Boek review: Professionaliseren van Projectmanagement

Zojuist het boekje Professionaliseren van Projectmanagement van Fred Heemstra e.a. gelezen waarin ervaringen en onderzoeken uitgevoerd door KWD Resultaatmanagement beschreven worden. Een modern weergegeven boekje waarin verschillende modellen beschreven en gehanteerd worden.

Het boek is opgebouwd rond een zestal sleutelspelers die een cruciale rol spelen bij de uitvoering van projecten: de projectmanagementorganisatie, de projectmanager, de projectmanagementvakgroep, de opdrachtgever, de stuurgroep en de baas van de projectmanagers.

Aan de hand van een eenvoudig raamwerk worden Portfoliomanagement, projectbeheersing, HRM projectmanagement, kennismanagement en supportmanagement als de vijf kerntaken van een professionele projectmanagementorganisatie uitgediept. De professionaliteit is vervolgens af te meten aan de volwassenheid van de hiervoor genoemde kerntaken. Bij professioneel support management werd ik op het verkeerde been gezet. Ik dacht dat het daar ging over de ondersteuning van projectmanagers middels project office medewerkers. Hier gaat het veel meer om de ondersteuning die de leiding geeft aan projectmanagers. Dit kan variëren tot actief meehelpen aan oplossen (laag volwassenheidsniveau), middels realisatie bedrijfsdoelen tot het continue initiëren van verbeteringen voor de business (hoog volwassenheidsniveau). Bij kennismanagement heb ik zelf goede ervaring opgedaan met het organiseren van PMO lunches waarbij alle projectmanagers aanwezig zijn en er een draft PID of Closure/Lessons Report besproken wordt. In het eerste geval geven de projectmanagers, in een veilige omgeving, constructief commentaar (peer review) op de PID zodat de projectmanager de kwaliteit van zijn/haar PID kan verhogen. In het tweede geval bespreken we de lessons die vervolgens vertaald kunnen worden in best practices indien ze vaker voorgekomen zijn zodat we daadwerkelijk gaan leren.

Het borgen, delen en aan elkaar doorgeven van opgedane ervaringen staat centraal bij de projectmanagementvakgroep. In kleine organisaties is dit wellicht lastig van de grond te krijgen. Wellicht dat daar de baas van de projectmanagers een rol kan spelen (denk b.v. aan de hiervoor genoemde PMO lunch dat als een rudimentaire vorm van een vakgroep gezien kan worden).Aan de hand van een onderzoek om vast te stellen of opdrachtgever een projectmanager zoekt die complementair is komt verrassend (of juist niet) naar voren dat de opdrachtgever vaak een kloon van zichzelf kiest i.p.v. een projectmanager die juist sterk is op die punten waar hij zelf zwak is. Ik miste in dit hoofdstuk nog een cruciale rol van de opdrachtgever, namelijk het creëren van een omgeving waarin de projectmanager succesvol kan zijn. Uiteraard kunnen we dit scharen onder draagvlak creëren maar dan zit het wel verstopt onder de leiderschapskenmerken.Het assessmentmodel van de stuurgroep waarin vastgesteld wordt in welke fase van ontwikkeling een stuurgroep zich bevindt is een handig hulpmiddel wat ik nog niet eerder tegengekomen was. Aan de hand van een zestal beoordelingsaspecten: Doelstelling, Samenstelling, Sturing, Stuurgroepvergadering, Politiek en Opdrachtgever en projectmanager, wordt vastgesteld of de stuurgroep zich bevindt in de verplichte, vrije fase, de procedure fase, de projectvolwassen fase of de bedrijfsvolwassen fase. Hier ga ik zeker mee experimenteren.

Als laatste komt de baas van de projectmanagers aan bod. Een onderwerp dat mij als Regional PMO head uiteraard aanspreekt. Aangegeven wordt dat er weinig bekend is over de projectmanagersbaas. Wellicht hangt dit ook samen met de definitie. Is een manager van een PMO waarin ook de projectmanagers zijn ondergebracht ook niet een projectmanagersbaas? P3O van OGC geeft hier een overzicht van rollen en verantwoordelijkheden. We krijgen de weerslag van een onderzoek waarin de managementrollen van de projectenbaas onderscheiden worden (als je nog een voorbeeld van een schaap met vijf poten zoekt dan heb je dat hier gevonden). Het takenpakket wordt vervolgens geprojecteerd op en drietal aandachtsvelden: randvoorwaarden zoals lijnmanagement en het management van het projecten proces, de ‘voorkant’ van projecten met daarin het hebben van de goede mensen, de goede projecten en de juiste match hiertussen en tenslotte de uitvoering van projecten waarin opdracht management van resultaat en projectmanager en het beïnvloeden van de besluitvorming. Het onderzoek laat zien dat er een tweetal stromingen worden onderkend namelijk de projectmanagementbaas die een zwaarder accent legt op de rol van de lijnmanager en de projectmanagementbaas die zich gedraagt als superprojectmanager. Wat ik hier gemist heb is de aandacht voor het ontwikkelen/coachen van de projectmanagers en het trainen/coachen van de opdrachtgever/stuurgroep. Ik denk dat hier grote toegevoegde waarde geleverd kan worden dat het succes van projecten sterk zal beïnvloeden. Ook het toetsen op haalbaarheid/maakbaarheid van de projecten in het portfolio zie ik als een doel/succesfactor. Alleen het hebben van de juiste projectmanager is nog geen garantie, wellicht zitten ergens anders in de organisatie grote bottlenecks. Tenslotte is aandacht voor het meten van de klanttevredenheid en de feedback op het functioneren van de projectorganisatie een belangrijk instrument om te blijven werken aan een continue verbetering.

Kortom, heel bruikbaar en verhelderend. Wellicht zou bij een herdruk ook een hoofdstuk gewijd kunnen worden aan de gebruiker als zevende sleutelspeler. Wat is de rol van de juiste requirements voor een goed project resultaat, welke rol spelen gebruikers bij het testen en het toetsen van de kwaliteitscriteria die aan op te leveren producten worden gesteld. Wat mij betreft is het boekje meer dan een aanbeveling waard en zal zeker helpen bij het verder professionaliseren van projectmanagement.
Het boek is voor projectmanagersbazen gratis aan te vragen bij KWD en voor andere geïnteresseerden voor € 25,= te koop. Via KWD Resultaatmanagement.

Advertisements

One response to “Boek review: Professionaliseren van Projectmanagement

  1. Pingback: boekrecensie: De stuurgroep aan het roer « Henny Portman's Blog

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s