaardigheden.
Het zou praktischer zijn als het uitgebreide MTD-aanpak schema verwijzingen bevatte naar de diverse ‘hoe dan’-uitwerkingen. Bovendien kan het terugzoeken soms lastig zijn, omdat de zes MTD-aanpak stappen over vijf hoofdstukken zijn verdeeld. Ondanks deze puntjes beveel ik dit boek van harte aan.
Bestellen Agile teams Hoe dan?!: managementboek, bol.
Henny Portman's Blog 