Tag Archives: recensie

Recensie Design thinking – radicaal veranderen in kleine stappen

9789024421435-480x600Guido Stompff heeft een helder boek – Design thinking – radicaal veranderen in kleine stappen – geschreven over design thinking. Wat is design thinking en wanneer kan/moet ik het toepassen.

Problemen zijn van alledag en er zijn slechts drie stijlen om deze problemen op te lossen. Uiteraard is daar de probleemgerichte, analytische stijl, de tweede is besluitvorming, denk aan politieke vraagstukken en de derde, minst bekende stijl is gericht op het bedenken van nieuwe dingen. Dit is de stijl van ontwerpers, architecten en kunstenaars en gaat niet zozeer uit van problemen, maar van het creëren en testen van oplossingen. Design thinking past in deze laatste stijl.

De auteur begint met het neerzetten van design thinking in de drie stappen framen, experimenteren en reflecteren en verderop in het boek gaat de auteur over in meer gedetailleerdere stappen framing, analyse, ideeontwikkeling, realisatie en reflectie. Hierbij worden de stappen framing, analyse en reflectie in cocreatie uitgevoerd en de stappen ideeontwikkeling en realisatie zijn de creatie stappen.

Design thinking (QRC, 181005) v1.0Downloaden: Design thinking (QRC, 181005) v1.0

Middels voorbeelden en heldere samenvattingen wordt duidelijk dat we design thinking moeten zien als een iteratief proces waarbij we de genoemde stappen framing, analyse, ideeontwikkeling, realisatie en reflectie in eerste instantie heel snel doorlopen. Zo krijgen we circa tien juiste frames die worden vastgelegd in bijvoorbeeld frameboards (naam frame, beschrijving, waardepropositie, probleem, oplossingsrichting, alternatieven). Vervolgens nemen we meer tijd om een drietal frames van het juiste ontwerp te voorzien waarvan we ten slotte van één frame het design in detail uitwerken. De auteur noemt dit de 1-10-100 aanpak, waarbij de eerste iteraties in één dag uitgevoerd kunnen worden, vervolgens kost een iteratie 10 dagen en het uitwerken van het juiste gedetailleerde design wellicht 100 dagen.

In de analyse stap komen we design research tegen. Vanuit de design hypothese in de vorm als … dan … het ontwerp neerzetten.  Startend met research for design (diepte-interviews en vragenlijsten (bewuste kennis), observeren en participeren (tacit knowledge), personas, customer journey mapping, contextual inquiry) en afsluitend met research by design (usability testing en utility testen: alfa- en betatesten).

Ter ondersteuning van de ideeontwikkeling fase neemt de auteur ons mee in de wereld van creativiteitstechnieken. Hij beschrijft de principes (geen kritiek, wilde ideeën zijn welkom, combineren, weglaten of veranderen en divergeren en convergeren) en te hanteren vuistregels (start met ‘Hoe kun je …’, toestemming van de deelnemers, wyberen, duidelijke rollen, sensitizing, convergeer naar enkele goede ideeën en tijd is heilig). Uiteraard kunnen divergentietechnieken (reageren op elkaar, associaties, analyse en systematische aanpak) en convergentietechnieken (clusteren, ordenen, reflecteren, streepjesmethode) niet ontbreken.

In de realisatiefase komt de kracht van beelden nadrukkelijk naar voren. De ideeën zullen voldoende uitgewerkt moeten worden in een taal die anderen begrijpen en met de juiste fidelity (de mate van realisme), zodat reflectie mogelijk is (bijvoorbeeld een tekening, maquette, model of functionerend prototype). Hierbij moet de representatie van zowel de bestaande als de gewenste situaties passen bij het onderwerp.

In de reflectie fase wordt enerzijds gereflecteerd binnen het frame en daarnaast op het frame. Hierbij spelen de volgende vragen een belangrijke rol: Levert het op wat verwacht wordt? Wat zijn de onverwachte effecten? Introduceert het nieuwe problemen?

Conclusie: Een goed leesbaar en fris opgemaakt boek dat je helpt om een beeld te krijgen van Design thinking en je de eerste stappen aanreikt om zelf met design thinking aan de gang te gaan. Er is een website aanwezig maar die bevat nog geen extra materiaal (bit.ly/designthinking_extra).

Bestellen: Design thinking – radicaal veranderen in kleine stappen

Speed up Innovation with Design Thinking | Guido Stompff | TEDxVenlo

 

Advertisements

Recensie: Teams door het vuur

9789024400966-480x600Rob Evers heeft het boek Teams door het vuur – 9 krijgsmachtlessen voor managers geschreven. Het is ondertussen al een jaar of zeven oud maar is nog steeds waardevol bij het bouwen of begeleiden van teams of tribes. De auteur introduceert het vuurwiel waarin de balans gezocht wordt tussen actie, reflectie en teamgevoel als aanjager voor de organisatie dynamiek. Uitgangspunt zijn de, in de krijgsmacht, opgedane lessen en ervaringen van de auteur. Deze lessen zijn vervolgens vertaald naar de beroepspraktijk.

In het boek staat het vuurwiel centraal en iedere pijler (actie, reflectie en teamgevoel) wordt in drie lessen onderverdeeld waarbij iedere les haar eigen hoofdstuk krijgt. Ieder hoofdstuk begint met een case en de daaruit te trekken lessen. Deze lessen worden uitgebreid beschreven aan de hand van ervaring en theoretische modellen. Ieder hoofdstuk wordt afgesloten met een paragraaf Van compagnie naar company waar de krijgsmachtlessen worden vertaald naar het bedrijfsleven.

Dia1Te downloaden: QRC Teams door het vuur

In deel 1 staat actie centraal. Hier bevinden we ons in het vuur van de strijd waar we op elkaar moeten letten, elkaar vertrouwen en begrijpen. Deel II beschrijft reflectie, hier het vuur van de smid genoemd. Als je jezelf niet leidt, kan je ook de ander niet leiden of inspireren. Door met elkaar te denken (gedachten lezen, voorspellen, intuïtie, ratio en kritisch blijven) en elkaar te verbeteren (aanpassen, wendbaar zijn, leren) ben je als team tot veel meer in staat. In het laatste deel staat het teamgevoel, het kampvuur, in de spotlights. Met elkaar blijven (kameraadschap, broederschap, vriendschap), daarbinnen je eigen plek innemen en verkrijgen middels rituelen rond opnemen en afstoten, en lef en moed hebben. Waarbij moed aan de hand van de ster van moed beschreven wordt (vertrouwen, groepsintegratie, overtuigen, persoonlijkheid, fysieke fitheid, training, en leiderschap).

Conclusie: Een goed boek over leiderschap en teamvorming dat je kan helpen bij het bouwen of begeleiden van teams of tribes. Als ik het boek Gooi het roer om! van David Marquet (kaptein op de kernonderzeeër USS Santa Fe die ook zijn krijgsmachtlessen deelt) ernaast leg dan zien we overeenkomsten, aanvullingen maar ook verschillen. David Marquet benadrukt het leider-leider model waar Rob Evers spreekt over opdrachtgerichte commandovoering, effectieve bevelen geven en beslissingen nemen meer passend binnen het leider-volger model.

Bestellen: Teams door het vuur – 9 krijgsmachtlessen voor managers

Recensie Projectmanagement op maat

9789001819682-480x600Het boek Projectmanagement op maat van Ariane Moussault geeft een goed beeld van het vakgebied projectmanagement. Het boek is vooral bedoeld voor studenten van het hoger (beroeps-)onderwijs, leest prettig weg en is fraai opgemaakt. Ieder hoofdstuk wordt voorafgegaan door een afbeelding van een kunstwerk (Ariane: “Ik zie een duidelijke parallel tussen kunst en projectmanagement: voor beide is bezieling nodig om tot een werkelijk excellent resultaat te komen.”).

Op vele pagina’s is een kader met een quote van een expert uit het vakgebied te vinden en daarnaast wordt ieder hoofdstuk afgesloten met een bijpassend artikel waarin een projectmanager of opdrachtgever uitgebreid aan het woord komt.

Het boek kan onderverdeeld worden in twee delen waarbij het eerste deel projectmanagement in detail beschrijft en het tweede deel ingaat op verschillende projectmanagementmethoden en aanverwante onderwerpen.

2018-08-13 23.03.10In het eerste deel krijgen we een gedegen theoretisch kader dat zich focust op de denkwijze binnen projectmanagement als vakgebied. Wat is een project en wanneer maken we er een project van, wanneer gaan we projectmatig aan de gang en wanneer volstaat routinematig werken of moet men juist improviseren? Wat is de aanleiding, welke doelstelling willen we bereiken en welk projectresultaat hebben we daarvoor nodig? Ieder project is uniek, maar waar zit de grootste uitdaging en hoe gaan we het aanpakken? Is de omgeving stabiel en gaan we voor een lineaire, een ontwikkel- of versiefasering? Of is de omgeving meer dynamisch en kiezen we voor de versiefasering (incrementeel)? Biedt een parallelle of estafettefasering nog voordelen en wat als we te maken krijgen met een te grote complexiteit (Cynefin-model van Snowden)? Verder komen in verschillende hoofdstukken specifieke aspecten van projectmanagement aan bod zoals het sturen van een project waarin de stuurgroep en bijbehorende rollen zoals (gedelegeerd, ambtelijk en bestuurlijk en intern) opdrachtgever maar ook de product owner beschreven worden. En uiteraard het uitvoeren van een project waarin de rollen van projectmanager, het projecttram, de scrum master, PMO’er en de lijnmanager toegelicht worden. Ook projectinterventies zoals de project start-up, besluitvormingssessie en projectevaluatie en de meer agile gerichte (maar ook van waarde binnen de traditionele aanpak) interventies zoals de daily stand-up, sprint planning, review en retrospective worden behandeld. Dit deel wordt afgesloten met een beschrijving van een aantal veelvoorkomende projectdocumenten zoals de business case, projectplan, beslisdocument, voortgangsrapportage en project communicatieplan en daarnaast de meer agile gerichte producten zoals product backlog, user stories, definition of done, en burndown grafieken.

good or bad choiceIn het tweede deel krijgen we een overzicht van een aantal in Nederland veel gehanteerde projectmanagementmethoden en per methode een summiere toelichting met in ieder geval achtergrond, uitgangspunten, de methode zelf en een verwijzing naar literatuur met meer detailinformatie. De PMBoK, PRINCE2, projectmatig werken, projectmatig creëren, system engineering, procesmanagement, value-based project management en scrum passeren de revue. In het afsluitende hoofdstuk komen de ISO 21500, programma- en portfoliomanagement, agile, Lean en Six sigma en de twee in Nederland bekende beroepsverenigingen IPMA-NL en PMI Netherlands Chapter aan bod.

 Het boek sluit af met een overzicht en toelichting van de in het boek gehanteerde kernbegrippen.

2018-08-13 23.11.27Conclusie: Het boek biedt een goed beeld van projectmanagement waarbij de focus vooral ligt op het meer traditionele projectmanagement. Op een aantal plaatsen is wel aandacht ingeruimd voor agile en dan in het bijzonder Scrum maar daar valt m.i. wel het een en ander op aan te merken. Ik noem: Scrum is geen projectmanagementmethode maar een oplevermethode. De scrum master is geen andere invulling van de rol projectmanager, de taken van een ‘zware’ PMO’er zijn niet vergelijkbaar met die van de scrum master, de scrum master is niet de voorzitter, de scrum master is niet verantwoordelijk voor de daily stand-up, de sprint review, et cetera. Daarnaast had een paragraaf over het opschalen van agile en het gebruik van in Nederland op veel plekken gehanteerde raamwerken zoals SAFe of LeSS voor de volledigheid ook op zijn plaats geweest. Maar dit neemt niet weg dat het boek voor de hoger (beroeps-)onderwijs student een mooi handvat is. Ook de bijbehorende website met toetsen, begrippentrainer en begrippentester is een welkome aanvulling. Daar op vele hogescholen in projecten gewerkt wordt zou ik aanbevelen op de website een case en bijbehorende projectdocumenten (zoals beschreven in het boek) als voorbeeld op te nemen zodat het allemaal nog meer gaat leven.

Bestellen: Projectmanagement op maat

 

Recensie: Het tijdperk van agile

9789492790149-480x600Stephen Denning schreef een zeer interessant en inspirerend boek Het tijdperk van agile – Hoe slimme bedrijven hun manier van werken transformeren. Geen boek over agile frameworks, maar wat het werkelijk inhoudt om als organisatie meer wendbaar te worden.

Het boek bestaat uit twee delen. Het eerste deel concentreert zich op agile management, wetten, een case study om agile op grote schaal te implementeren (Microsoft), en te evolueren naar strategische wendbaarheid en de organisatiecultuur te veranderen. Het tweede deel plaatst verschillende managementvalkuilen in de schijnwerpers. Bijv. aandeelhouderswaarde, inkoop van eigen aandelen, kostengerichte benadering en de valkuil van een achteromkijkende strategie.

Organisaties die wendbaarheid omarmd hebben, onderschrijven de volgende wetten:

  • De wet van het kleine team.“Het is de gedachte dat grote, ingewikkelde problemen in eenVUCA (volatility, uncertainty, complexity and ambiguity) wereld zo veel mogelijk moeten worden opgesplitst om te worden toevertrouwd aan kleine, autonome, multifunctionele teams die iteratief en in korte cycli werken en daardoor in een flow komen met snelle feedback van klanten en eindgebruikers.”
  • De wet van de klant.“vereist dus dat de cultuur, interne processen en warden voortdurend ondergeschikt worden gemaakt aan en gevormd worden door de noodzaak om waarde te leveren aan de klant.”
  • De wet van het netwerk.een netwerk is een groep of system van onderling verbonden mensen of zaken. Een organisatorisch netwerk bestaat uit teams die interactie hebben en samenwerken met andere teams met dezelfde mate van connectiviteit, interactie en passie die kleine teams kenmerken. Zo’n netwerk is gebaseerd op de Wet van het kleine team, maar er is meer voor nodig. Elk team moet verder kijken dan zijn eigen doelstellingen en zijn werk zien als onderdeel van de grotere missie van het collectief.

Dia1Veel gebruikte technieken van kleine agile teams:

  • Ze werken met kleine batches
  • Kleine, multidisciplinaire teams
  • Onderhanden werk limiteren
  • Autonome teams
  • De klus klaren
  • Werken zonder onderbreking
  • Dagelijkse stand-ups
  • Radicale transparantie
  • Feedback van de klant in elke cyclus
  • Retrospectieve evaluatie.

Dia2Methoden van de wet van de klant:

  • Doelgroep
  • Experimenteer voortdurend
  • Werk samen met start-ups
  • Maak je product kneedbaar
  • Focus
  • Innoveer stapsgewijs
  • Evalueer
  • Je moet bereid zijn om mensen teleur te stellen
  • Lever sneller waarde
  • Houd rekening met individuele wensen.

Dia3Enkele hypotheses over wat er nodig is om netwerken goed te laten werken:

  • Het netwerk heeft een meeslepend doel
  • Het netwerk bestaat uit kleine groepen
  • De groepen zijn daadgericht
  • Het netwerk is de som van de kleine groepen
  • Het juridisch kader van het netwerk blijft op de achtergrond.

De Microsoft-casestudy laat zien hoe Microsoft agile op grote schaal implementeert en biedt nuttige elementen die nodig zijn om als organisatie op grote schaal wendbaarder te worden:

  • Vind het juiste evenwicht tussen overeenstemming en autonomie (Als er teveel controle wordt uitgeoefend, wordt er niets gedaan. Maar te weinig controle leidt tot chaos)
  • Krijg de rol van agile manager onder de knie
  • Handel onderlinge afhankelijkheden af op teamniveau
  • Zorg voor continue integratie
  • Laat de technische problemen zich niet opstapelen
  • Verwelkom DevOps en continue integratie
  • Houd de vooruitgang voortdurend bij
  • Luister naar wat klanten willen, maar maak wat ze nodig hebben
  • Geen inmenging van boven
  • Gebruik zelfvormende teams om eigenaarschap te stimuleren
  • Onderken dat het team het product is
  • Werk vanaf het begin aan kwaliteit
  • Ga zorgvuldig om met training en coaching
  • Zorg voor steun van de top.

De laatste twee hoofdstukken van het eerste deel beschrijven wat het betekent om over te schakelen van operationele naar strategische agility. Innovaties genereren die volledig nieuwe markten creëren door niet-klanten klanten te maken. Strategische behendigheid is de volgende grens van agile management. Begin met markt creërende waarde propositie op basis van vier fundamentele componenten: behoefte, aanpak, kostenbatenanalyse en concurrentie.

In het tweede deel kijkt de auteur naar organisaties die zich voornamelijk richten op het verdedigen van de status-quo en het beschermen van hun bestaande bedrijf. Ze evolueren niet naar operationele en strategische agility. Ze worden geblokkeerd door valkuilen van aandeelhouderswaarde, inkoop van eigen aandelen, kostengerichte benadering en een achteromkijkende strategie.

  • De valkuil van aandeelhouderswaarde. Het maximaliseren van de aandeelhouderswaarde betekent top-down command-en-control-management met als gevolg gedemotiveerde medewerkers, minder betrokkenheid, minder innovatie, …
  • De valkuil van het inkopen van aandelen. Winst maken (‘bedrijfscocaïne’), zelfs als het stelselmatig zijn eigen verdiencapaciteit vernietigt door middelen aan de aandeelhouders over te dragen zodat er onvoldoende middelen zijn om investeringen en innovatie te ondersteunen
  • De valkuil van de kostengerichte benadering. Verlaging van kosten kan leiden tot permanent verlies van expertise. Klantwaarde realiseren tegen lagere kosten is veel belangrijker
  • De valkuil van een achteromkijkende strategie. Deze strategieën zijn achteraf 100 procent accuraat, maar voor voorspellingen moet je ook kennis hebben van het onverwachte en het onvoorziene.

Het boek eindigt met de epiloog waarin de geschiedenis van gouden eeuwen en nucleaire winters, beginnend in 1790 met de kanalen, via spoorwegen, staal en massaproductie en eindigend in het tijdperk van computers en communicatie, wordt besproken. We krijgen een overzicht van verschillende rollen (van CEO’s tot toonaangevende denkers (thought leaders) en de media en nog veel meer) en wat ze moeten doen om organisaties wendbaarder te laten functioneren.

Conclusie: Fantastische casestudy’s om te begrijpen waarom we de drie wetten van de klant, het kleine team en het netwerk nodig hebben. Een must voor diegenen die een verandering naar meer wendbaarheid willen maken.

In lijn met het agile manifest en het samenvatten van het tweede deel van het boek zou ik zeggen:

  • Klantwaarde boven aandeelhouderswaarde
  • Klantwaarde boven organisatie efficiency
  • Waarde gedreven perspectief boven kostenoriëntatie

Bestellen: Het tijdperk van agile

Recensie: Gooi het roer om!

9789024404261-480x600In deze business roman – Gooi het roer om! leiderschap creëren op elk niveau binnen organisaties – neemt de schrijver David Marquet je mee op zijn reis als kaptein op de kernonderzeeër USS Santa Fe. Hij had het lef om op een compleet andere wijze leiding te geven. Top-down leiderschap bracht de manschappen soms regelrecht in gevaar. Hij besloot zijn manschappen zelf de controle te geven: met verbluffende resultaten.

Marquet omschrijft de traditionele top-down aansturing als het leider-volger model waarin de volgers beperkte beslissingsbevoegdheid hebben en waar ze amper gestimuleerd worden om hun intellect, energie en passie zo goed mogelijk te benutten. De volger heeft geleerd dat hij zich op de leider moet verlaten die alle beslissingen neemt, in plaats van zich volledig te richten op het werkproces om zo de organisatie zo soepel mogelijk te laten draaien. Hier tegenover zet de auteur het leider-leider model dat niet alleen verbeteringen met zich meebrengt op het vlak van effectiviteit en moreel, het maakt de organisatie ook duurzaam sterker en wendbaarder.

Het boek bestaat uit 26 hoofdstukken en is verder onderverdeeld in vier delen. Ieder deel beschrijft een fase in de strijd van de auteur om de manier van samenwerken aan boord van de Santa Fe ten goede te veranderen. In het eerste deel staat het loslaten van oude ideeën centraal en krijgen we een inkijkje in de frustraties, twijfels en afkeer van het top-down leiderschap (Pijn, De normale gang van zaken, verandering van koers, frustratie, schreeuw om actie, Wat ze maar willen! En Ik los u af!). In de volgende delen (controle, competentie en helderheid) wordt de brug naar de leider-leider-structuur en bijbehorende steunpilaren beschreven. De brug is gezag, het afstaan ervan aan anderen binnen je organisatie terwijl jij de verantwoordelijkheid houdt. Hierbij is het noodzakelijk dat je competente werknemers hebt die het hogere doel van de organisatie begrijpen.

Gooi het roer omIn Deel II controle (Welkom aan boord van de Santa Fe!, Met nucleaire kracht op weg, Ik ben van plan om…’, Periscoop omhoog!, Wie is verantwoordelijk?, Een nieuw schip, en ‘We hebben een probleem’) komen een aantal basis zeggenschap mechanismen aan bod om volgens een leider-leider-structuur te kunnen werken waaronder het zoeken en herschrijven van de genetische code voor controle, het toewerken naar een nieuwe manier van denken, het voeren van korte, vroegtijdige gesprekken, het onderdrukken van je neiging om oplossingen aan te dragen, het verwijderen van top-downcontrolesystemen.

Deel III Competentie (Fouten worden nu eenmaal gemaakt!, ‘We leren’, Op weg naar San Diego, Iedereen present en Laatste voorbereidingen) laat zien dat het noodzakelijk is dat mensen technisch in staat zijn om beslissingen te nemen die ze moeten nemen. Op een onderzeeër betekent dit specifiek kennis van, elektriciteit, geluid, metaalkunde etc (vergelijk dit met de noodzakelijke engineeringcultuur noodzakelijk bij agile transities in de software of productontwikkeling). In dit deel komen de volgende competentie versterkende mechanismes zoals bezin voor je begint, overal en altijd leren, autoriseren in plaats van briefen, het blijven herhalen van de boodschap en het bepalen van doelen in plaats van de methoden.

In het laatste deel IV Helderheid (Klaar voor de missie, Een oorlogsdocument, Leiderschap op ieder niveau, Een gevaarlijke doorgang, Vooruit kijken, Slagkracht, Thuiskomst, Een nieuwe manier van bevoorraden en Deining) wordt duidelijk dat om gezag te kunnen spreiden, naast autorisatie, het steeds belangrijker wordt dat iedereen door de hele organisatie heen begrijpt waar de organisatie voor staat. In dit deel komen een aantal helderheidsmechanismen aan bod zoals het streven naar uitmuntendheid, het bouwen van vertrouwen en zorgdragen voor je mensen, maak gebruik van je erfgoed als inspiratiebron, gebruik je grondbeginselen als criteria voor besluitvorming, geef onmiddellijk blijk van waardering teneinde het gewenste gedrag te stimuleren, begin met het einde voor ogen en stimuleer liever een kritische houding dan blinde gehoorzaamheid.

Het eigenlijke verhaal begint 25 dagen voor de overdracht van het bevel en vervolgens krijgen we een verslag van de 172 dagen voorafgaand aan de afvaart voor een missie van de Santa Fe mits de onderzeeër door de strenge keuringen heen komt en dat doet het met glans. De Santa Fe was het slechts presenterende schip en werd het best presterende schip in de vloot. Aan boord bevinden zich 135 bemanningsleden waarbij de meest belangrijke personages met naam en functie worden beschreven. Het verhaal leest vlot weg en ieder hoofdstuk wordt afgesloten met een aantal vragen om over na te denken.

Wederom een boek dat managers van organisaties zich ter harte kunnen nemen bij hun weg naar meer agility (wendbaarheid) en wordt terecht aanbevolen binnen SAFe.

In het boek staan verder een aantal verwijzingen naar websites, waaronder www.leader-leader.com en www.davidmarquet.com waarop aanvullend materiaal zoals artikelen, stappenplan, assessment et cetera te vinden is.

Bestellen: Gooi het roer om!

Bij de oorspronkelijke Engelstalige versie is ook een Engelstalig werkboek beschikbaar. Zie hiervoor de review van de Engelse versie Turn the ship around!

Recensie: Zelfsturing, hoe het wél werkt

9789036821896-480x600Astrid Vermeer en Ben Wenting hebben hun ervaringen met zelfsturing en zelfsturende organisaties, onder andere opgedaan bij Buurtzorg Nederland in het vlot leerbaar boek Zelfsturing. Hoe het wel werkt, vastgelegd.

In het boek wordt beschreven hoe een organisatie op een zelfsturende manier kan worden ingericht. Wat betekent zelfsturing voor de functie van manager, ondersteunende dienst, coach en teamlid. Er worden praktische handvatten gegeven hoe de functionaris invulling kan geven aan zijn/haar rol. Verder wordt er ingegaan hoe samengewerkt kan worden in een zelfsturende organisatie aan de hand van oplossingsgericht werken (OIM), oplossingsgericht vergaderen en omgaan met conflicten.

In het eerste hoofdstuk gaan de auteurs in op het fenomeen zelfsturing. Naast een algemene beschouwing krijgen we een aantal mogelijke valkuilen: ongevraagd voor anderen gaan denken, het laten ontstaan van een hiërarchie in het team, te veel willen regelen en te weinig faciliteiten. En uiteraard de positieve effecten die zelforganisatie meebrengt zoals: een grotere tevredenheid van medewerkers, een grotere klanttevredenheid, besparing op de overheadkosten, kortere overleglijnen en minder regelgeving.

ZelfsturingHet tweede hoofdstuk gaat in op aspecten die een rol spelen bij de transitie van hiërarchie naar zelfsturing. Het begint met communicatie en het verkrijgen van commitment over de visie en de inrichting van de organisatie. Hanteert men een blauwdruk of een ontwikkelmodel, voert men eerst een pilot uit en gaat men dan in één keer ‘om’ of kiest men voor een gefaseerde invoering? Om dit mogelijk te maken zullen de juiste voorwaarden en voorzieningen geschapen moeten worden waaronder concrete afspraken over teamresultaten, kaders, het monitoren en beïnvloeden van resultaten door het team, het hebben van tijd voor het uitvoeren van teamtaken, opleidingen en aangepaste arbeidscontracten. Eventueel kan de structuur van de organisatie en de teamopbouw heroverwogen worden en kunnen overbodige regels afgeschaft worden.

In de volgende hoofdstukken komen de manager, de ondersteuning, de teamcoach en het zelfsturende team aan bod.

De manager zal zijn functie anders moeten invullen. De eindverantwoordelijkheid blijft bij hem/haar liggen maar de manager bemoeit zich niet meer met het operationele werkproces. De manager zal oplossingsgericht managen. Een belangrijke taak betreft het, samen met het team,  ontwikkelen van kaders in plaats van regels voor de team.

De ondersteuning is dienstbaar, faciliterend aan de lijn en zoekt vanuit hun specialisme oplossingen voor problemen waar de teams tegenaan lopen en de ondersteuning zal van sommige taken afscheid moeten nemen. De teams zijn bijvoorbeeld zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit die die door het primaire proces wordt geleverd.

De teamcoach, het liefst vast verbonden aan het team, ondersteunt gevraagd en ongevraagd het team en is geen verlengstuk van de manager. Hij/zij signaleert en bemiddelt en begeleidt bij problemen of conflicten en helpt een individuele medewerker bij het oplossen van werk-gerelateerde problemen. Tenslotte begeleidt de teamcoach de teamleden om vergaderingen effectief en plezierig te laten verlopen.

In het zelfsturende team zijn de teamleden gezamenlijk verantwoordelijk voor de resultaten. De teamleden zijn gelijkwaardig aan elkaar en verdelen periodiek een aantal teamtaken, die vroeger door een teamleider opgepakt werden, onder elkaar. Kwaliteitsbewaking is in de zelforganisatie een teamverantwoordelijkheid. Kwaliteit is te monitoren en te verbeteren door gebruik te maken van het geven van kritiek op basis van wensen, de feedback van klanten, het meelopen met een collega, intervisie, en teamevaluatie. De teamvergadering is een belangrijk moment tijdens het teamproces en krijgt in het boek dan ook de nodige aandacht.

De laatste drie hoofdstukken beschrijven oplossingsgericht werken (OIM), oplossingsgericht vergaderen en omgaan met conflicten.

De oplossingsgerichte Interactie Methode (OIM)gaat uit van de huidige situatie, het nu, en van daaruit wordt gekeken naar oplossingen in de toekomst. Aan de OIM ligt een mensvisie ten grondslag die gebaseerd is op een aantal uitgangspunten. Mensen kunnen bewuste keuzes maken en kunnen daarom verantwoordelijkheid nemen voor daden. Andere uitgangspunten zijn respect, het van harte accepteren van verschillen tussen mensen en we komen pas in beweging als we in een situatie verzeild raken die we als onprettig ervaren. We willen ons zo snel mogelijk weer comfortabel voelen. Deze uitgangspunten worden vervolgens vertaald in vijf aandachtspunten doel, positie, werkwijze, omgangswijze en tijd. Dit hoofdstuk wordt afgesloten met een aantal praktijksituaties.

Oplossingsgericht vergaderenhanteert een vergadermodel dat is gebaseerd op OIM en bestaat uit een standaard vergaderstructuur: bespreken verslag, mededelingen, rondvraag, vaststellen definitieve agenda en per agendapunt inleiding, discussie, besluitvorming en afhandeling.

Het laatste hoofdstuk stelt het omgaan met conflicten centraal dat binnen zelfsturende teams onder andere te herkennen is aan moeizame besluitvorming. Het beschrijft onder andere wanneer er sprake is van een conflict, hoe OIM hierbij is te hanteren, de rol van de coach en de manager bij conflicten en een stappenplan bij het oplossen van conflicten.

Conclusie: Dit boek biedt een helder overzicht wat zelfsturing of zelforganisatie is, welke rollen hierbij worden onderkend en hoe zelfsturing is in te voeren en biedt daarnaast een aantal handige technieken. Een aanrader. Ook voor een agile team biedt dit boek waardevolle informatie. Denk hierbij aan de tribe lead (de manager), agile coach (de teamcoach), de sprint review/demo (feedback van klanten), retrospective (teamevaluatie), dagelijkse stand-up (teammeeting) en de scrum of scrums (vertegenwoordigend teamoverleg). Dit boek kan los maar ook samen met de twee andere boeken over zelfsturing van dezelfde auteurs gelezen worden.

Bestellen:    Zelfsturing, hoe het wél werkt

Coachen van zelfsturende teams, hoe doe je dat?

Zelfsturende teams in de praktijk

Recensie: Portfoliomanagement implementeren. Hoe pakt u dat aan?

9789082030815-480x600René Hombergen schrijft op de laatste bladzijde van zijn boek Portfoliomanagement implementeren. Hoe pakt u dat aan? Een overzicht en een spel van alternatieven“Dit is zijn elfde boek, het getal van de gek, …”Of het van invloed is geweest weet ik niet maar ik vind het geen goed boek. Zowel inhoudelijk als redactioneel is er veel op aan te merken.

Laat ik beginnen met de redactionele kant. De auteur geeft zelf aan dat er zowel in 2012, 2014 als 2015 redactionele ronden hebben plaatsgevonden en daarna heeft het boek gerijpt tot medio 2017. Los van vele schrijf/drukfouten begrijp ik niet dat het 280 pagina’s tellende boek onderverdeeld is in 10 hoofdstukken waarbij het kleinste hoofdstuk 1 pagina en het grootste hoofdstuk 102 pagina’s omvat.

Aan het begin van een hoofdstuk een opsomming en toelichting van hoofdstukken die er gaan komen en aan het eind wederom een overzicht van komende hoofdstukken maar nu uitgebreider. Er wordt veelvuldig samengevat en nog eens samengevat wat er gaat komen en wat er zojuist besproken is. En dat werkt heel storend.

Ook de opbouw is op vele plekken ondoorzichtig of onsamenhangend. Een paar voorbeelden maar er zijn er veel meer. In hoofdstuk 4 Implementeren portfoliomanagement een paragraaf Randvoorwaarden en algemene tips. Daarbinnen een aantal randvoorwaarden en sub-paragrafen Overige randvoorwaarden en tips en Algemene voorwaarden vooraf. Vervolgens Algemene voorwaarden bij het implementatie-project en Algemene tips en dan is de volgende paragraaf Specifieke overwegingen en aanbevelingen. Snapt u het nog, ik was het spoor bijster. Elders wordt aangegeven dat er in totaal 12 vragen doorlopend genummerd komen verdeeld over vier onderwerpen. De Romeinse nummering begint bij i en loopt uiteindelijk door tot ix met verwijzingen in de vorm van normale cijfers. De ontbrekende vragen vind je in een eerdere paragraaf maar nu genummerd a), b) en c). Ook het eerste hoofdstuk Inleiding en overzicht is verwarrend. Het schema benoemdbenoemt 9 hoofdstukken maar het zijn er 10. Hoofdstuk 9 Samenvatting implementatie portfolio ontbreekt. Kortom broddelwerk van uitgeverij Elix!

Gaan we dan naar de inhoud dan zien we dat de auteur het boek in twee hoofddelen heeft onderverdeeld. De eerste hoofdstukken beschrijven portfoliomanagement op hoofdlijnen en de overige hoofdstukken gaan in op verschillende implementatiewijzen.

In het hoofdstuk Waarom portfoliomanagement beschrijft de auteur een aantal redenen voor invoering: verankering van de vernieuwing, optimale samenhang en integraal resourcemanagement. Ik had hier de aanleiding waarom ik portfoliomanagement zou willen implementeren verwacht zoals: projecten lopen uit, wat kunnen we daar aan doen? Geen idee waarom we dit project doen, wat levert het op? Draagt het überhaupt bij aan onze strategie? Et cetera. Maar dit is uiteraard mijn mening.

Kijk ik naar de door de auteur verschillende implementatiewijzen dan komen de volgende implementatiewijzen aan bod:

  • Techniek. Maak gebruik van de methode/techniek. Gebruik een template voor portfoliomanagement, vul de gegevens in … en waar het niet of niet voldoende lukt, verricht je nadere arbeid tot de poging geslaagd is. Of volg de processen van een standaard portfoliomanagementmethode.
  • Fasering, implementeren volgens tien achtereenvolgende stappen beginnend bij het opstellen van lijst van alle projecten en programma’s, een standaard methode gebruiken, sjablonen aanpassen, portfoliomanagementcyclus inrichten, governance, dashboard inrichten, vaststellen doelbijdrage projecten, gericht tot stand laten komen nieuwe projecten, evalueren doelbijdrage, beoordelen en bijstellen portfoliomanagement.
  • Inrichtingsprincipe, implementeren volgens zes parallelle routes, met soms verschillende snelheden: besturing, beleid, processen, informatie, mens en organisatie. Dit hoofdstuk is het verst uitgewerkt en biedt ook het meeste inzicht. Paragrafen over maakbaarheid, wenselijkheid en haalbaarheid kon ik waarderen.
  • Implementeren volgens 27 elementen, een 3-bij-3-bij-drie PPP matrix: kolommen project-, programma- en portfoliomanagement en rijen besturing (opdrachtgever, begeleiding, sponsor), organisatie (instelling, inrichting, periodiciteit), processen (aanpak, resourcemanagement, templates).

Ikzelf zou meer gegaan zijn voor de keuze big bang of evolutionair, waarbij de laatste mijn voorkeur heeft. Vervolgens de vraag, die de auteur ook stelt, pak ik het op als project of als programma. M.i. moet je het zien als een programma. Bij verschillende programmamanagementmethoden is onderdeel van de aanpak het maken van een target operating model of blueprint. MSP beschrijft zo’n blueprint in termen van processen, organisatie, technologie en informatiestromen maar je zou prima het 7-S model kunnen hanteren of de door de auteur voorgestelde zes inrichtingsprincipes. Bij het maken van stappen zal je echter wel de samenhang tussen de verschillende onderdelen moeten bewaken zodat je steeds een werkende capability oplevert. Daarnaast is uiteraard ook een business case van belang. Wat willen we bereiken met portfoliomanagement, hoe gaan we dat aantonen en hoeveel gaat dat kosten? Waarbij bij de kosten niet alleen gekeken moet worden naar de implementatie zelf maar ook de operationele kosten. Hoeveel medewerkers heb je nodig om portfoliomanagement te faciliteren en te onderhouden? Ook deze business case komt in het boek niet aan bod en dit kan juist veel portfolio offices behoeden voor de discussie dat ze alleen maar overhead zijn en bij een volgende bezuinigingsronde weggesaneerd worden.

Conclusie.Het boek in deze vorm kan ik niet aanbevelen. De inhoud van de hoofdstukken over de tien stappen en de zes parallelle routes wel. Het boek had veel aan waarde kunnen winnen als het hoofdstuk implementeren naar route als basis had gediend en in verschillende hoofdstukken was onderverdeeld, hier en daar wat meegenomen van de overige hoofdstukken en alle vooruitblikken en samenvattingen achterwege waren gelaten en de redacteur zijn/haar werk had gedaan.

Bestellen: Portfoliomanagement implementeren. Hoe pakt u dat aan?

Reactie René Hombergen:

“Leuk. Een recensie met een taalfoutje… een werkwoordsvorm met d waar het een t moet zijn. En flauw om dat te noemen? Wellicht. Als het daarbij blijft zeker. Zinvoller is het op de inhoud in te gaan. Henny heeft gelijk. Over het boek.

Dit boek mist een gedegen eindredactie. In die eindredactie mogen geen fouten voorkomen zoals een inleiding die spreekt over negen hoofdstukken waar het er tien zijn. Waar Romeinse en Arabische nummering en afnummering met letters verwarrend door elkaar heen lopen, is sprake van… blunders. Daar verliest een lezer zijn houvast. Als dan ook ankerpaaltjes van paragrafen en tussenkopjes niet helder zijn, ontstaat eerder een labyrint dan een helder verhaal van a tot z. Nu hoeft niet ieder managementboek een rekenkundig altijd kloppende opsomming te zijn… maar als kwesties ter overdenking worden opgeroepen moet dat niet door onoverzichtelijke redactionele onduidelijkheden geschieden. Dan moeten bewust vragen worden gesteld door de auteur aan de lezer.  

Wel mogen wat mij betreft hoofdstukken sterk in lengte wisselen… En daarmee niet in onderling gewicht. Een concluderend hoofdstuk in een audit met een enkele regel dat er geen fout is gevonden, is evenzeer van belang als een uitvoeriger hoofdstuk dat verhaalt van de gecheckte documenten, de  gehouden interviews en de gevolgde werkwijze.

Over vooruitverwijzingen en terugblikken wil ik helder zijn: dit is met name bedoeld voor jonge studenten nog niet thuis zijn in de materie en doorgaans minder in staat een boek als dit in één keer uit te lezen zoals een doorgewinterde professional als Henny zich gewoon is.

Een business case om portfoliomanagement te implementeren? Lijkt mij even overbodig als een business case om lijnmanagement over verschillende afdelingen te implementeren… Je wilt evenzeer simpelweg toezicht en proactieve sturing op je projecten. 

Henny rechtvaardigt graag een portfolio-office. Ik meen dat een dergelijk bureau snel een beheerinstrument wordt waar spreadsheets en tools de boventoon voeren… en de continue vraag ‘welke vernieuwingen brengen we naar het front?’ op de achtergrond raakt. Een war room portfoliomanagement om op het hoogste bestuurlijke niveau in een maandelijkse stand-up de programma’s uit de portfolio bij te sturen, bevalt mij meer…

Jammer is dat Henny minder aanhaakt bij de vele overzichts- en ludieke plaatjes in dit boek. Ons innerlijke oog en onze innerlijke glimlach willen ook worden gevoed…

Fijn is dat Henny in ieder geval de inhoud aanprijst voor een mogelijk stappenmodel om portfoliomanagement te implementeren en zeker voor de zes genoemde routes. Enkele grote, in portfoliomanagement gespecialiseerde Nederlandse advies- en managementbureaus hanteren immers ook deze routes.

 Henny’s conclusie klopt wat mij betreft: de inhoud verdient aanbeveling. En het boek verdient een gedegen eindredactie-ronde! Waarvan acte. Wordt (snel!) opgepakt. Wie weet wat het oordeel wordt in een volgende recensie…?”