Tag Archives: Agile

The FLEKS model

FLEKS is a Hybrid Project Management Model, which aims at providing a way to manage projects, develop products and deliver the highest possible value within the context of a project and its stakeholders.

Businesses and projects are embedded in a complex and ever-changing environment. Organizations need to adapt constantly and quickly in order to survive and succeed. In a variety of contexts this environment can be summarized by the acronym BRIGHT (blur, risky, interconnected, global, hi-tech, timely). FLEKS is built around four pillars flexibility, integration, communication and people. 

The FLEKS model comprises six elements: mindset, principles, layers, events, value flow and roles. FLEKS advocates five different attitudes to facilitate the development of the desired mindset: focus, tailoring, teamwork, learning and adaptation. FLEKS has some principles considered sine qua non to help the management process in the challenge to lead people, create value and conduct projects to its goals: value management, progressive management, integration and balance, situational leadership, continuous improvement, plans and exceptions, roles and responsibilities, and open communication. FLEKS defines three management layers (Business, project and product) to draw a distinction between roles and responsibilities which are collaborative and interdependent. The layers also allow a better understanding of what are the main elements responsible for creating value. 

FLEKS is an iterative, incremental and recursive value creation process. Throughout the management layers and the value flow, several events are prescribed and must take place to ensure the process starts and finishes properly. The events can be divided into three main groups:

  • Business: those carried out on the Business Management Layer: need analysis, solution ideation, value design, business case and project startup
  • Project: those carried out on the Project Management Layer: project planning, update meeting, release review and closure meeting
  • Product: those carried out on the Product Management Layer: release planning, iteration planning, iteration meeting, iteration review and iteration retrospective.

On their website (https://fleksmodel.com/fleks-model/) you can download the FLEKS Model Guide and the FLEKS Canvas.

The FLEKS model can be positioned in the one-time projects/programs block in my Bird’s eye view on the agile forest. For the latest updated version of my Bird’s eye view on the agile forest article see: https://hennyportman.wordpress.com/2020/10/11/new-birds-eye-view-on-the-agile-forest/

Recensie Nul mislukkingen voor Business Owners

Alweer het negende boekje in deze succesvolle reeks van KWD Resultaatmanagement. Het boek Nul mislukkingen voor Business Owners – Grip op mijn opdracht is geschreven door Luuk Ketel, Remmelt van der Wal en Ronald Kappert zet de business owner in de spotlights. Voor business owner kan ook epic owner, streamlead, value stream manager, tribe lead, project owner, project sponsor of project opdrachtgever gelezen worden.

Als de business owner doordacht weet te balanceren dan wordt de kans vergroot dat het project de beoogde resultaten gaat leveren en de organisatie gaat versnellen, verbeteren, veranderen en vernieuwen. Balanceren tussen het besturen van doelen, mensen, organisaties, afdelingen en methoden die worden ingezet om resultaten te realiseren door tijdig sturing te geven, keuzes te maken, bij te sturen, doorzettingsvermogen te tonen, in te grijpen als het moet, te inspireren en te geloven in een succesvolle uitkomst van het project.

In het boekje wordt enerzijds ingegaan op de vier kerntaken van de business owner zijnde vooruitsturen, (bij)sturen, ingrijpen en incasseren van waarde. Daarnaast worden een aantal veel voorkomende problemen waar de business owner mee moet kunnen dealen beschreven en krijgen we een ideaal profiel van de business owner waarin de persoonlijkheid (autonomie, gedrevenheid, resultaatgerichtheid, belangenafweging en situationeel leiderschap), zijn/haar competenties en de samenwerking met andere stakeholders zijn uitgewerkt. Daarnaast wordt ingegaan op verschillende besturingsmodellen (permanente agile organisatie, tijdelijke projectorganisatie en een hybride vorm van tijdelijke en permanente organisatie).

De vier kerntaken lopen volgend de auteurs synchroon met de vier ontwikkelfasen van Tuckman (forming, storming, norming en performing) en omvatten de volgende aspecten:

  • Vooruitsturen: formuleren organisatiestrategie doelstelling, ontwikkelen projectstrategie, kader stellen, business case vaststellen, uitvoeringsvorm bepalen (agile, traditioneel of hybride), budget alloceren, gewenste resultaten definiëren, realisatieplan laten maken en project opstarten, stuurcriteria en informatieradiators vaststellen en de implementatieaanpak vaststellen
  • (bij)sturen: koers, voortgang, kwaliteit en snelheid, focus op resultaten en actief backlogmanagement, effectieve voortgangsgesprekken, selling the project (visie), analyse van de voortgang, betrokken blijven bij de uitvoering, aanpassen van projectplan en strategie en motiveren van de delivery manager
  • Ingrijpen: Symptomen, signalen en patronen herkennen zoals projectbeheersing niet op orde, ontbreken van draagvlak en politieke problemen en als gevolg daarvan interventies plegen (conflict-, herijkings- of triagestrategie)
  • Incasseren: begint bij de start en tijdens de rit, sturen op en meten van de business case en klantwaarde en sturen op succesvolle invoering.

Op vele plekken zijn verwijzingen opgenomen naar de KWD app met daarin handige vragenlijsten en checklists te gebruiken door de business owner. 

Conclusie. Er wordt (te) weinig aandacht besteed aan de business owner rol dus dit boekje is een welkome aanvulling om de business owner rol over het voetlicht te brengen. Zoals bij alle boekjes uit deze reeks is ook hier weer een mooie metafoor gekozen in de vorm van een zeilboot(bemanning) in de Volvo Ocean Race en bijbehorende mooie foto’s. De insteek vooruitsturen, (bij)sturen, ingrijpen en incasseren van waarde biedt een aantal mooie handvatten om de rol van business owner inhoud te geven. Ik kan dit boekje dan ook van harte aanbevelen.

Wel vind ik het jammer dat de schrijvers in hun beschrijving bij meerdere teams er steevast van uitgaan dat er dan SAFe wordt gebruikt en de lezer kennis van SAFe heeft. Er zijn echter veel meer frameworks met ieder hun eigenaardigheden. Op verschillende plekken wordt het begrip MVP gehanteerd op de wijze zoals SAFe het beschrijft. Persoonlijk zie ik liever de definitie zoals het oorspronkelijk door Eric Ries (Lean Startup) is beschreven waarbij een MVP wordt gebruikt om een hypothese te toetsen. Dit kan een simpele versie van het uiteindelijke product zijn maar is vaak een geheel ander product. Bijvoorbeeld het MVP van Dropbox was een video. De eerste versie van het op te leveren product is het minimum marketable product (MMP). 

Het boekje is voor professionals gratis verkrijgbaar op de site van KWD Resultaatmanagement: https://www.kwdrm.nl/onze-kennis/kwd-reeks/

The 2020 Scrum Guide launch

Yesterday, November 18th, there was a 3-hour virtual event to celebrate the launch of the 2020 Scrum Guide with nearly 20,000 registrants. I connected 15 minutes before the start but received a message that the limit of 1000 participants was reached, and I couldn’t participate. Luckily the event was streamed, and you can now watch it on demand (see below). Can you imagine It’s been 25 years since the launch of the first Scrum Guide?

The guide is now crisper, leaner (only 13 pages), more transparent and even less prescriptive. The concept of a separate development team within the team is now eliminated. Just the self-managing Scrum team with three sets of accountabilities (PO, SM, and Developers). Each of the three artifacts now contain ‘commitments’ to them. For the Product Backlog it is the Product Goal, the Sprint Backlog has the Sprint Goal to be defined during the Sprint Planning when discussing the “Why”, and the Increment has the Definition of Done. They exist to bring transparency and focus on the progress of each artifact.

A pity the guide only contains plain text. I think some pictures could add value too. On the other hand, other organizations, e.g., Scaled Agile could take an example to bring back the framework to being a minimally sufficient framework. With every new release of SAFe, the framework is growing without any removements, and as a consequence making it more complicated.

To download the 2020 Scrum Guide

To watch the event

Agile 2 a new tree or just a small scrub in my agile forest?

Someone noticed me of Agile 2. If you look at the corresponding website, Agile 2 is positioned as the next iteration of agile. It’s still works in progress of a group of 15 authors.  You can find their case for Agile 2. Why they think agile is deeply broken and that they want to fix it. Among other things, in their opinion the Agile Manifesto says little pertaining leadership. 

The core of their guidance is about leadership. “Leadership is the most important thing of all in an organization: with good leadership, the initial methodology will not matter in the long run because it will be adjusted as needed; conversely, with bad leadership, the best methodology in the world will fail”.

At this moment the author group already agreed on the values and principles of Agile 2.

The six values are:

  1. Thoughtfulness and prescription
  2. Outcomes and outputs
  3. Individuals and teams
  4. Business understanding and technical understanding
  5. Individual empowerment and good leadership
  6. Adaptability and planning

Besides the values they see 10 principle categories:

  1. Planning, transition, and transformation
  2. Product, portfolio, and stakeholders
  3. Data
  4. Frameworks and methodologies
  5. Technical dimension and technical fluency
  6. Individual versus team
  7. Team versus organization
  8. Continuous improvement
  9. Focus
  10. Leadership

As stated, these are principle categories. Each category has its own principles. In total there are 43 principles. For me a principle must be universal, self-validating and empowering. 43 principles are far too much. I would suggest focusing on agile leadership and stay away from the rest otherwise I think this scrub will never become a tree in my agile forest.

See their website for more information: agile2.net

A new bird’s eye view on the agile forest

Happy to see my A new bird’s eye view on the agile forest article in the October edition of the Project Management World Journal (PMWJ). It’s less than a year ago when the first edition of this article won an award. At that moment it contained 50 agile ways of working. In this new version I added 30 new ones which brings it to a total of 80 agile ways of working (including links to websites with more detailed information).

Portman, H. (2020). A new bird’s eye view on the agile forest; PM World Journal, Vol. IX, Issue X, October

The following article is a modified version of the published article on PM World Journal (already 95 frameworks):

  • V2.8 2021-02 Added The Digital Transformation – 11-Step Ticking Clock Model (Culture-targeted)
  • V2.7 2021-01 Added Obeya (Team level)
  • V2.6 2021-01 Added TOAH (Portfolio level)
  • V2.5 2021-01 Added eduScrum (Team level)
  • V2.4 2021-01 Added FLEKS (one-time projects/programs), Flawless Execution (Culture-targeted)
  • V2.3 2021-01 Added COIN (Portfolio level)
  • V2.2 2020-10 Added Agile 2 (Team – Culture-targeted)
  • v2.1 2020-10 Added Remote Agility Framework (remote:af) (Culture-targeted)

Recensie Zet het op een bierviltje

9789089654779-480x600Michiel van der Molen heeft ondertussen een aantal boeken over o.a. business cases, batenmanagement en opdrachtgeverschap geschreven en vele organisaties geholpen met vraagstukken binnen deze onderwerpen. Ondertussen weet hij steeds helderder de essentie hiervan te benoemen en te beschrijven. Zie zijn laatste boekje Zet het op een bierviltje – Verandering vraagt om eenvoud waar dit alles tezamen komt.

Het boekje bestaat uit twee delen. In het eerste deel krijg je vijf manieren waarop je een bierviltje kan gebruiken om ieder type of soort project eenvoudiger te maken.

Het tweede deel gaat meer in detail in op deze vijf wegen naar eenvoud. Voor iedere weg krijgen we eerst een valkuil, inclusief voorbeelden, hoe we het onnodig ingewikkeld kunnen maken, vervolgens een toelichting op de te bewandelen weg naar eenvoud en aansluitend het voordeel dat het oplevert om het op een bierviltje samen te vatten. Iedere weg wordt tenslotte puntsgewijs kort samengevat.recensie bierviltje

De vijf wegen naar eenvoud:

  1. Ga terug naar het waarom. Wat we nodig hebben is een kort en krachtig antwoord op de waaromvraag (werkt verbindend en daardoor kom je makkelijker samen tot oplossingen en detailbeslissingen)
  2. Neem zorgen serieus. Zorgen delen geeft verbinding en realiteitszin (geef ruimte aan de schaduwkanten, maak een zorgen-top 3, zoek de eigenaar)
  3. Stel duidelijke prioriteiten. Prioriteiten stellen geeft focus en maakt decentrale besluitvorming mogelijk (maak duidelijk dat prioriteiten noodzakelijk zijn, prioriteiten vaststellen, prioriteiten benoemen)
  4. Creëer eigenaarschap. Wie is het meest verantwoordelijk voor het succes en hoe geef je de daarbij passende invloed (werk aan gezamelijke focus, geef de juiste mensen invloed)
  5. Blijf communiceren. Om een bijdrage te kunnen leveren, moeten mensen begrijpen wat de bedoeling is (het resultaat: wat kunnen we als het klaar is, het effect: datgene waar het uiteindelijk om begonnen is, het waarom: het hogere doel, het symbool: een krachtig beeld dat op het netvlies blijft staan)

Conclusie. Een prettig en vlot leesbaar boekje dat fraai is opgemaakt en dat de titel eer aan doet. Duidelijke handvatten en voorbeelden wijzen de weg naar de essentie. Persoonlijk ben ik het meest geportretteerd van de vijfde weg waarbij het resultaat, het effect en het waarom in tekst en gevisualiseerd middels een symbool op een bierviltje worden gezet. Dat maar veel projecten, traditioneel of agile, dit bierviltje mogen creëren!

Bestellen (managementboek.nl): Zet het op een bierviltje

Bestellen (bol.com): Zet het op een bierviltje

 

Review 97 Things Every Scrum Practitioner Should Know

9781492073840-480x600The book 97 Things Every Scrum Practitioner Should Know edited by Gunther Verheyen contains the wisdom of 69 practitioners around the world and helps you to improve your understanding of Scrum (nb. Who are we missing on the cover of the book?).

Gunther organized these 97 essays around ten themes. These themes cover all aspects of Scrum and beyond. The events, the different roles, their behavior, the skills, collaboration and the artifacts. The book ends with a simple Scrum glossary. To summarize, some topics that are discussed in the ten themes:

  • Start, adopt, repeat. This first theme gives you insights what it means when you start using Scrum. Use it, as it is or adapt? Why using Scrum? Are multiple Scrum teams the same as Multi-team Scrum? And many more.
  • Products deliver value. What are your products? How is this reflected in your backlog? What do we mean by value? Who’s value? And what does this mean for the product owner?
  • Collaboration is key. Collaboration, communication and interaction between whom? With the customer, within the team? Are you just following your job description or not? Are tools considered harmful?
  • Development is multifaceted work. What are you developing? What’s on your product and sprint backlog? How to size your PBI’s? What do we mean with backlog items, user stories, abuser stories, bugs?
  • Events, not meetings. Here we get several ideas how to make the events work and effective. The impact of sprint goals, who plays which role during the events and what are these events not.
  • Mastery does matter. Here we get the spotlights on the Scrum master. The Scrum master as servant leader, court jester, (technical) coach, or is he just an impediment hunter?
  • People, all too human. Teams are more than collections of technical skills. Are people impediments? Can Scrum masters replace team members?
  • Values drive behavior. Scrum is more about behavior than it is about process. What is self-organization? How to be a more humane Scrum master and an essay on the sixth Scrum value.
  • Organizational design. It’s all about agile leadership, culture, improving the organization, the importance of networks, respect and a save environment.
  • Scrum off script. Probably you think you know the origins of Scrum, but it might not be what you think they are. Here we also get some examples of Scrum outside software development, e.g. at the police, in the classroom, in education.

Conclusion. This book is definitely food for thought for Scrum practitioners. Sometimes you get different views or opinions e.g. on backlog items and user stories but that’s also the beauty. It’s not carved in stone. When using Scrum, you have to think, rethink, discover and adapt. And don’t forget it’s all about people! A must read!

Throughout the book you get many references to articles, et cetera on the web. It would help the reader if small QR codes were added to the text (I often make mistakes by reading/typing a I, i, L or l).

In the book there is a reference to the Flow framework. In a next blog I will dive into this framework to see where it fits in my Bird’s eye view on the agile forest.

To order (managementboek.nl) : 97 Things Every Scrum Practitioner Should Know

To order (Amazon.com): 97 Things Every Scrum Practitioner Should Know

To order (Bol.com): 97 Things Every Scrum Practitioner Should Know

Youtube: Gunther Verheyen answers questions about “97 Things Every Scrum Practitioner Should Know”

My “Bird’s eye view in the agile forest” article translated in Russian

I am pleased to inform you that my featured paper “A bird’s eye view on the agile forest” has been translated and published in Russian by the Magazine of COBHET (SOVNET), the Russian Project Management Association, with the title “ОБЩЕЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ О ГИБКИХ МЕТОДОЛОГИЯХ”. To download: https://grebennikon.ru/article-nzgp.html

The original paper, which is an extract of one of the chapters of my Book “Scaling Agile in organisaties (Dutch)”, has been published by PM World Journal, and it received the “2019 PM World Journal Editor’s Choice Award”. Have a look at the latest updated version of this article.

Agile PM2: a new tree in my agile forest

It looks like my forest is changing into a jungle. This time I added Agile PM2. Agile PM2 is an extension of PM(initiative of the European Union, see: https://www.pm2alliance.eu/forum/an-overview-of-agile-pm2/). To be honest I have some problems with this initiative. As a European citizen, I ask myself, looking at my agile forest, why do we need to spend tax money to develop a new (agile) methodology when there are already so many frameworks and methodologies available?

AgilePM2 overview plaatjeThe Agile PM² Extension

The PM² Methodology supports the use of Agile practices in PM² projects through Agile PM² which is an extension to the core methodology that provides the necessary collaboration framework. Agile teams should be able to collaborate effectively with teams and stakeholders following alternative approaches.

The extension provides:

  • Agile roles & responsibilities: The Agile Project Core Team (A-PCT) is part of the overall Project Core Team (PCT). In Agile PM, the additional agile specific roles comprising the Agile Project Core Team (A-PCT) are:
    • Team Coordinator (TeCo) – equivalent to the well-known Scrum Master role
    • Product Owner (PrOw)
    • Architecture Owner (ArOw)
    • Agile Team Member (ATeM) – equivalent to the Scrum Development Team role.
  • integration with the overall PM² project lifecycle: The Agile PM² has iteration cycles at three levels – daily cycles, iterations, and releases. Regardless of their duration, these cycles follow what is termed in Agile PM² the CIR rhythm (Coordinate, Implement, Review)
  • a set of suggested Agile artefacts: Agile Specific Artefacts capture information regarding the planning of specific (implementation) processes, activities, releases, iterations, and other milestones (Development Handbook, Development Work Plan, Deployment Plan, Testing Plan, Agile Logs (Testing Log, Retrospectives Log)
  • A set of Agile PM² Mindsets

In my bird’s eye view I positioned Agile PM2 in the project level box.Agile Myths Busted (webinar PMI Bulgaria, Belgium, IPMA NL, 200429) v1.0See my blog for the complete Bird’s eye view on the agile forest article.

Recensie Agile Design

9789492618375-480x600Een van de principes van het Agile Manifesto luidt: “The best architectures, requirements, and designs emerge from self-organizing teams”. Het bestaansrecht van een design wordt echter door veel organisaties in twijfel getrokken. Op het moment dat meerdere teams aan één product werken wordt het hebben van een globaal ontwerp al duidelijker maar ook indien in de ideale situatie slechts één autonoom team verantwoordelijk is voor een product of service is er nog steeds behoefte aan een design. Een design is essentieel voor het borgen van kennisoverdracht, ondersteuning van beheer en het nakomen van wet- en regelgeving. En dit is precies waar het in het boek Agile Design Best Practices – Een set van best practices voor een evolutionair design van informatiesystemen geschreven door Bart de Best over gaat.

In het boek staan twee aspecten centraal. Het veranderparadigma en de design pyramid.

Het veranderparadigma laat zien dat bij een verandering van werkwijze ook het delen van gemeenschappelijke uitgangspunten vereis is. Het is belangrijk dat er eerst een synchronisatie van denkbeelden plaatsvindt. Dit betreft zowel de denkbeelden van de business case (beeld), het eigenaarschap (macht), de werkwijze (organisatie) als de benodigde mensen en middelen (resources). De auteur projecteert dit op zowel een agile aanpak, een waterval aanpak alsmede op een uitgewerkte casus.

QRC (Agile Design, 200504) v1.0

Downloaden: QRC (Agile Design, 200504) v1.0

De design pyramid geeft een classificatie van onderdelen waaruit een design moet bestaan. De non agile design pyramid komt kort aan bod en de ideal design pyramid bestrijkt de hoofdmoot van het boek.

Een non agile design pyramid beschrijft de architectural, functional, technical, requirements, test en code view van een traditionele aanpak. Hierbij wordt in het voortraject de meeste tijd gestopt en naarmate je verder in de tijd bent wordt er steeds minder tijd gestopt in de volgende views en lopen de views vanuit de business (wat) naar de techniek (hoe). Deze pyramide wordt gevisualiseerd door een omgekeerde pyramide.

Het boek beschrijft in detail alle lagen van een ideal design pyramid waarbij de lagen wederom vanuit de business (wat) naar de techniek (hoe) lopen maar waarbij de inspanning omgekeerd is. Aan het begin minder inspanning en naarmate men verder in het project is steeds meer. De lagen en bijbehorende op te leveren producten, die ieder in een hoofdstuk aan bod komen, zijn:

  • Business view: system context diagram en value stream canvas
  • Solution view: use case diagram, system building blocks (Informatie, applicatie en technologie) en value stream mapping
  • Design view: use cases bestaande uit use case narrative en use case scenario
  • Requirements view: Behavior Driven Development (BDD) feature files (Given-When-Then format)
  • Test view: Test Driven Development (TDD) met testframework, testcases en testdatasets
  • Code view: code as documenten of documentation as code of continuous documentation.

In de bijlagen onder andere aan tabel van agile tools inclusief verwijzingen naar websites.

Conclusie. Het boek geeft veel praktische handvatten hoe een agile design vormgegeven kan worden. Als rode draad loopt het ontwerp van een koffiemachine door het boek. Bij iedere laag van de ideal design pyramid krijgen we de bijbehorende  ingevulde op te leveren producten. Verder per laag verschillende tips en trucks (trucs of tricks?).

Bestellen: Agile Design