Book review: Passing the PRINCE2 2009 Edition Foundation exam

This book ‘Passing the PRINCE2 2009 Edition Foundation exam’ from Bert Hedeman, Gabor Vis van Heemst and Steffi Triest is a study guide for those who want to pass the PRINCE2 Foundation exam. It will also give you a basic understanding of the method, but if this understanding is the reason for buying I would suggest buying one of the other books from one of the authors. I was in the lucky situation to use a preliminary version of this book during one of my PRINCE2 training classes in Europe. All 20 candidates passed and I will leave it to their judgment if this was due to the trainer or this book. The book follows the structure and the Foundation level learning objectives as described in the APM Group PRINCE2 2009 – Syllabus V1.1.
All 15 Syllabus areas are covered starting with the overview and Principles, followed by the seven Themes and seven Processes.
For each syllabus area you get an overview with learning outcomes. What you will have to know, understand or do in order to demonstrate competency in that topic for each level of examination. The level is the classification of the learning outcome against APMG Learning Outcome Assessment Model. For Foundation this is level 1: knowledge or level 2: comprehension. And finally, a description of all related topics or aspects that a candidate has to master to demonstrate that a learning outcome has been achieved for the foundation level. 
For each syllabus area you will also get the related definitions, an introduction to the area, an explanation per topic and an overview of the roles and responsibilities of the Theme or Process. The syllabus area chapter ends with a set of sample multiple-choice questions covering this area and with at least one question per topic. The book ends with a glossary of all related terms. In my opinion a good book if you just followed a PRINCE2 training class and you want to increase your chance to pass your PRINCE2 Foundation exam.

Book review: The Art of PRINCE2 Survival

I just read the book The Art of PRINCE2 Survival by Colin Bentley. Colin was the lead mentor of the latest revision to the manual, released in June 2009.
The book is very easy to read and Colin included several humoristic drawings to accommodate the text.
It’s not a book to describe the whole PRINCE2 methodology but it gives you a pragmatic, common sense view on several topics related to the Organization, Risk and Issues, quality, Planning, and several documents including examples of very down to earth documents like a Product Brief, a Product Description, a Work Package and a Lessons Report.
When he describes a topic you will not get a list with bullet points but a readable story explaining the specific topic and several times including some one liners or quotes related to the topic. E.g. “If your project has more than one product, more than one version of a product and more than one person working on the project, then you are using configuration management. It’s just a question of how well you’re doing it.”
I really like the examples to simplify e.g. the work package into a one pager. Also his quote “Don’t write a progress report for a busy manager that takes longer to read than the time between his/her phone call – and that is one page.” is exactly what I want to achieve with my book PRINCE in practice, a practical approach to create project management documents; how to avoid bulky, inaccessible, standalone, and illegible documents.
Also his proposal to integrate the Issue Register, Issue Register and Issue Report into one problem report makes sense.
The first chapter of the book is a different one. It gives you an overview of the seven principles on which PRINCE2 is based including simple schemes to show which principles are supported by which processes. Something the official manual will not show you.
In my opinion a good book for those project managers who just passed their PRINCE2 exams and who are now struggling to put the methodology into practice and who are looking for some pragmatic advice.

Boek recensie: De Projectsaboteur en PRINCE2

Zojuist het boekje ‘De Projectsaboteur en PRINCE2’ van Dion Kotterman en Jeroen Gietema gelezen. Je leest het in één keer uit. Dion en Jeroen schreven in 2007 al het boek ‘De projectsaboteur’. Dit laatste boek stelde de saboteur centraal. Hoe je als saboteur een project efficiënt, effectief maar vooral professioneel saboteert. In dit boekje kijken we vanuit de projectmanager naar de saboteur. We volgen Simon, een jonge projectmanager, die een aantal saboteurs in zijn eigen project weet te ontmantelen. De lezer wordt meegenomen bij de stappen die Simon zet om zijn project te initiëren en de problemen die hij tegenkomt bij het managen van zijn project. Zoals uit de titel blijkt hanteert hij hierbij de methode PRINCE2. Het boek gaat echter niet over PRINCE2 zelf, Simon had iedere andere projectmanagementmethode kunnen gebruiken. Dat doet aan het verhaal verder niets af. Projectmanagement is echter meer dan het toepassen van methoden en technieken. Aandacht voor intermenselijke aspecten, te beginnen bij een goede stakeholderanalyse, en andere gedragsvaardigheden zijn minstens zo belangrijk. We zien wat het betekent als je als beginnende projectmanager overlopen wordt en toegeeft aan druk van buiten om niet gedragen documenten en voorstellen ter goedkeuring aan te bieden. Het verhaal laat ook goed zien wat het betekent als je met een stuurgroep te maken krijgt die niet de juiste mensen bevat. Er wordt niet gestuurd, beslissingen worden niet genomen er is alleen aandacht voor het reviewen. De ervaren projectmanager laat zich zo’n stuurgroep niet opdringen. Daarnaast krijgen we een kijkje hoe projecten schijnbaar door belanghebbenden ondersteund worden terwijl het tegenovergestelde, projectsabotage, bewerkstelligd wordt. Projecteer je deze verhaallijn op je eigen projecten dan hoop ik dat er geen lichtje gaat branden. Is het wel het geval dan zal je onmiddellijk in actie moeten komen om je eigen projectsaboteur te ontmaskeren. Kortom ik kan dit vlot leesbare boekje van harte aanbevelen. Niet om meer te weten te komen van PRINCE2 maar om je eigen stakeholdervaardigheden en intermenselijke aspecten beter onder de knie te kunnen krijgen.

Boekreview: Projectmanagement, Zo lukt het wel!

Een vlot leesbaar boekje van Arno Commandeur, Barbara Moerkerk-Edens en Salim Dolgunyürek waarin je een praktische vertaling van de PRINCE2 methode krijgt. Het boekje volgt enerzijds de processtappen opstarten, initiëren, managen van een fase en afsluiten en daarnaast vindt uitdieping van de onderwerpen risico, projectorganisatie, projectcommunicatie en implementeren plaats.

In de hoofdstukken krijg je naast de theorie afzonderlijke blokjes met informatie, voorbeelden en tips en ieder hoofdstuk wordt afgesloten met een aspect uit een doorlopende case.

In de eerste paar hoofdstukken zien we het ontstaan van de opdracht, het projectvoorstel en het projectplan (vergelijkbaar met de PID). Deze hoofdstukken zijn mij uit het hart gegrepen. “Zo eenvoudig mogelijk, en zo ingewikkeld als nodig”. Het projectplan moet sexy zijn zeggen de auteurs. Denk aan een storyboard, houd het kort, per onderdeel een of enkele pagina’s, veel (powerpoint) plaatjes. De onderdelen in de projectplan zijn een uitdieping van de onderwerpen in de projectopdracht. Onderwerpen in de projectvoorstel zijn een nadere uitwerking van dezelfde onderwerpen in de opdracht. Kortom wat mij betreft een mooie invulling van mijn bouwsteenaanpak uit mijn boekje ‘De praktische PRINCE2’ (en die kwam ik ook tegen bij ‘verder lezen’). Vooral voor de beginnende projectmanager zijn dit een aantal handige hoofdstukken die, ook als gevolg van de vele tips en checklists, de projectmanager voor vele valkuilen kunnen behoeden.

Omgaan met wijzigingen, wat toch een belangrijk aspect is binnen het aandachtsveld van de projectmanager, vind ik wat minder uit de verf komen. Wat betekent de wijziging voor de planning, het budget, de scope, de kwaliteit, de risico’s en de baten. En het is deze analyse waarop uiteindelijk een beslissing genomen moet worden. De hieraan gekoppelde toleranties, de ruimte waarbinnen een projectmanager, of de stuurgroep zelf beslissingen kunnen nemen, heb ik ook gemist. Daarentegen bieden de hoofdstukken projectcommunicatie en implementeren ook voor de meer ervaren projectmanager een aantal handige tips. Het kiezen van de juiste communicatiestrategie aan de hand van de vier veranderstrategieën Moeten, Willen, Weten en Leren en ontdekken maar ook de twaalf gouden communicatieregels zijn het lezen meer dan waard. Ook het pleidooi om al direct na de start te beginnen met implementeren onderschrijf ik gaarne. Het succes van de implementatie is afhankelijk van de drie factoren doel, mensen en inhoud en vraagt dus veel meer dan een druk op de knop tijdens de laatste fase van je project.

Samenvattend, een handig boekje dat voor de meer ervaren projectmanager vele herkenbare situaties zal opleveren maar ook tips voor de projectcommunicatie en implementatie en voor de beginnende projectmanager een praktische handleiding om zijn of haar project goed op de rails te zetten, te houden en juist af te sluiten.

PRINCE2: Principles in graphics (Pigs)

By coincidence I discovered a hidden quality by one of my PMO leads Sandor Szucs (Budapest, Hungary). I ‘pushed’ him to make use of this hidden talent by making some cartoons of the PRINCE2 principles. And he was enthusiastic about the process and the results. I already used them during one of my PRINCE2 training classes in Istanbul, Turkey as a short intermezzo and it definitely helped the candidates to memorize the PRINCE2 principles. As Sandor used pigs to express these principles it took me some time to find the connection but in the end it was simple. Just Principles in graphics (Pigs). Have a look and enjoy.

PRINCE2 (Principles in Graphics poster, 110305) v1.0

PRINCE2: Project Organization

From time to time I receive requests to explain the project governance structure. Based on some video’s I found on YouTube I created a small video explaining the set up of a Project Management Team structure (PRINCE2 2009).
I would like to hear your comments and if you see a need for more of these simple videos to explain other PRINCE2 themes or principles.

PRINCE2TM 2009 Edition Auf einen Blick

Dear all, I am happy to announce that my small booklet the PRINCE2 2009 Edition Quick Reference Card is now available for the German market, it’s called the PRINCE2 2009 Edition Auf einen Blick.

Diese Kurzfassung der populäre Projektmanagement Methode PRINCE2 richtet sich an all diejenigen die einen schnellen Überblick über das methodische Vorgehen der Projektmanagement Methode PRINCE2 benötigen. Sie erhalten verständliche Informationen in komprimierter Form über alle relevanten PRINCE2-Inhalte, sowie eine Übersicht der Prozesse, der Aktivitäten und der dazugehörigen Dokumente -Managementprodukte.

A helping aid to pass the PRINCE2 Practitioner exam

PRINCE2 Manual supporting study tabs.

During several of my PRINCE2 training classes I saw attendees struggle with the PRINCE2 manual. It’s a 326 page document which many, many details. Having tabs in the manual, can make your life a little bit easier if you have to answer a question about e.g. the Project brief and within a split second you can open the book on the page describing the composition of the Project Brief. Or answer a question about threat responses. Where can I find the Risk Theme? People were creative and I have seen them working with post-its or plastic indices. I thought that it must be possible to create small tabs, which must be glued on the right places in the manual. After some try-outs I created tabs for all the management products, the themes, processes, principles and tailoring. If you print them on a sticker A4 than you only have to cut them out of the paper and stick them to the manual. To make your life even more easier I asked OGC, with a recommendation from Andy Murray, the lead author of the PRINCE2 manual, ‘Would be a great add-on!’ if it was possible to include this page in the manual and put on the correspondent pages a place marker for the tabs. At the end they said ‘We see this as a separate product and not a direct add-on to the PRINCE2 manual.’ A pity, but what about the Dutch PRINCE2 User Group? I spoke to Ruud Peltzer and he was directly very enthusiastic. He organized the funding and production and now it’s possible to order those tabs via your ATO or via the www.bpug.nl. Enjoy using the tabs and I hope it will help you to pass the PRINCE2 practitioner exam. If you have recommendations please let me know.

PRINCE2 Manual tabs A4 PDF

Cut every tab, stick, fold and stick/glue at the corresponding pages. The manual’s frontpage shows possible positions at the top or right hand side of the manual. The get a perfect result it’s easier to work from right to left and from the back to the front.

Avoid PINO syndrome by adopting a tailor-made approach to PRINCE2

Many organizations encounter problems when introducing PRINCE2 and often ending up with PINO (PRINCE2 in Name Only). What makes it so difficult to implement this popular project management methodology? In this article I focus on the possibilities of tailoring the method to your project and embedding it into any organization. PINO happens because PRINCE2 has been insufficiently adapted to the specific situation in the organization. Having standard templates for the Project Initiation Documentation doesn’t automatically mean you work according to PRINCE2. You can find the complete article at pmtoday or in the Box folder ‘Prince2 in practice’, name PINO0610

Implementatie PRINCE2 is maatwerk

Veel organisaties worstelen met de invoering van PRINCE2 en komen vaak niet verder dan PINO (PRINCE2 In Name Only). Wat is dat toch dat de invoering van deze populaire projectmanagementmethode zo moeilijk maakt? In dit artikel belicht ik de mogelijkheden die de methode biedt om deze op maat te maken en in te bedden in de organisatie, zonder te eindigen met PINO. Want dat is wat er volgens mij gebeurt: De afstem- ming van PRINCE2 op de specifieke organisatie laat vaak te wensen over. Het hebben van een standaard template voor Project Initiatie Documentatie bijvoorbeeld, betekent nog niet dat je conform PRINCE2 werkt. Zie voor het volledige artikel de Box folder Nederlandse artikelen, naam: projectie_02_2010_46-53