Tag Archives: project recovery

Masterclass Project Recovery

boekGisteren aan de Masterclass Project Recovery van AMI Consultancy deelgenomen. Een groep van ca 20 man waren het luisterend oor van projectfluisteraar Peter Storm en Martijn Jong. Maar niet alleen luisteren, de interactie werd meer dan eens met de gehele groep gezocht zodat ook ideeën vanuit de groep met elkaar gedeeld konden worden.

Een sessie van vier uur die verdeeld was, door een meer dan overvloedige maaltijd, in een tweetal blokken. Het eerste blok had als onderwerp ontsporing en het tweede blok volgde de fasen van het herstelproces.

De ontsporing

In een aantal blokken werd het ontsporen van een project behandeld. De opening was een filmfragment over ‘Het game project’ waarin een aantal enthousiaste mensen aan het woord kwamen en wij werden uitgedaagd om onze waarnemingen te delen. Verbazingwekkend hoeveel er dan op te merken valt. Stel je eens voor dat je zo’n filmpje van je eigen project maakt en wat dat allemaal los zou kunnen maken.

Vervolgens ging de film – er was ondertussen een jaar verstreken en een externe project (crisis) manager aangesteld – verder en werden wij wederom gevraagd wat ons nu opviel. Dit werd vervolgens samengevat en in een theoretisch perspectief gezet en resulteerde in een vervolgvraag: is dit project ontspoord? Wanneer spreek je van een ontspoord project?

Aansluitend kwam het thema mindset aanbod. Wat is de invloed op het wel/niet nemen van actie als gevolg van: bevestiging drang, transparantie illusie en controle illusie. En en ander verder geïllustreerd aan de hand van het drama op de Mount Everest in 1996.

Dit alles werd vervolgens samengevat in het proces van ontsporing: – mindset – incidenten – sneeuwbaleffect – elkaar onder druk zetten – negatieve vooruitgang – externe infectie – afbraak GOV (project loopt vast). Hierbij staat GOV voor het Gezamenlijk OplossingsVermogen.

Het laatste blok voor de pauze ging over waarschuwingssignalen: systeemsignalen (objectief, feitelijk maar traag), gedrag signalen (communicatie, besluitvorming, beheersing, leiderschap) en mindset signalen (groupthink: verwachtingen, aannames, projecties). In groepjes bespraken we de te nemen vervolgactie als je dit soort signalen ziet.

De fasen van het herstelproces

In het tweede blok stonden de fasen van het herstelproces centraal. Achtereenvolgens werden de vijf stappen – het geheel overzien – de samenhang in beeld brengen – het bloeden stoppen – de weg omhoog inzetten – voorkomen dat het weer gebeurt – behandeld (zie ook mijn QRC Project Recovery). Hierbij stonden een aantal metaforen centraal: de chirurg en de minstreel (de harde en de zachte kant), en de jager cultuur i.p.v. De veehouder cultuur. De stappen werden uitgelegd middels een stukje theorie en bijbehorende voorbeelden. Of, zoals bij het onderwerp jager cultuur, om het afbreken van hekjes binnen het team en samen het probleem aan te pakken, te doorgronden, gingen we in groepjes uiteen waarin wederom interessante aanpakken naar voren kwamen. Om het bloeden te stoppen werd een handig stappenplan aangereikt.

Boekje

Alle deelnemers ontvingen na afloop het boekje ‘Masterclass Project Recovery. Hoe een ontspoord project op de rails te zetten? En hoe te voorkomen dat het weer ontspoort?’ Zie hiervoor mijn eerdere post waarin ik dit bij deze masterclass behorende boekje gerecenseerd heb en een QRC Project Recovery heb gemaakt: Boekrecensie Masterclass Project Recovery

Conclusie

Bijwonen van deze Masterclass Project recovery is meer dan de moeite waard en heeft mij naast de meer dan waardevolle inhoud ook nog een aantal contacten opgeleverd.

Martijn en Peter kwamen om de beurt aan bod en waren goed op elkaar ingespeeld. Ze zijn duidelijk gepokt en gemazeld op dit terrein en weten het onderwerp Project recovery met vele voorbeelden helder over het voetlicht te brengen.

Is er dan niets negatiefs te brengen. Jawel, de vier uur hadden er wat mij betreft best vijf mogen zijn, zodat we binnen het tweede blok nog wat meer interactie aan het eind hadden kunnen hebben en wellicht ‘Het game project’ als rode draad door de gehele masterclass gebruiken.

Mocht je interesse hebben, ook in 2016 zijn er vier masterclasses gepland. Zie verder: Ami Consultancy blog

Advertisements

Project Recovery Professional™

derailment1ProjectManagers.Org offers a Project recovery best practices online course with the possibility for certification. The online course includes 10 audio lessons to understand project recovery management.

After subscribing (for free) you receive 10 days in a row a link to your next lesson. These lessons contains an audio file as well as the text itself. Lessons can vary from 5 minutes to 30 minutes.

The Project Recovery Professional™ lessons cover the following topics:

LESSON 1: Guide for Getting Projects Back on Track (Part I: the Handover)
First thing to do when you are assigned to a project that has been running for a while already, even for those ones that are not off-track, is to meet the current PM of that project in order to do a formal handover of the activities.

LESSON 2: Guide for Getting Projects Back on Track (Part II: Baselines & Leadership)
Let´s assume, as most of the times happen, that the main conclusion of the handover meeting is that the baseline of the project is not defined, requirements are not clear, goals are not defined, risks are not identified, and so on… Then.. how to proceed? What to do next?

LESSON 3: Stakeholder Involvement for Getting Projects Back on Track
Also project success depends on involving right stakeholder in the right away during the course of project execution.

LESSON 4: Scope and Expectations for Recovering Projects Back on Track
This article does not intend to reinforce the methods or styles of project management; rather it focuses on some of the root causes that often ‘derail’ the project – even when procedures are followed – and more importantly how we can go about ‘fixing’ them.

LESSON 5: Risk Management for Project Recovery Management
There are no guarantees on any project and even the most well planned project can run into unexpected problems. However; if a project needs to be put back on track, it means that either that the potential risks weren’t managed properly or that new risks are impacting the project. Only proper risk management might have secured the project against the unknown.

LESSON 6: Putting Projects Back On Track: The Cost Factor
A variety of factors can derail a project from its deadline. Cost is one of them. It’s not unusual for some of the activities to cost more than originally estimated. During the project life cycle you might realize they were underestimated.

LESSON 7 [Technique I]: Project Management Fast-Tracking Step-by-Step Implementation Guide
Project Management Fast-tracking is a tool for schedule compression when uncompleted jobs in their current existences or in their further subdivided forms are transposed into independent fragments to enable simultaneous executions to accelerate completion.

LESSON 8 [Technique II]: Project Management Crashing Step-by-Step Implementation Guide
Project crashing (also known as ‘crashing the project schedule‘, or ‘project time compression’) is a project management technique based on adding more resources of the initially planned in a project in order to accelerate the project timing.

LESSON 9: Putting Projects Back on Track: a Practical Approach
The objective in this article is to describe how to get a project back on track based on a personal experience.

LESSON 10: Project Recovery from the Project Sponsor or Product Owner’s Perspective
This article is from a different perspective: the Project Sponsor or the Product Owner one. This is the perspective from the side where the project was greenlighted, It will help to understand what recovery means from their own view.

Conclusion
I like the way to get in a rather short period of time a picture about a specific topic, in this case project recovery. This course gives some practical steps to take to get a derailed project back on track. It explains in detail two important techniques to use.

To apply for the Project Recovery Professional online course: http://Projectmanagers.org

Boekrecensie Masterclass Project Recovery

Peter Storm heeft mij zijn boekje Masterclass Project Recovery toegestuurd en mij daarbij ook uitgenodigd om mee te draaien met zijn masterclass Project Recovery. Zoiets sla je uiteraard niet af en ben heel benieuwd naar de masterclass.

Het boekje ‘Masterclass Project Recovery. Hoe een ontspoord project op de rails te zetten? En hoe te voorkomen dat het weer ontspoort?’ is geschreven door Peter Storm en Martijn Jong en is een samenvatting van de masterclass.

Het boekje beschrijft het waarom van de masterclass project recovery, signalen van ontsporing, vicieuze cirkels en het ontsporingsproces.

Daarnaast geeft het boekje een aantal benaderingen en de visie van de auteurs op deze benaderingen om een project weer op de rails te krijgen. Achtereenvolgens komen de aanpakken van Brad Egeland (project recovery strategies, 2013), Manjeet Singh (Rescuing projects in crisis, 2013) en tenslotte Boris Hornjak (The project surgeon, 2001) aan bod.

Boris Hornjak ziet projecten als gesloten, rationale systemen en hanteert een chirurgische aanpak om het project weer op de rails te krijgen. De methode is analytisch, doortastend, rationeel maar ook afstandelijk.

De schrijvers gebruiken een aantal aspecten vanuit Hornjak’s chirurgische aanpak en combineren dat met een ‘minstreel’ perspectief. Het ‘minstreel’ perspectief ziet een project als een open, levend systeem. De aanpak is creatief, invoelend, verbindend en geduldig.

Combineren van deze beide perspectieven is niet eenvoudig en stelt bijzondere eisen aan de projectmanager. De schrijvers onderkennen een vijftal fasen in hun aanpak (zie bijgevoegd figuur):

  1. Afstand nemen en het geheel overzien
  2. De samenhang in beeld brengen
  3. De urgente problemen aanpakken
  4. Herstellen zodat de weg omhoog wordt ingezet
  5. Preventieve maatregelen nemen: voorkomen dat het weer gebeurt.

Binnen alle fasen worden zowel het chirurgische als het ‘minstreel’ perspectief behandeld.

Dia1Download: Masterclass project recovery (QRC, 150821) v1.0

Zoals aangegeven is het boekje een samenvatting van de workshop, dus niet alles komt aan bod. Ik ben bijvoorbeeld benieuwd naar de praktische handvatten bij hun aanpak waaronder de Project Fresh Up en talking stick.

Ik ben het met de schrijvers eens dat de oplossing gezocht moet worden in een combinatie van zowel de chirurgische als de ‘minstreel’ perspectief. Hierbij is de chirurgische kant m.i. het eenvoudigst in te vullen (bijvoorbeeld standaard vragenlijsten) en vraagt de ‘minstreel’ kant veel meer van de projectmanager. Het is echter die kant waar de meeste vastgelopen projecten mee vlot getrokken moeten (kunnen) worden. Het is de zachte kant, de soft skills die een projectmanager een echte senior projectmanager maken. Met alleen de harde kant kom je er niet. Zonder project hygiëne geen succesvolle projecten maar ontspoorde projecten vinden hun oorzaken vaker aan de zacht kant, stakeholdermanagement, empathie, onderhandelen, conflicthantering, overtuigen etc en daar biedt het ‘minstreel’ perspectief veel meer handvatten.

Zelf heb ik in het verleden de training Project Search and Rescue! (PSAR) van Projecting Success (PMI) gevolgd.

Deze PSAR methode is gebaseerd op de volgende onderdelen:

  • The behaviors of being lost
  • Discovering lost projects
  • Evaluating project review results
  • Rescuing lost projects
  • Recognizing if you are lost

De methode omvat een aantal vragenlijsten voor zowel projectmedewerkers als projectmanagers en break down structures voor de opzet. Ook hier veel aspecten vanuit het chirurgische perspectief naast het herkennen van specifieke gedragingen die wijzen op projecten die in de problemen zitten (minstreel perspectief).

Deze blog wordt vervolgd nadat ik de masterclass (zie: http://www.ami-consultancy.nl) heb bijgewoond!