Tag Archives: standards

PMO Conference London 2016

IMG_1329Great conference with many interesting speakers. I was happy to get the opportunity to talk about the Centre of Excellence (CoE). In this session I gave an understanding of the role of a CoE, the functions a CoE can perform e.g. standards and methods, internal consultancy, organizational learning and knowledge management, and people and skills. I combined theory with my own experiences, resulting in best and good practices. I showed an overview of more than 50 different standards and methods and how to cope with that from a CoE perspective and you will not get lost in the PMO standards wood.

For those who couldn’t attend I added the recording of my presentation and as always always happy to answer your questions too.

Global standards and publications Edition 2016/2017

9789401800358_CoverLR-230x290Ivo van Haren from Van Haren Publishing send me their latest Global standards and publications Edition 2016/2017.
A handsome guide containing short summaries (3 minutes) of many standards.
I am one of the authors of a couple of these summaries.
In this guide you can find:
  • 17 standards in the field from IT & IT Management: (Agile, Scrum, Devops, ASL, CMMi, COBIT, e-CF, ISO20000/27000/38500, ITIL, Lean IT, AIM, BRM, IT-CMF, IT4IT, SFIA)
  • 11 standards in the field of Project Management: Axelos family (PRINCE2, MSP, MoP, P3O, M3P3, M_o_R), ICB4, MoV, PMBoK, ISO21500, ISO3100
  • 2 standards in the field of Enterprise architecture: ArchiMate, TOGAF
  • 7 standards in the field of Business Management: Balanced scorecard, BiSL, eSCM-CL/SP, OPBoK, Six Sigma, SqEME
If I compare this guide with the Edition 2014/2015 we see the following additions:
IT & IT Management:
  • BRM: Business Relationship Management
  • DevOps
  • IT4IT: Reference architecture and a value chain-based operating model for managing the business of IT.
  • SFIA: Skills Framework for Information Age
Project Management
  • ICB4: replaced ICB3
Business Management
  • BABOK guide and ISO 9000/9001 were deleted.

Boekrecensie: Wegwijzer voor evalueren van IT-projecten

OM_WW_Methoden_evalueren_ITproj_v3-541x850Afgelopen week het boek Wegwijzer voor evalueren van IT-projecten van Wouter Bronsgeest e.a. gelezen. Het boek is het werk van een grote groep auteurs en onderzoekers, professionals uit diverse organisaties, die, neem ik aan, met veel passie en energie dit boek gemaakt hebben.

2015-09-17 17.35.10In aansluiting daarop ben ik ook ingegaan op de uitnodiging voor een, door Ngi-NGN georganiseerde, boekpresentatie op de Hogeschool Utrecht. Voordat Wouter Bronsgeest zijn inleiding gaf op het boek gaf prof.dr.ing. Hans Mulder een inkijkje in zijn ervaringen in en onderzoek naar IT-falen. De sessie werd afgesloten met de overhandiging van het eerste boek.

Het boek geeft een overzicht van best practices, methoden en raamwerken die in zijn geheel, of als onderdeel, ingezet kunnen worden bij het beoordelen van IT-projecten. Daarnaast krijg je inzicht in de unieke bronnen die zijn gebruikt bij het maken van beschrijvingen en beoordelingen van de verschillende referentiemodellen.

In totaal worden er 21 modellen nader beschouwd en beoordeeld.

Het boek omvat een drietal delen. Deel 1 gaat in op de theorie van evalueren van IT-projecten en deel 2 beschrijft de methoden, best practices, standaarden en frameworks voor evalueren. Het laatste deel, deel 3 omvat een aantal bijlagen met daarin de bronnen, literatuur, drie van de 21 vragenlijsten (de overige vragenlijsten zijn te downloaden op de website van Van Haren publishing) en informatie over de schrijvers en geïnterviewden.

Deel 1: Theorie van evalueren van IT-projecten

Dit is een hoofdstuk voor de liefhebbers. Het is vooral theoretisch van aard. Hoe heeft het evalueren zich in de loop van de tijd ontwikkeld? Welke clasificaties van evalueren zijn er? IT-projecten bestaan niet maar wat is een project met een IT-component? Hoofdstuk 5 geeft een stappenplan om een evaluatie uit te voeren en kan je zien als de basis voor dit boek en voor diegenen die een IT-project willen evalueren.

  1. Aanleiding
  2. Doelbepaling
  3. Formuleren van vragen
  4. Kiezen van referentiemodellen passend bij de vragen
  5. Vastellen bijbehorende technieken en werkvormen om de vragen beantwoord te krijgen en te kunnen analyseren
  6. Verzamelen van informatie
  7. Analyseren van informatie en opstellen bevindingen
  8. Terugkoppelen bevindingen
  9. Opstellen evaluatierapportage

Hoofdstuk 6 geeft technieken om de evaluatie te structuren (bv SWOT-analyse, logische modellering, concept mapping en de colour-vote methode), technieken van dataverzameling (interviews, enquêtes, desk research, rollenspellen en teamopstellingen), data-analyse en beoordeling. Het laatste hoofdstuk beschrijft wanneer, gegeven de fase waarin een project zich verkeerd, een evaluatie kan worden toegepast en de rol van de opdrachtgever en andere actoren bij de uitvoering van evaluaties.

Deel 2: Methoden, best practices, standaarden en frameworks voor evalueren

In dit deel krijg je de handvatten om stap 5 uit het stappenplan van deel 1, uit te voeren.

Het eerste hoofdstuk beschrijft het keuzeproces om tot de shortlist te komen. En geeft achtergrondinformatie bij methoden/frameworks die zijn afgevallen. Maar ook dat kan nog steeds relevante informatie opleveren. Zo heeft het mijn aandacht o.a. gevestigd op het Contracting Capability Model en de Outsourcing Professional Body of Knowledge.

Om de verschillende methoden/frameworks te rubriceren is gekozen voor de driedeling People, Product en Proces. Het domein People is onderverdeeld in de sub-domeinen Individueel (competence frameworks) en Teamsamenstelling en samenwerking. Het proces domein is onderverdeeld in de sub-domeinen Projectmanagement, Kwaliteitsmanagement/operational excellence en Projectorganisatie en volwassenheid. Het derde domein Product is onderverdeeld in de sub-domeinen Requirements, IT-services en applicaties en Kosten/baten. Naast de genoemde drie domeinen is er uiteindelijk een vierde domein Multicriteria aan toegevoegd waarin methoden/frameworks zijn opgenomen die aspecten omvatten voor meer dan één van de drie hiervoor genoemde domeinen. Persoonlijk zou ik hier niet voor gekozen hebben.

Om de verschillende referentiemodellen te kunnen vergelijken zijn alle modellen gescoord op het ‘gebruik’ (beheer- en exploitatie wijze eigenaar en gebruiker, bruikbaarheid, denkwijze, ondersteuningswijze, representatie- en modelleerwijze en werkwijze) en ‘inhoud’ (organisatie, portfoliomanagement, relatie tussen project en organisatie, communicatie, projectorganisatie en –management en verandermanagement). Resultaten worden in de vorm van een gebruik en een beheer spindiagrammen weergegeven worden.

Binnen het domein People en daarbinnen Individueel vindt men de methoden/frameworks ICB/NCB en e-CF en bij teamsamenstelling Belbin, MBTI en Enneagram en daarnaast Projectmatig Creëren. Persoonlijk had ik binnen dit domein ook Spiral Dynamics of Management Drives opgenomen.

Binnen het domein Proces en daarbinnen het sub-domein Projectmanagement vinden we PRINCE2, PMBoK, ISO21500 en Agile-methoden DSDM Atern en Scrum. Daarnaast komen ook XP, FDD, ASD, TDD en Crystal Clear aan bod. Binnen het sub-domein Kwaliteitsmanagement vinden we ISO9000 terug en binnen het sub-domein Projectorganisatie en volwassenheid OPM3. Als ik goed ben geïnformeerd heeft PMI certificering in OPM3 en de online tool stilgezet. IPMA Delta had hier ook besproken kunnen worden en ik vraag mij af waarom P3M3 (Portfolio, Programme, Project Management Maturity Model), en de PRINCE2 Healthcheck hier niet zijn opgenomen.

Binnen het sub-domein Requirements, IT-services en applicaties van het domein Product vinden we ITIL, BiSL en ASL raamwerken terug. Binnen het sub-domein Kosten/baten de Business case-aanpak en de BCG-matrix.

Binnen het laatste domein Multi-criteria vinden we het 7S model van McKinsey, het CVM model (Quinn model), het INK model, Appreciative Inquiry en de BCS. Zoals al eerder aangegeven had ik deze graag over de drie andere domeinen geplot zien. Daarnaast geven de auteurs aan dat de toepasbaarheid van de verschillende hier opgenomen modellen voor het evalueren van IT-projecten heel beperkt is. Wat mij betreft zou dit gehele domein weggelaten kunnen worden.

Deel 2 wordt afgesloten met een onderlinge vergelijking van de verschillende referentiemodellen. Uitdrukkelijk is vermeld dat de auteurs geen uitspraak doen over de kwaliteit van de methoden, standaarden, best practices en frameworks. Kijken we naar de vergelijking per aspect op de inhoud dan snap ik dat bij het evalueren van een project het belangrijk is om hierbij portfoliomanagement te betrekken. Te veel projecten binnen een organisatie(onderdeel) is een belangrijke oorzaak bij het falen van een project. Gegeven de gedachte dat onderliggende vragen ten behoeve van een evaluatie uit de verschillende referentiemodellen worden gehaald, begrijp ik niet dat we dan niet kijken naar methoden zoals Management of Portfolios (MoP) of The standard for portfolio management.

Zie mijn blog post Lost in standards waar een veelheid aan methodes/ raamwerken gegeven wordt.

Conclusie

Het boek biedt veel theoretische achtergrondinformatie over het opzetten van evaluaties en een groot pallet aan verschillende referentiemodellen om een vragenlijst op te stellen ten behoeve van de evaluatie.

Bij een volgende druk heb ik de volgende aanbevelingen.

  • Wat mij betreft verdwijnt het domein Multi-criteria. Aldaar genoemde referentiemodellen kunnen bij het creëren van de shortlist genoemd worden maar blijven voor de rest buiten beschouwing.
  • Wat het boek veel krachtiger zou maken is het toevoegen van een praktijkvoorbeeld waarbij een vragenlijst voor een uit te voeren evaluatie wordt opgesteld aan de hand van een doelbepaling en een aantal bewust gekozen referentiemodellen.

Slotopmerkingen (rijp en groen door elkaar):

  • Bij de beschrijving van PRINCE2, zou ik de procesplaat van de laatste versie gebruiken en niet die van PRINCE2 versie 2005
  • ISO21500 wordt neergezet als een van de drie grote project-managementmethoden. Waar is dat op gebaseerd?
  • p.v. DSDM Atern het DSDM Agile Project Framework gebruiken
  • Volgens de auteurs is er weinig beschikbaar op het gebied van business cases. Michiel van der Molen heeft het boek ‘Waarom doen we dit eigenlijk’ geschreven. Verder biedt APMG International de certificering Better Business Cases (foundation en Practitioner) aan. Via die site zijn ook verschillende documenten en checklists om de Business Case te beoordelen, te vinden.

Bestellen: Wegwijzer voor evalueren van IT-projecten