Tag Archives: projectmanagement

Recensie: Een geschiedenis, heden en toekomst van project-, programma-, en portfoliomanagement.

geschRené Hombergen heeft een lijvig boekwerk (552 pagina’s) geschreven: Een geschiedenis, heden en toekomst van project-, programma-, en portfoliomanagement. Van piramiden in steen en organisatie, tot waarde scheppende teams. Het boek is onderverdeeld in een vijftal delen.

Het eerste deel zoemt in op projectresultaten en -processen uit het verleden. Beginnend bij projecten zoals de piramiden in Egypte, de Chinese muur, de Acropolis en het Colosseum. Projecten die op enige wijze gemanaged moeten zijn maar er zijn geen onderliggende projectmanagement documenten van bekend. Vervolgens komen we bij een periode waar er ook geschriften zijn te vinden met daarin een taakverdeling tussen architect en aannemer. Vanaf de 2e helft van de 20ste eeuw zien dat projecten worden opgepakt volgens een methode.

Het tweede deel stelt projectmanagement centraal waarbij een drietal gezichtspunten als uitgangspunt dienen: geografisch, disciplinair en historisch.

De volgende methoden passeren de revue:

  • Systems Enginering
  • PMBoK (Project Management Body of Knowledge, PMI)
  • PMW (ProjectMatig Werken)
  • PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environment, Axelos)
  • DSDM
  • PC (Projectmatig Creëren)
  • Srum
  • NPD (New Product Development for Fast Moving Consumer Goods; NPD 4 FMCG). NPD richt zich sterk op de eindklant in de detailhandel).
  • A4-projectmanagement

In het derde deel staat programmamanagement centraal en krijgen we inzicht in de ontstaansgeschiedenis en komen de volgende methoden aan bod:

  • PGM (ProGrammaManagement)
  • MSP (Managing Succesful Programmes, Axelos)
  • SPM (Standard for Program Management, PMI)
  • IPM (Integraal ProgrammaManagement)
  • PGMC (Programmatisch Creëren)
  • APgM (Agile Programme Management)
  • A4-Programmamanagement

In het vierde deel komt portfoliomanagement aan bod. Ook hier weer de ontstaansgeschiedenis en een aantal methoden:

  • PfMfNP (Portfolio Management for New Products)
  • EPM (Enterprise Programma Management: omvat alle projecten in een organisatie)
  • SPfM (Standard for Portfolio Management, PMI)
  • MoP (Management of Portfolios, Axelos)
  • Agile Portfolio Management
  • A4-Portfolio-Ondernemerschap

Het laatste deel, deel V. Toekomst! Naar projectondernemerschap…? beschrijft een aantal gedachten over een waarschijnlijke toekomst van project-, programma-, en portfoliomanagement.

We krijgen een stuk literatuuronderzoek waarbij de volgende drie inzichten centraal staan: een realistische opdrachtgever, van leiderschap naar leiderschapsgedrag en van succes naar waarde. Bij dit laatste inzicht krijgen we een kritische beschouwing van het boek Value-based Project Management van Nicoline Mulder.

Om projectsucces te definiëren hanteert de auteur de volgende formule: Succes = Resultaatlevering (rol Projectmanager) x Bijdrage (doel opdrachtgever) x Werking (afnemerstevredenheid + leereffecten bij projectteam+ invloed op vervolgprojecten).

Conclusie

Veel leeswijzers, samenvattingen en vooruitblikken die ik persoonlijk als storend heb ervaren. Ook beschrijvingen van verschillende projectmanagementmethoden over verschillende tabellen had ik graag anders gezien. Nu komen dezelfde methoden binnen de verschillende gezichtspunten terug. Binnen de delen m.b.t. programmamanagement en portfoliomanagement komen de methoden slechts één keer voor, wat voor mij de leesbaarheid bevordert en als naslagwerk beter hanteerbaar is.

Scrum is m.i. geen projectmanagementmethode maar ontwikkelmethode (werkpakketniveau). Wellicht is dat de reden dat allerlei verschillende agile aanpakken en filosofieën niet aan bod zijn gekomen in dit naslagwerk, zoals bijvoorbeeld: Kanban, Lean Start-up, Disciplined Agile, Nexus, SAFe 3.0 / 4.0, Enterprise Agility en Large Scale Scrum (LeSS).

De auteur verwacht dat PRINCE2 door Scrum vervangen gaat worden. Q4 2015 laat echter nog steeds een groei zien in PRINCE2 certificering t.o.v. 2014 en ik ben heel benieuwd wat PRINCE2 Agile gaat doen. PRINCE2 Agile combineert PRINCE2 met Scrum, Kanban, en Lean Start-up. Recentelijk had ik 600 inschrijvingen op een webinar over dit onderwerp (PRINCE2 Agile Recordings).

bestellen: Een geschiedenis, heden en toekomst van project-, programma- en portfoliomanagement

Advertisements

boekrecensie: Projectmatig Werken in beeld

9789080287303-240x300Projectmatig Werken in beeld van Marco Derksen is een vlot geschreven boekje waarin op een heldere, eenvoudige wijze de waterval methode Projectmatig Werken wordt uitgelegd.
Een boekje voor de beginnende projectmanager die op zoek is naar een simpele uitleg.

Het boekje is onderverdeeld in een tweetal blokken. Het eerste blok beschrijft de methode aan de hand van de volgende onderwerpen:

  • Het project in relatie tot noodzakelijk draagvlak;
  • Het interview als start van de initiatief fase;
  • De verschillende fasen waarin het project opgedeeld kan worden;
  • Projectdocumenten met daarin o.a. aanleiding, doel, resultaat, grenzen, haalbaarheid, risico’s, nevenaspecten en randvoorwaarden;
  • Projectomgeving;
  • Projectorganisatie en stuurgroep en daarbij de teamrollen van Belbin en teamvormingsfasen van Tuckman en situationeel leidinggeven;
  • Activiteitenlijst, mijlpalen, tijd, tijdlijn, netwerk- en balkenplanning;
  • Projectarchief.

Op vele plekken worden eenvoudige voorbeelden gegeven en regelmatig wordt een pakkende quote gegeven. In de bijbehorende video’s zie je de auteur Projectmatig werken schematisch samenvatten.

Dia1Het tweede blok biedt een aantal verdiepingen op de volgende terreinen:

  • Het smart formuleren van doelstellingen;
  • Bewust zijn van de Deming Circle;
  • Zoeken naar zuiver draagvlak;
  • Het effect van de duivelsdriehoek of vierkant;
  • Inbouwen van marge en speling en de relatie met het kritieke pad;
  • Effectief en efficiënt (goede dingen op de goede manier doen);
  • Van schatten, via ramen naar begroten;
  • Relatie tussen project- en de lijnorganisatie;
  • Omgaan met conflicten;
  • Organiseren van vergaderingen;
  • Typische valkuilen binnen de verschillende fasen.

Het verassende aan het boekje zijn een aantal QR-codes die je na scannen bij online tutorials laat uitkomen. Tutorials waarin de auteur de betreffende leerstof uitlegt. Een voorbeeld:

Daarnaast is er een ondersteunende website http://www.projectmatigwerkeninbeeld.nl. Op deze site vind je tutorials, extra stof & tips, 30 kennisvragen inclusief proefexamen. De extra stof omvat:

  • 3-dimensionaal denken: verdiepen, verbreden en je perspectief wijzigen;
  • Stakeholderanalyse (nog niet beschikbaar)
  • Luisteren, samenvatten en doorvragen (nog niet beschikbaar)
  • Onderhandelen (nog niet beschikbaar)

Conclusie
Als je begint als projectmanager en op zoek bent naar een eenvoudige, simpele en pragmatische uitleg van de waterval methode Projectmatig werken dan is dit boekje zeker aan te bevelen. Ben je op zoek naar een algemene introductie over projectmanagement dan is dit boekje te beperkt. In dit laatste geval ontkom je er niet aan om ook stil te staan bij onder andere toleranties, business cases en agile ontwikkelingen.
Bestellen: Projectmatig Werken in beeld

Recensie: High Reliability Projectmanagement: hoe cultuur het regelt!

hlrToon Papelard van plan b vroeg mij om een reactie op het boekje High Reliability Projectmanagement: hoe cultuur het regelt! Geschreven door Bernard Sluis.

Een prettig leesbaar en vlot geschreven boekje dat je een inkijk biedt in ervaringen die plan b projectleiders hebben opgedaan bij het managen van hun projecten. Complexe projecten zoals een museum, de herstructurering van een vliegveld, nieuwbouw van datacentra, een highcare verpakkingsfabriek en de afbouw van een babymelkpoederfabriek. Zie de bijgevoegde QRC waarin ik de highlights van het boekje hebt samengevat. High Reliability Projecten (QRC, 151220) v1.0

Het boekje is onderverdeeld in zes hoofdstukjes.

  • In de eerste twee hoofdstukken krijgen we een aantal voorbeelden en mogelijke scenario’s van kwetsbare en risicovolle omgevingen. Hoe veilig zit je in een vliegtuig als je weet dat achter de douane werkzaamheden aan de luchthaven worden verricht en materiaal kan vervolgens eenvoudig mee het vliegtuig in worden genomen?
  • Hoofdstuk twee geeft vervolgens een toelichting op kenmerken van projecten in een kwetsbare en risicovolle omgeving:
    • Projecten staan in de publieke en politieke belangstelling
    • Project zet de fysieke ruimte onder druk
    • De projecten mogen de dagelijkse operatie niet verstoren
    • Er zijn veel belangenpartijen actief
    • De projecten zijn van strategische betekenis
  • Het derde hoofdstuk gaat in op onze natuurlijke reflex als projecten uit de hand lopen. Wat zijn de effecten van een projectcultuur die zich kenmerkt door gedragingen zoals toedekken van fouten, regels links laten liggen, alleen positief nieuws brengen et cetera.
  • Het vierde hoofdstuk beschrijft vijf high reliabilty projectmanagement principes en bijbehorende tips die richting kunnen geven aan een effectieve projectcultuur:
    • Gevoeligheid voor operationele processen
    • Focus op afwijkingen
    • Weerstand tegen simplificeren
    • Veerkracht
    • Respect voor expertise
  • In het vijfde hoofdstuk staat gedrag centraal. Welke regels, kaders en grenzen moeten er gesteld worden om de projectcultuur te verbeteren waarbij de ladder van Prof. dr. Hudson als uitgangspunt dient.
  • Het laatste hoofdstuk zoemt verder in op de hierbij noodzakelijk eigenschappen van de projectleider zoals betrokkenheid, bevlogenheid, betrouwbaarheid en bescheidenheid.

Dia1Conclusie

Een boekje dat laat zien dat ons eigen gedrag de zwakste schakel is in projecten.

Het boekje geeft enerzijds inzicht in de competentie safety, health & environment van de ICB van IPMA en anderzijds biedt het je een aantal hulpmiddelen om de projectcultuur van je eigen project, gepositioneerd in een risicovolle en kwetsbare omgeving, in te schatten. Welke principes je daarbij moet hanteren en welke bijbehorende noodzakelijke eigenschappen je moet hebben om het project tot een goed einde te kunnen brengen.

Het lezen meer dan waard!

Voor meer informatie: http://www.planb-advies.nl/hrp/

Masterclass Project Recovery

boekGisteren aan de Masterclass Project Recovery van AMI Consultancy deelgenomen. Een groep van ca 20 man waren het luisterend oor van projectfluisteraar Peter Storm en Martijn Jong. Maar niet alleen luisteren, de interactie werd meer dan eens met de gehele groep gezocht zodat ook ideeën vanuit de groep met elkaar gedeeld konden worden.

Een sessie van vier uur die verdeeld was, door een meer dan overvloedige maaltijd, in een tweetal blokken. Het eerste blok had als onderwerp ontsporing en het tweede blok volgde de fasen van het herstelproces.

De ontsporing

In een aantal blokken werd het ontsporen van een project behandeld. De opening was een filmfragment over ‘Het game project’ waarin een aantal enthousiaste mensen aan het woord kwamen en wij werden uitgedaagd om onze waarnemingen te delen. Verbazingwekkend hoeveel er dan op te merken valt. Stel je eens voor dat je zo’n filmpje van je eigen project maakt en wat dat allemaal los zou kunnen maken.

Vervolgens ging de film – er was ondertussen een jaar verstreken en een externe project (crisis) manager aangesteld – verder en werden wij wederom gevraagd wat ons nu opviel. Dit werd vervolgens samengevat en in een theoretisch perspectief gezet en resulteerde in een vervolgvraag: is dit project ontspoord? Wanneer spreek je van een ontspoord project?

Aansluitend kwam het thema mindset aanbod. Wat is de invloed op het wel/niet nemen van actie als gevolg van: bevestiging drang, transparantie illusie en controle illusie. En en ander verder geïllustreerd aan de hand van het drama op de Mount Everest in 1996.

Dit alles werd vervolgens samengevat in het proces van ontsporing: – mindset – incidenten – sneeuwbaleffect – elkaar onder druk zetten – negatieve vooruitgang – externe infectie – afbraak GOV (project loopt vast). Hierbij staat GOV voor het Gezamenlijk OplossingsVermogen.

Het laatste blok voor de pauze ging over waarschuwingssignalen: systeemsignalen (objectief, feitelijk maar traag), gedrag signalen (communicatie, besluitvorming, beheersing, leiderschap) en mindset signalen (groupthink: verwachtingen, aannames, projecties). In groepjes bespraken we de te nemen vervolgactie als je dit soort signalen ziet.

De fasen van het herstelproces

In het tweede blok stonden de fasen van het herstelproces centraal. Achtereenvolgens werden de vijf stappen – het geheel overzien – de samenhang in beeld brengen – het bloeden stoppen – de weg omhoog inzetten – voorkomen dat het weer gebeurt – behandeld (zie ook mijn QRC Project Recovery). Hierbij stonden een aantal metaforen centraal: de chirurg en de minstreel (de harde en de zachte kant), en de jager cultuur i.p.v. De veehouder cultuur. De stappen werden uitgelegd middels een stukje theorie en bijbehorende voorbeelden. Of, zoals bij het onderwerp jager cultuur, om het afbreken van hekjes binnen het team en samen het probleem aan te pakken, te doorgronden, gingen we in groepjes uiteen waarin wederom interessante aanpakken naar voren kwamen. Om het bloeden te stoppen werd een handig stappenplan aangereikt.

Boekje

Alle deelnemers ontvingen na afloop het boekje ‘Masterclass Project Recovery. Hoe een ontspoord project op de rails te zetten? En hoe te voorkomen dat het weer ontspoort?’ Zie hiervoor mijn eerdere post waarin ik dit bij deze masterclass behorende boekje gerecenseerd heb en een QRC Project Recovery heb gemaakt: Boekrecensie Masterclass Project Recovery

Conclusie

Bijwonen van deze Masterclass Project recovery is meer dan de moeite waard en heeft mij naast de meer dan waardevolle inhoud ook nog een aantal contacten opgeleverd.

Martijn en Peter kwamen om de beurt aan bod en waren goed op elkaar ingespeeld. Ze zijn duidelijk gepokt en gemazeld op dit terrein en weten het onderwerp Project recovery met vele voorbeelden helder over het voetlicht te brengen.

Is er dan niets negatiefs te brengen. Jawel, de vier uur hadden er wat mij betreft best vijf mogen zijn, zodat we binnen het tweede blok nog wat meer interactie aan het eind hadden kunnen hebben en wellicht ‘Het game project’ als rode draad door de gehele masterclass gebruiken.

Mocht je interesse hebben, ook in 2016 zijn er vier masterclasses gepland. Zie verder: Ami Consultancy blog

The litte book of Portfolio Management

Last time I reviewed a set of six little books from NineFeetTall. This week I received number seven. The little book of Portfolio Management and a I got sneak preview of their newest little book which is not being launched until next year: The little book of Project Methodologies. This last one got my special attention because I am the author of the Lost in standards QRC.

The little book of Portfolio Management

littleThis book starts with some definitions, followed by the organizational context: Business as usual, the management board, business planning, programme/project management, information technology, finance, human resources and performance management. The next chapter describes how to define a portfolio, by using the five practices of the MoP definition cycle (Understand, Prioritize, Balance, Plan and Understand).

The next chapter focuses on the portfolio delivery, looking at reporting via a portfolio dashboard, benefits management, financial, risk, dependencies and resource management. The following chapter explains the portfolio health check. The last chapter describes the implementation of portfolio management.

The little book of Project Methodologies.

lb9This book gives insight in several project methodologies starting with definitions of a methodology, project management and a project management methodology.

The next chapters introduces the waterfall methodology and agile explaining the fundamentals, the lifecycle, the principles and the agile manifesto, the why using it as well as the differences between Agile and the traditional approach.

The following chapter goes into the best of the rest explaining DSDM, Scrum, XP, Lean development, spiral and critical chain. The next chapter is all about mixing and matching. How to combine Agile + waterfall or waterfall + lean, Agile + XP and Waterfall + Scrum. For some in depth knowledge I can recommend PRINCE2 Agile which describes a great tailoring model using an agilometer to combine an incremental approach with Scrum and Lean start-up. See: PRINCE2 Agile.

What factors (project type, business sector, organizational structure, skills, maturity and culture) are there to consider if you want to choose the right methodology is the focus of the next chapter. When does agile suit your project, when should you avoid using agile and when is waterfall the right choice.

Again two easy to read little books, full of simple checklists and tips, quotes, fact and figures and some great graphics.

You can order The little book of Portfolio Management for free at http://www.ninefeettall.com (*UK addresses only).

The little book series from NineFeetTall

lb7I received from NineFeetTall, a set of six little books:

  • The little book of Business Analysis; Basic principles, tips, stats, facts and methodologies in an easy-to-follow format.
  • The little book of Project Management; Ideas and strategies to make every project run smoothly and efficiently.
  • The little book of Change Management; Tips to help you manage and get the most out of change in your organization.
  • The little book of PMO; Models, tools and processes appropriate for any size or scale of business.
  • The little book of Work Resolutions; Tips to manage your own work-health and work-family balance.
  • The little book of NineFeetTall; who they are, their services, people, experience and client testimonials.

The little book of Business Analysis

lb4This book starts with ‘What is ….Business Analysis?, and the role of a Business Analyst?’ After setting your strategy you have to understand the internal and external factors that can effect your proposed strategy by using e.g. SWOT analysis, PEST analysis, Porter’s 5 forces or McKinsey’s 7S model.

Next, you need to get a version of the truth by selecting the right elicitation techniques. You get pros and cons and when to use it for the following elicitation techniques: interviews, workshops and surveys. The following topic is all about capturing requirements. From requirements analysis, the definition of a requirement, documenting requirements, prioritizing requirements (MoSCoW), the sign-off and avoiding scope creep.

Next topic is process design. The following process mapping tools and models are explained:,rich pictures, flowcharts, swim-lanes, use cases and data flow diagrams. What are the differences between improvement and re-engineering and/or business process redesign. The last parts are focussing on testing (strategy, plan and scope) and checking business readiness.

The little book of Project Management

lb5This book starts with definitions of a project and the role and type of a project manager. Several project lifecycles are explained starting with linear, followed by a more adaptive approach and ending with the Microsoft Dynamics Lifecycle – ‘Sure Step’.

The beginning is the most critical point, so the objectives of project initiation and the steps to take are described. Direct/Indirect, tangible/intangible, (non-) monetary (dis-)Benefits as well as the business case are explained. Pros and cons of Agile, waterfall and PRINCE2 are given. A separate part is about Hatching the plan. What are the objectives of the planning, the essentials, the steps to take, defining benefits and calculating the critical path and managing risks and issues.

Staying in control, communicating and using a change control process are key. And when you are done you have to select the right approach to go ‘live’, check if all pre-requisites (testing, training, business simulation, business readiness and communications) are completed. The last part is dedicated to the lessons learned, some common project pitfalls and some don’ts when picking a project name.

The little book of Change Management

lb6Change management is about people in organizations to think, feel and do differently!

Understanding requirements, emotional engagement and on-going actions are key. Based on the 9 principles results in five key elements of a change management programme. The first is about the vision and benefits. You get 9 tips for creating a powerful vision for change and tools to help understand the change. Lewin’s change model (unfreeze – change- refreeze), Berkhard & Harris change equation (dissatisfaction * desirability * practicality > resistance to change) and the ADKAR change model (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement).

As a next topic change leadership is explained including differences between managers and leaders, the Kubler-Ross change curve (denial – anger – bargaining – depression – acceptance – moving on) and leadership alignment. A following area is about stakeholder engagement & communications with tips, strategies and tools. The 9 C’s of communication and Monroe’s motivated sequence will help to develop an outline for persuasive communications. Next readiness and delivery of change are explained and the last part is focussing on training, development and skills transfer during a change programme.

The little book of PMO

lb1This book gives insight in the different types of PMO (Portfolio, Programme and Project Management Offices) and where they can be positioned within the organization.

You get an eight-step approach to implement a PMO (Identify requirements, Position, Assess Culture, Provide Resources, PMO Charter, Establish, Continually Improve).

Next topics are a governance framework supported by three pillars structure, information and people, reporting and communications in four directions in an organization and plan, cost and resource management. The RAID log (Risk-Actions-Issues-Decisions) as the key tool to manage risk is explained and the quality management cycle and change control are highlighted. The little book end with the PMO’s role towards knowledge and training management.

The little book of Work Resolutions

lb3This book is all about being or becoming more effective. From different perspectives you will get an explanation, tips and 3 changes you can make today. The areas are: technology (social media), health (fit for business, fit for life), environment (remote working), friends and family (balancing work and family), communication (from talking to tweet), time (time management, multitasking, time wasters) and personal development (goals).

Conclusion

These little books give you a basic understanding of the mentioned topics. They are easy to read, full of simple checklists and tips, quotes and facts and figures.

You can order them for free at http://www.ninefeettall.com (*UK addresses only).

Transparency by the Project Manager

4e0325a51bf24Last week I visited the exhibition In search of meaning (Museum De Fundatie, Zwolle, Netherlands). One of the statues was from the British sculptor Antony Gormley. This artist created many statues and the picture shows one of my favorites (was not on the exhibition).

This is what I call transparency. And transparency is something that becomes more and more important in the world of projects. At last I would say.

I see the following reasons for more transparency:

  • Senior managers want to have more successful projects and want to know what is really happening;
  • External stakeholders like the DNB or AFM want to know the real status of change initiatives;
  • Project managers want to inform much earlier how they are progressing. They are not there to please their project executive;
  • Project managers want to show, by using the right RAG status that they have their projects under control. To report Amber and explain the options they are investigating to bring the project on track again, shows that they are really in control. This also gives project executives the chance to intervene. Compare this with a situation where a project manager surprises the project executive with a Red status;images-12
  • Transparency means: I have nothing to hide;
  • Transparency means: my green RAG status is really green and is not a melon;
  • Transparency will help other project managers to manage dependences.