Boekrecensie: Sturen op projectsucces

Dit is het eerste deel uit een reeks praktijkgerichte boekjes; de KWD reeks voor en door projectmanagers. In dit boekje Sturen op projectsucces, geschreven door Fred Heemstra, Luuk Ketel en Arjan Jonker, staat succes centraal en dat vinden we terug in vijf hoofdstukken: Een succesvol project, Succes: een multi-dimensionaal begrip, De succesactoren en hun beeld van projectsucces, Invulling van het begrip projectsucces en Sturen op projectsucces in de praktijk.

De schrijvers stellen terecht dat er verschillende visies zijn op projectsucces. Vanuit een procesbenadering kijk je naar de procesdoelen zoals tijd, geld en specificaties en vanuit de productbenadering wordt succes bepaald door de toegevoegde waarde voor de organisatie, de benefits voor gebruikers en de tevredenheid van gebruikers en lijnmanagers. En uiteraard kunnen deze twee visies elkaar aanvullen.

De eerste visie omschrijf ikzelf als de OTOBOS benadering (On Time, On Budget, On Scope) en wordt ook wel gebruikt om het succes van de projectmanager aan te tonen, de tweede visie relateer ik o.a. aan de realisatie van de business case. Kan dus veelal nog niet bepaald worden bij afsluiting van het project maar pas een x aantal maanden na oplevering. Wat ik mis in dit hoofdstuk is een beschouwing over gedrag van een projectmanager als een organisatie kiest voor de procesbenadering. Als opdrachtgevers en projectmanagers worden afgerekend op OTOBOS, werk je in de hand dat overmatige slack in de planning wordt opgenomen, dat budgetten te ruim gepland worden, om maar te bereiken dat projecten binnen tijd en budget worden opgeleverd. Wat is succesvoller een project dat precies binnen de planning van 9 maanden blijft of een project dat een escalatie heeft gehad waarin de einddatum drie weken is opgeschoven en uiteindelijk 7 maanden en 3 weken heeft geduurd. Conform OTOBOS moeten we kiezen voor het eerste project maar als opdrachtgever ben ik uiteindelijk nog steeds vijf weken eerder op de markt met het tweede project.

Het volgende hoofdstuk gaat in op Kritieke Succes Factoren (KSF) en succesactoren. De schrijvers hebben een link gelegd tussen de KSF en de persoon, de succesactor, die uiteindelijk verantwoordelijk is voor het juist inregelen van de KSF. Bij de meeste projectrapportages zien we een informatiestroom van projectmanager naar stuurgroep en stakeholders. hierbij geeft de projectmanager zijn op feiten gebaseerde waarheid weer (geld, tijd, scope, risico’s), waarop vervolgens de stuurgroep besluiten gaat nemen. Stuurgroepleden en stakeholders zitten dan veelal in een reactieve modus. De schrijvers zien graag, en daar ben ik het helemaal mee eens, dat alle betrokkenen, meer actief bij het succes van het project betrokken worden. Hoe? Door het ze te vragen. Ipv de projectmanager die een voortgangsrapportage invult, neemt het PMO het initiatief om alle stakeholders uit te vragen en op basis van de antwoorden ontstaat een veel completer beeld van het succes van het project. Deze nieuwe rapportage is de Project Balanced Scorecard (PBS). In de PBS komen de volgende perspectieven aan bod: Product/resultaat, Beheersing, leren en business waarde. De specifieke KPIs kunnen uiteraard per organisatie verschillen maar de schrijvers geven op basis van hun eigen ervaring met de PBS een grootste gemene deler van mogelijke KPIs.

Vervolgens wordt een praktijkvoorbeeld inclusief implementatie van de PBS uitgewerkt.

Tenslotte vinden we in de bijlage een literatuurlijst en een overzicht van ruim 60 mogelijke KPI’s voor het succes van een (IT-)project.

Het boekje heeft mij in ieder geval aan het denken gezet en de vraag opgeroepen wat ik uit dit boekje in mijn eigen praktijk kan implementeren. Terecht stellen de schrijvers dat je niet met alle projecten tegelijkertijd moet beginnen. Kies 1 of 2 projecten of, denk ik dan zelf, kies een paar KPIs waarbij je periodiek de stakeholders gaat bevragen naar hun visie op het succes van een project.

Wat mij betreft een prima initiatief van KWD Resultaatmanagement en ik ben benieuwd naar de volgende deeltjes.

Het boek is voor projectmanagersbazen gratis aan te vragen bij KWD en voor andere geïnteresseerden voor € 9,95 te koop. Via KWD Resultaatmanagement.

Boek recensie: De Projectsaboteur en PRINCE2

Zojuist het boekje ‘De Projectsaboteur en PRINCE2’ van Dion Kotterman en Jeroen Gietema gelezen. Je leest het in één keer uit. Dion en Jeroen schreven in 2007 al het boek ‘De projectsaboteur’. Dit laatste boek stelde de saboteur centraal. Hoe je als saboteur een project efficiënt, effectief maar vooral professioneel saboteert. In dit boekje kijken we vanuit de projectmanager naar de saboteur. We volgen Simon, een jonge projectmanager, die een aantal saboteurs in zijn eigen project weet te ontmantelen. De lezer wordt meegenomen bij de stappen die Simon zet om zijn project te initiëren en de problemen die hij tegenkomt bij het managen van zijn project. Zoals uit de titel blijkt hanteert hij hierbij de methode PRINCE2. Het boek gaat echter niet over PRINCE2 zelf, Simon had iedere andere projectmanagementmethode kunnen gebruiken. Dat doet aan het verhaal verder niets af. Projectmanagement is echter meer dan het toepassen van methoden en technieken. Aandacht voor intermenselijke aspecten, te beginnen bij een goede stakeholderanalyse, en andere gedragsvaardigheden zijn minstens zo belangrijk. We zien wat het betekent als je als beginnende projectmanager overlopen wordt en toegeeft aan druk van buiten om niet gedragen documenten en voorstellen ter goedkeuring aan te bieden. Het verhaal laat ook goed zien wat het betekent als je met een stuurgroep te maken krijgt die niet de juiste mensen bevat. Er wordt niet gestuurd, beslissingen worden niet genomen er is alleen aandacht voor het reviewen. De ervaren projectmanager laat zich zo’n stuurgroep niet opdringen. Daarnaast krijgen we een kijkje hoe projecten schijnbaar door belanghebbenden ondersteund worden terwijl het tegenovergestelde, projectsabotage, bewerkstelligd wordt. Projecteer je deze verhaallijn op je eigen projecten dan hoop ik dat er geen lichtje gaat branden. Is het wel het geval dan zal je onmiddellijk in actie moeten komen om je eigen projectsaboteur te ontmaskeren. Kortom ik kan dit vlot leesbare boekje van harte aanbevelen. Niet om meer te weten te komen van PRINCE2 maar om je eigen stakeholdervaardigheden en intermenselijke aspecten beter onder de knie te kunnen krijgen.

PRINCE2: Project Organization

From time to time I receive requests to explain the project governance structure. Based on some video’s I found on YouTube I created a small video explaining the set up of a Project Management Team structure (PRINCE2 2009).
I would like to hear your comments and if you see a need for more of these simple videos to explain other PRINCE2 themes or principles.

Book review: Directing Successful Projects with PRINCE2

At this moment I am facilitating Project board awareness workshops for senior managers from different business units in Central and Eastern Europe.
The theory in these workshops is based on Michiel van der Molen’s book ‘PRINCE2 for the Project Executive’.
During these project board awareness workshops we discuss governance principles of PRINCE2. Based on the 2009 version we now must say the PRINCE2 principles. Explaining the theory of these principles is not enough. What are the current governance issues? How will those principles help us? The discussion of the current set up of project boards and compares those project board compositions with the theory regarding the roles and responsibilities of the executive, the senior user and the senior supplier will give a lot of clearness. And as a result project board compositions will change.

Now, with the new PRINCE2 2009 version, there is a new book Directing Successful Projects with PRINCE2. As stated in the introduction, a manual designed;
-    For managers taking on senior project roles
-    As a reference guide for managers who wish to check the detailed guidance on specific topics
-    As a source of information on PRINCE2 for senior managers considering adopting the method.

What does this mean? Can I skip my project board awareness workshops and buy an distribute copies of this book to senior managers?

The book itself starts with an overview of PRINCE2 and the project board duties and behaviours. Next it describes standard intervention moments and corresponding actions during the project. It follows the sequence starting up a project, authorize initiation, authorize the project, authorize a stage or exception plan, gives ad hoc direction, authorize project closure and reviewing benefits.
Especially the project board duties and behaviours and the set up of the project board are very useful. It gives for each role a nice overview of all responsibilities. For all steps it clearly described what the focus must be from every role within the project board. I missed some more detailed guidance regarding the size of the project board. Now it’s very briefly discussed within the seventh PRINCE2 principle ‘Tailoring’ but this is an issue where lots of organizations are struggling with. The appendix contains product description outlines of the baseline management products and most of the report management products. This is a subset of all baseline, record and report management products as described in the ‘Managing Successful Projects with PRINCE2’ guide.
Does this mean that the manual can replace the workshops? I don’t think so. I think that having discussions with senior management about existing PRINCE2 principles issues like the current set up of project boards is much more valuable than only read this book. For me it’s even the question if senior management will read this 160+ page book. Is this really a book designed for senior managers or must we say that the content is very important for managers taking on senior project roles but they will not find time for reading. It’s complex material with lots of lists, actions to perform etcetera. Maybe this was also the reason why corresponding parts from chapter 13: ‘Directing a Project’ from the ‘Managing Successful Projects with PRINCE2’ guide, are not reflected here. Take e.g. the overview of directing a project (fig 13.1) or the responsibility matrices with the producer, reviewer and approver of the management products. I would say that the manual is especially designed for those people in an organisation who are responsible for the implementation of PRINCE2 throughout the whole organisation. Thus training/coaching of project managers as well as senior managers who will have senior project roles like executive, senior user or senior supplier. And for this purpose I will definitely recommend this manual.

In a next article I will discuss the PRINCE2 management documents and I will make a comparison between the 2005 and 2009 documents.